1. Formål
Prosedyren skal bidra til å forebygge og sikre god håndtering av vold og trusler knyttet til ansattes arbeidsmiljø. Prosedyren gjelder håndtering av vold og trusler fra tredjepart.
2. Forankring
Prosedyren er en del av Høgskolen i Østfolds (HiØ) kvalitetssystem for HMS og er forankret i arbeidsmiljøloven § 4-3(4), Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Forskrift om utførelse av arbeid.
3. Omfang
Prosedyren gjelder vold og trusler utøvd av tredjepart og omfatter hele virksomheten og alle ansatte ved HiØ.
Med tredjepart menes i denne sammenheng personer som ikke er ansatt ved HiØ og som truer og utøver vold mot en HiØ-ansatt i dennes arbeidssituasjon.
Vold og trusler mellom ansatte og/eller leder håndteres i henhold til HiØs Prosedyre for konflikthåndtering og Prosedyre for varsling.
4. Definisjoner
- Vold: Fysisk eller psykisk skade på ansatt i dennes arbeidssituasjon.
- Trussel: Et verbalt angrep eller handling som tar sikte på å ramme den ansattes helse, velvære og sikkerhet.
- Linjeleder: Høgskoledirektør, ansatt dekan, fakultets-/avdelingsdirektør og institutt- og seksjonsleder.
- Tredjepart: Andre personer enn HiØ-ansatte.
5. Ansvar
Linjeleder har innenfor sitt ansvarsområde ansvar for å:
- iverksette og følge opp prosedyrene
- forebygge, håndtere og følge opp vold og trusler som en del av det kontinuerlige og systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.
Ansatte skal:
- medvirke i utformingen av tiltak for å forebygge vold og trusler
- rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger av tiltak mot vold og trusler
- informere linjeleder så snart som mulig dersom hun/han er utsatt for vold og trusler
- informere linjeleder så snart som mulig dersom kollega har blitt utsatt for vold og trusler og ikke selv er i stand til å informere om dette
- melde vold og trusler i HiØs Si ifra-system.
6. Håndtering av vold og trusler
6.1 Forebygging
Å forebygge vold og trusler er en del av det systematiske HMS-arbeidet. Det innebærer å kartlegge farer, vurdere risiko, utarbeide planer og prioritere tiltak, og iverksette tiltak for å redusere risikofaktorene.
Kartlegging og risikovurdering
Linjeleder skal sørge for at risikoforhold kartlegges og vurderes. I kartleggingen skal aktiviteter som kan medføre risiko for vold og trusler identifiseres. Verneombud og representanter for de ansatte skal delta sammen med linjeleder i dette arbeidet.
Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert, skal linjeleder utarbeide planer og sikre iverksetting av tiltak for å redusere risikofaktorene.
Informasjon og opplæring
Linjeleder har ansvar for at de ansatte får nødvendig informasjon og tilpasset opplæring knyttet til gjennomført risikovurdering, som gjør ansatte i stand til å håndtere vold og trusler på en best mulig måte.
6.2. Håndtering
Ansatte skal følge Råd ved trusselsituasjoner og Råd ved voldssituasjoner.
En ansatt som har vært utsatt for, eller har observert vold og trusler mot ansatt, skal snarest mulig kontakte linjeleder og informere om hendelsen.
Linjeleder skal om nødvendig varsle beredskapsledelsen.
Linjeleder skal sørge for at den/de som blir utsatt blir ivaretatt og henvist til helsepersonell/bedriftshelsetjenesten eller HMS-rådgiver.
Linjeleder skal påse at vold og trusler meldes i HiØs Si ifra-system og følges opp ved å iverksette tiltak.
6.3. Etterarbeid
Linjeleder er ansvarlig for at hendelser knyttet til vold og trusler skal evalueres. Evaluering skal inngå som en integrert del av høgskolens systematiske HMS-arbeid og interne planer. Kontakt HMS-rådgiver eller CSO for bistand.
7. Referanser
Utarbeidet av: Sikkerhet- og beredskapsansvarlig og HMS-rådgiver
Behandlet av: Arbeidsmiljøutvalget 09.09.21