I konseptfasen beslutter virksomhetsledelsen en utredning av et mulig prosjekt. En prosjekteier blir utpekt og får i oppdrag fra ledelsen å koordinere arbeidet med å ta frem et mandat for prosjektet.
Mandatet er viktig da det danner grunnlaget for en felles forståelse av arbeidet som skal utføres i prosjektet. Mandatet skal godkjennes i BP 1 før neste fase, planleggingen, kan begynne.
- Konsept
- → Avklare behov og velge konsept
- Dok: Mandat
- Planlegge
- → Planlegge overordnet styring
- Dok: Prosjektplan
- Gjennomføre
- → Gjennomføre leveranser
- Dok: Statusrapport
- Avslutte
- → Evaluere og avslutte prosjektet
- Dok: Sluttrapport
- Realisere
- → Realisere mål og gevinster
- Terminologi (kommer)
- Verktøy (kommer)
Beskrivelse
Konseptfasen skal sikre at virksomhetsledelsen, prosjekteier og prosjektleder har en felles forståelse av aspektene ved prosjektet, og arbeidet som kreves for å gjennomføre det. Man skal sikre at det er riktig bruk av virksomhetens ressurser for å oppnå et definert mål.
Beslutningen om prosjektet kan gå videre til neste fase (Planlegging) gjøres i BP1.
Ansvarlig: Virksomhetsledelsen
Deltagere: Prosjekteier
(Prosjektleder kan delta i arbeidet med mandatet)
Dokumenter: Mandat (godkjennes i BP 1)
Hva skal gjøres i denne fasen?
Konseptfasen skal sikre at ledelsen får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å beslutte om de skal sette i gang et nytt prosjekt, og gjøre et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept.
Dette dreier seg om å
- prioriter riktig innenfor egen prosjektportefølje
- forhindre bruk av ressurser på dårlige prosjekter
- godkjenne bruk av ressurser til å planlegge levedyktige og lønnsomme prosjekter
- utrede og vurdere alternative konsepter
Spørsmål som minimum skal besvares i konseptfasen
- Hva er problemet og hva vil vi oppnå?
- Hvilke konsepter er relevante?
- Hvilke prinsipielle spørsmål reiser konseptene?
- Hva er de positive og negative virkningene?
- Hvilket konsept anbefales og hvorfor?
- Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring?
Et viktig prinsipp er at mindre omfattende konsepter kan utredes enklere og mer kortfattet enn mer omfattende konsepter. De tekniske løsningene skal ikke beskrives i konseptfasen.
Maler:
Malen til mandatet inneholder temaene som skal vurderes i denne fasen. Noen temaer vil ikke være relevante, men da noteres dette slik at man vet at det er vurdert.
En god start:
Utnevn en leder for arbeidet i konseptfasen.
Beslutningspunkt 1:
Prosjekteier kaller inn til BP 1 møte når man er klar for neste fase. Bruk gjerne BP-sjekklisten underveis i arbeidet med mandatet.