Prosjektmodell

Bakgrunn

Digitaliseringsdirektoratet har utarbeidet Prosjektveiviseren som er en anbefalt prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Den er basert på den internasjonalt anerkjente prosjektledelsesmodellen PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments). Digitaliseringsdirektoratet har tilpasset denne generiske modellen i Prosjektveiviseren.

Høgskolen i Østfold har valgt å lage en prosjektmodell som er en nedskalering og tilpasset versjon av Prosjektveiviseren, som gjør den mer relevant for våre prosjekter. En av prinsippene i PRINCE2® er nettopp å tilpasse prosjektmodellen etter behov.

Beskrivelse

Formålet med denne prosjektmodellen er å bidra til flere vellykkede prosjekter ved HiØ. Den beskriver virksomhetens overordnede styring i prosjektene, basert på faser og beslutningspunkter. Ved hvert beslutningspunkt (BP) godkjenner virksomhetsledelsen/prosjekteieren overgang fra en fase til den neste. Prosjektmodellen består av fem faser og fire beslutningspunkter (BP).

Fasene

Konseptfasen hjelper virksomhetsledelsen til å velge riktig prosjekt. Her avklarer linjeorganisasjonen hva behovet egentlig er, og velger den beste tilnærmingen for et eventuelt prosjekt. Resultatet av dette arbeidet skrives i et mandat som blir bestillingen til prosjektet.

Selve prosjektet består av tre faser:

Planleggingsfasen - der prosjektet etableres, prosjektets mål forankres, og man lager en plan for hvordan prosjektet skal styres.

Gjennomføringsfasen - der resultatene skapes og leveres.

Avslutningsfasen - der produktansvaret overføres til mottaker og prosjektet oppløses.

Realiseringsfasen er etter at prosjektet er avsluttet, der virksomheten følger opp realiseringen av gevinster og oppnåelse av effektmål.

Beslutningspunktene

Overgangen fra en fase til den neste styres gjennom beslutningspunkter (BP). Det gir virksomhetsledelsen innsyn og trinnvis godkjenning av prosjektet fremdrift gjennom fasene.

BP1 – Godkjenne mandatet og beslutte oppstart av planleggingsfasen.

BP2 – Godkjenne prosjektplanen og beslutte start av gjennomføringsfasen.

BP3 - Beslutte overgang til avslutningsfasen.

BP4 – Godkjenne sluttrapport, beslutte avslutning av prosjektet og overgang til realiseringsfasen.

I prosjektveiviseren er det et beslutningspunkt for å avslutte realiseringsfasen. Vi har utelatt denne og lagt inn i mandatet at man skal beskrive hva som avslutter denne fasen.                                

Ansvaret for aktivitetene og beslutningene som ligger i fase 1; konseptfasen og fase 5; realiseringsfasen, ligger til linjeorganisasjonen, men er helt avgjørende for at gevinstene av prosjektet skal bli realisert. Disse fasene er derfor en svært viktig del av prosjektmodellen.