Høgskolen i Østfold skal være et godt sted å være og et godt sted å arbeide og lære. Vi er avhengig av dine tilbakemeldinger for å gjøre studiehverdagen og arbeidsdagen din best mulig og for å oppfylle våre lovpålagte plikter til å varsle ulike myndigheter. Vår oppfordring er derfor at du sier ifra!
Ved alvorlige IT-hendelser og brudd på personvernregelverket, må du umiddelbart kontakte Høgskolens IRT, i tillegg til å melde inn saken via Si ifra.
Du kan gi tilbakemelding om store og små saker, og du kan gi både ris og ros. Alle henvendelser blir lest og besvart.
Varsling
Hvis du opplever eller oppdager skadelige, uetiske eller straffbare hendelser skal du varsle om dette. Å varsle vil si å melde fra om kritikkverdige forhold som har en viss allmenn interesse, og som ikke er allment kjent eller tilgjengelig. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være: forurensing, forskningsfusk, korrupsjon, mobbing, trusler eller seksuell trakassering. Se HiØ sin varslingsrutine
Avvik
Videre kan du melde avvik knyttet til ulike deler av ditt lærings- eller arbeidsmiljø. Det kan for eksempel være feil og mangler i rom eller bygninger, ekskluderende miljø, forhold knyttet til undervisning eller praksis, konflikter eller forstyrrende oppførsel. Forsøk gjerne å løse saken i samarbeid med dem saken angår eller din nærmeste overordnede eller tillitsvalgte først.
Brudd på personopplysningssikkerhet
Ved brudd på personopplysningssikkerhet har HiØ som hovedregel plikt til å melde fra til Datatilsynet, så snart som mulig. Brudd kan være:
- forsendelsesfeil som for eksempel gjør at personopplysninger sendes feil mottaker,
- personopplysninger som har eller kan ha blitt hentet ut, blitt endret på eller har blitt utilgjengelige,
- hacking av HiØ sine datasystemer,
- sikkerhetshull vi ikke kan utelukke at uvedkommende har utnyttet,
- mangler eller feil ved tilgangsstyring som har eller kan ha medført at uvedkommende har fått tilgang til personopplysninger,
- publisering av personopplysninger ved en feil,
- dokumenter som kun er kastet og ikke makulert,
- utstyr/dokumenter som inneholder personopplysninger som er mistet, gjenglemt eller stjålet.
HiØ har behov for informasjon, for å kunne melde inn bruddet til Datatilsynet. Selv om du ikke har all informasjonen, skal du melde fra, men vi ber deg tenke igjennom om du har informasjon om følgende forhold:
- overordnede årsaken til bruddet,
- hvor lenge bruddet har pågått,
- når bruddet ble oppdaget,
- hvor mange som er berørt,
- hva har skjedd,
- hvordan oppstod bruddet,
- hvilke typer personopplysninger er kommet på avveie,
- hvilken relasjon er det mellom HiØ og de berørte personene (student, ansatt, oppdragstaker m.m.),
- hvor befinner personopplysningene seg, etter bruddet.
Ros eller tips
I tillegg ønsker vi gjerne melding om gode lærings- eller arbeidsmiljøtiltak ved din avdeling eller enhet som kan komme flere til gode, eller tips om nye tiltak som kan styrke miljøet ved HiØ.
Skader
Ved yrkesskader og yrkessykdom skal det i tillegg meldes fra til NAV og Statens pensjonskasse. Dette gjelder for både ansatte og studenter (når de har deltatt i organisert undervisning). Se mer informasjon om melding av skade.
Håndtering
Alle meldinger via Si ifra mottas og håndteres i tråd med høgskolens rutiner for varsling, avvik og tilbakemeldinger. Ved utfylt skjema, vil du motta en kvittering på e-post når meldingen er mottatt av oss. Videre vil du bli orientert om hvordan saken har blitt håndtert og eventuelt hvilke tiltak som er iverksatt.
Dersom høgskolen har behov for mer informasjon knyttet til saken, vil du bli kontaktet av saksbehandler. Du kan selv velge om du ønsker å være anonym ovenfor den eller de personene saken eventuelt omhandler.
Læringsmiljøutvalg (LMU) og arbeidsmiljøutvalg (AMU) vil orienteres om alle saker som angår lærings- og arbeidsmiljøet.
Melding av byggsaker
Følgende saker kan meldes direkte på e-post til seksjon eiendom (Halden: vaktmester-rmn@hiof.no eller Fredrikstad: vaktmester-fred@hiof.no): Bytte av lyskilder/lysstoffrør, flere stikkontakter/datapunkter, feil på hev/senk bord, henge opp bilder etc., feil på persienner, vinduer/dører som ikke kan åpnes/lukker/låses, feil på sensorer som slukker/tenner lyset og utfordringer med romtemperatur.
Annen nyttig informasjon
- Arbeidstilsynet
- Datatilsynet - brudd på personopplysningssikkerhet
- Skikkethetsvurdering
- Brannvern
- Branninstruks
- Beredskapsplan
- Nødnummer: Brann: 110, Politi: 112, Ambulanse: 113, Legevakt: 116117
- Varsling og tilbakemeldinger til HiØ:
- Dette bør du vite før du varsler - HiØs varslingsrutine
Ressurser for studenter:
- Råd og støtte: Studenttillitsvalgte, SiØ Råd og Helse
- HMS for studenter
- Skader og ulykker for studenter
- Studentombud
Ressurser for ansatte:
- Råd og støtte: verneombud, tillitsvalgte, HR-enheten, bedriftshelsetjenesten
- HMS for ansatte
- Skader og ulykker for ansatte
- Etiske retningslinjer
- Varsling: Kritikkverdige forhold som berører ansatte personlig skal tas opp med nærmeste leder eller dennes overordnede. I slike tilfeller skal det ikke brukes varslingsskjema.