Når Høgskolen inngår en avtale med en ekstern part om å gjennomføre en faglig aktivitet mot betaling defineres dette som eksternfinansiert aktivitet/prosjekt. Under eksternfinansiert aktivitet skiller vi i hovedsak mellom bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA).
Følgende rutinebeskrivelse skal fungere som et hjelpemiddel i det daglige prosjektarbeidet ved å bidra til å strukturere arbeidet, sikre ryddighet og sørge for at gjennomføringen blir effektiv. Rutinen med underliggende dokumenter og maler er i tillegg bygd opp for å etterleve kravene i BOA-reglementet (Rundskriv F-07/2013).
Målgruppe: De som arbeider med eksternfinansierte prosjekter ved HiØ; prosjektledere, prosjektcontrollere og andre økonomimedarbeidere.
Rutinen er delt opp i 4 hovedfaser og skal som hovedregel følges for alle eksternfinansierte prosjekter, herunder også egenbetalingsstudier ved HiØ VIDERE
1. Søknads-/anbuds- og kontraktsfasen
I denne fasen skal prosjektcontroller bistå prosjektleder med prosjektklassifisering og kvalitetssikring av budsjett. Prosjektleder skal sikre at prosjektets budsjett og faglige relevans er godkjent av prosjekteier før søknad/anbud sendes.
2. Oppstartsfasen
I denne fasen skal prosjektleder i dialog med prosjektcontroller avklare planen for økonomioppfølging av prosjektet gjennom hele prosjektets levetid.
Prosjektleder sørger for at all nødvendig dokumentasjon er på plass og arkivert i Public 360 før prosjektoppretting i økonomisystemet.
3. Gjennomføringsfasen
I denne fasen skal prosjektleder i samarbeid med prosjektcontoller sørge for god økonomistyring av prosjekter. Prosjektleder har ansvaret for å sikre at alle kostnader og inntekter blir ført på prosjektet, videreformidling av vesentlig informasjon, oppfølging av finansiørs rapporteringskrav og evt. rebudsjettering. Prosjektcontroller bistår med budsjettering, løpende oppfølging av prosjektøkonomien, støtte til ekstern- og intern rapportering, samt bistand til prognosearbeid.
4. Avslutningsfasen
I denne fasen skal prosjektcontroller i dialog med prosjektleder avklare hvorvidt prosjektet kan avsluttes og påse at alle kostnader, inntekter og evt. egeninnsats knyttet til prosjektet er ført i prosjektregnskapet.
Når prosjektaktiviteten er bekreftet avsluttet, skal prosjektleder få bistand til utarbeidelse av evt. økonomisk sluttrapport for prosjektet, og prosjektleder må sørge for rapportering til finansiør.
For eksternfinansiert aktivitet av enklere karakter vil det ikke være behov for å følge alle punktene i rutinebeskrivelsen. Man må uansett sette seg inn i/lese rutinen for å sikre at BOA-reglementet overholdes. Ta kontakt med økonomimedarbeider for avklaring.
Interne retningslinjer/veiledere
- Interne rutiner for å kvalitetssikre og godkjenne søknader om eksterne forskningsmidler
- Klassifisering - bevilgninger, bidrag, oppdrag eller andre inntekter
- Høgskolens interne reglement for BOA
- Mva-behandling eksternfinansiert aktivitet
- Budsjettering av eksternfinansierte prosjekter
- Retningslinjer for prosjektarkivering i Public 360
- Brukerveiledning for prosjektarkivering i Public 360
- Brukerveiledning for prosjektarkivering i Public 360 HiØ VIDERE
- Regnskapsmessig stenging av prosjekter
- Begrepsliste eksternfinansierte prosjekter
- Veileder for bruk av planlegger
Eksterne regelverk/veiledere
- Eksempel på klassifisering og forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet
- BOA-reglementet (regjeringen.no)
- Mva-loven
- Veileder for håndtering av mva for universiteter og statlige høyskoler
Maler og verktøy
- Attester for HiØ
- Sjekkliste for prosjektledere
- Prosjektskjema
- Standard e-post til prosjektleder ved oppstart
- Budsjettmal bidragsprosjekter (under utarbeidelse)
- Budsjettmal oppdragsprosjekter (under utarbeidelse)
- Budsjettmal andre inntekter (under utarbeidelse)
- Kalkylemal leiested (under utarbeidelse)
- Timeregistrering prosjekter (under utarbeidelse)