1. Hva er varsling?
Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold. For ansatte følger denne retten av arbeidsmiljøloven § 2 A-1 og for studenter følger det av universitets- og høgskoleloven § 4-3 (7).
Hva som ligger i begrepet å varsle eller varsling, skal forstås i vid betydning. Likevel er det en nedre grense for hva som er varsling i lovens forstand. Begrensningen ligger i at varsling må dreie seg om kritikkverdige forhold som har en viss allmenn interesse. Lovens bestemmelser omfatter både intern varsling og ekstern varsling.
HiØ ønsker å løse problemer på laves mulig nivå, ved at det varsles til nærmeste leder, faglærer, studentombud eller gjennom vårt varslingssystem Si ifra.
Intern varsling
Intern varsling betyr at du gir opplysninger eller tar opp spørsmål om kritikkverdige forhold internt med din nærmeste leder, høgskolens ledelse, tillitsvalgte, faglærer, studentombud eller gjennom høgskolens varslingssystem Si ifra.
Ekstern varsling
Ekstern varsling betyr at du tar opp spørsmål eller gir opplysninger eller dokumenter til eksterne faglige forum, tilsynsmyndigheter eller lignende offentlige organer.
Varling til allmennheten
Varling til/i media.
Hva er kritikkverdige forhold?
Kritikkverdige forhold er forhold ved HiØ som du er blitt kjent med som har en viss allmenn interesse, men som ikke er allment kjent eller tilgjengelige. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:
- brudd på lover og regler
- brudd på våre etiske retningslinjer og etiske samfunnsnormer
- brudd på personopplysningssikkerhet
- svikt i sikkerhetsrutiner
- arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølovens krav, f.eks. mobbing og trakassering (herunder seksuell trakassering), rusmisbruk, annen problematisk avhengighet eller dårlig arbeids-/læringsmiljø
- uforsvarlig saksbehandling
- korrupsjon eller andre økonomiske misligheter
- fare for liv eller helse
- fare for klima eller miljø
- brudd på andre interne regler eller retningslinjer
Forhold som du mener er kritikkverdig kun ut fra din private, politiske eller etiske overbevisning kan tas opp med din leder og varslingssystemet Si ifra skal ikke benyttes.
Studenter kan varsle om kritikkverdige forhold de selv har vært utsatt for.
For studier som er underlagt skikkethet, kan ansatte, eksterne praksisveiledere og studenter, melde ifra om det er tvil om en student er skikket for studiet. Dette gjøres ved å sende inn tvilsmelding om skikkethet.
Hvilke krav stilles til forsvarlig intern eller ekstern varsling?
For at varslingen skal være forsvarlig, stilles det krav til at du:
- har saklig grunnlag for kritikken
- var i aktsom god tro om de faktiske kritikkverdige forholdene, det vil si at du skal ha forsøkt å bringe sakens fakta på bordet innenfor det som er rimelig å forlange ut fra sakens karakter
- har tatt hensyn til ansatte og virksomheten i måten du varsler på, det vil si at du har opptrådt på en ordentlig måte og at varslet ikke er trakasserende, unødig sårende eller belastende for enkeltpersoner eller arbeidsmiljøet
- har vurdert om forholdet har allmenn interesse
Tilleggskrav for forsvarlig varsling ved varsling til allmennheten
Forsvarlighetskravet ved varsling til allmennheten er strengere enn ved intern varsling og ekstern varsling til overordnet myndighet eller tilsyns- og kontrollmyndighet. Årsaken er at slike varslinger har et mye større skadepotensial enn intern og ekstern varsling. Du bør derfor alltid å forsøke å varsle internt, til overordnet myndighet eller til tilsyns- eller kontrollmyndigheter før du eventuelt varsler til allmennheten. Dersom du velger å varsle til allmennheten, er det viktig at du vurderer følgende tre forhold spesielt nøye:
- Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold? Du bør så langt det er mulig, undersøke de faktiske omstendighetene så grundig som mulig og være i god tro om de kritikkverdige forholdene
- Er intern varsling, varsling til overordnet myndighet eller varsling til offentlig tilsyns- eller kontrollmyndighet hensiktsmessig?
- Har allmennheten og/eller andre utenfor HiØ en berettiget interesse i å få vite om forholdene og vil det kunne skade HiØ sitt omdømme?
2. Hva er et avvik?
Avvik er mindre alvorlige feil og mangler.
Eksempel på hva som kan være et avvik:
- feil og mangler i rom og bygninger,
- ekskluderende miljø,
- forhold knyttet til undervisning eller praksis,
- konflikter eller forstyrrende oppførsel
Avvik bør så langt det er mulig løses på lavest mulig nivå. Det vil si at man tar saken direkte opp med den det gjelder. Ansatte kan ta kontakt med nærmeste leder eller tillitsvalgt. Studenter kan ta kontakt med faglærer, studieprogramansvarlig, stundenttillitsvalgt eller studentombud.
3. Rett til å varsle og hvordan varsle
Hvem kan varsle?
Varslingsrutinen gjelder i utgangspunktet for alle som har et ansettelsesforhold eller studerer ved HiØ.
Personer uten formell tilknytning til HiØ kan også varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. For denne gruppen personer gjelder retningslinjene så langt de passer.
HiØ må og vil ta alle varslinger, uansett fra hvem, på alvor.
Hvorfor bør du varsle?
Du har rett, og i noen tilfeller, plikt til å varsle slik at HiØs ledelse får kunnskap om de kritikkverdige forholdene, og dermed får mulighet til å iverksette nødvendige tiltak.
Hva har du rett til å varsle om?
Som arbeidstaker eller student har du rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Les mer under Hva er kritikkverdige forhold.
Hvordan kan du varsle ved HiØ?
Det er du som avgjør hvordan du vil varsle og du har alltid rett til å varsle i samsvar med høgskolens interne varslingsrutiner. Høgskolen ønsker at alle varsler dokumenteres i nettskjemaet Si ifra.
Varsling via nettskjema – Si ifra
HiØs nettskjema for varsling blir sendt over sikker elektronisk linje til Si ifra-teamet, som delegerer saken. Din innmelding vil ikke være anonym, men du kan være anonym ovenfor den saken gjelder. Saken vil bli behandlet konfidensielt av ansatte ved høgskolen som har taushetsplikt både underveis, og etter at saken er avsluttet.
Muntlig varsling
Ansatte kan varsle muntlig, per telefon eller direkte kontakt. Du oppfordres til å varsle til din nærmeste leder eller til ledere høyere opp i linjen. Du kan også varsle via tillitsvalgt, verneombud, kollega, advokat eller andre.
Studenter kan varsle muntlig, per telefon eller direkte kontakt til studenttillitsvalgt, instituttleder/dekan ved det fakultetet de tilhører, SiØ Råd og Helse eller studentombudet.
Anonym varsling
Du kan varsle anonymt og det innebærer at mottaker ikke kjenner din identitet. Vær oppmerksom på at anonyme anklager mot ansatte eller studenter sjeldent vil kunne føre til sanksjoner. HiØ vil i de aller fleste varslingssaker trenge å vite hvem du er for å kunne følge opp saken på en god måte.
Anonyme varsler kan gjøres per telefon eller brev. Verneombud, tillitsvalgt, studentombudet eller en advokat kan også videreformidle et varsel.
Ekstern varsling
Du har alltid rett til å varsle til overordnet myndighet, tilsyns- og kontrollmyndigheter.
Varsling til allmennheten
Du kan også ha rett til å varsle til allmennheten (offentlig varsling). Se Tilleggskrav for forsvarlig varsling ved varsling til allmennheten.
Varsling om din nærmeste leder og øverste ledelse
Du kan varsle om nærmeste leder til lederen på nivået over eller til leder på annet høyere nivå. Dersom du ønsker å varsle om prorektor eller direktør for støttetjenester, kan dette gjøres til rektor. Dersom varslet gjelder rektor, kan dette gjøres til styreleder.
Hva bør en varsling ha med?
En varsling bør ha med:
- fullt navn (du kan være anonym ovenfor den/de saken handler om)
- dato for rapportering
- tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for hendelsen
- hvor skjedde det eller hvor ble det oppdaget
- hva har skjedd
- om hendelsen har skjedd flere ganger bør du opplyse om dette og tidspunktene
- hvem er involvert
- vitner
- eventuell kjennskap til tidligere saker som har betydning for din sak
Hvilke begrensninger gjelder for varslingsretten?
Regler om taushetsplikt, personvern, ærekrenkelser m.v. gjelder uansett. Dette kan begrense varslingsretten.
4. Plikt til å varsle
Når har du plikt til å varsle?
Du har plikt til straks å varsle arbeidsgiver, verneombudet og andre arbeidstakere eller studenter om:
- feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse om du ikke selv kan rette på forholdet
- trakassering (mobbing) og diskriminering på arbeidsplassen/studiestedet
- arbeidstaker/student som blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som du mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet/studiestedet
- forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte, studenter eller omgivelsene tap eller skade
Fra hvilket tidspunkt har du plikt til å varsle?
Du må varsle straks og så snart du har blitt oppmerksom på eller kjent med forhold som kan medføre fare for liv eller helse, om du selv ikke kan rette på det, og om trakassering og diskriminering. For øvrig er det du som bestemmer når du ønsker å varsle om andre kritikkverdige forhold.
Særskilt varslingsplikt som verneombud
Verneombudet har en særskilt varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven.
Blir verneombudet kjent med forhold som kan medføre ulykkes– eller helsefare, skal verneombudet straks melde fra til de berørte arbeidstakerne på stedet og til arbeidsgiver.
Hvis arbeidsgiver ikke gjør noe med de kritikkverdige forholdene innen rimelig tid, skal verneombudet underrette Arbeidstilsynet eller Arbeidsmiljøutvalget.
Kontaktpersoner du kan rådføre deg med før du varsler
Hvis du er ansatt og usikker på om du skal varsle, kan du ta kontakt med verneombud, tillitsvalgt, Seksjon for HR, eller arbeidstilsynet.
Studenter som er usikre på om de skal varsle kan ta kontakt med studentombud eller SiØ Råd og Helse.
5. Håndtering av varslinger
Hvilke prinsipper gjelder for håndtering av varslingssaker?
-
Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser.
-
Alle henvendelser skal tas alvorlig og skal tas tak i med en gang. Personen som har ansvar for varslet, skal være habil.
-
Varslingssaken skal behandles konfidensielt og varslers identitet er en fortrolig opplysning. Dersom innmelder ønsker å være anonym ovenfor den varslet gjelder, må dette hukes av for i det digitale skjemaet.
-
Ansvarlig for varslet, skal sørge for at varslet blir undersøkt og at saken opplyses så godt som mulig før en beslutning tas. I dette ligger det at den det er varslet om, som hovedregel, skal få mulighet til å gi sin versjon av saken.
-
Anonyme varslinger skal vurderes/behandles, men anonymiteten kan gjøre det vanskelig å følge opp saken. Anonyme kilder kan være like mye verdt som åpne kilder.
-
Valg av varslingsmåte skal ikke ha betydning for hvordan varslingen håndteres.
-
Varsleren skal få tilbakemelding når saken er avsluttet.
HiØ følger forvaltningslovens regler om saksbehandling.
Hvordan tar HiØ som arbeidsgiver hensyn til den det varsles om?
Hvis HiØ som arbeidsgiver bestemmer seg for å forfølge saken, skal den/de det blir varselet om, som hovedregel, gjøres kjent med varslet og med hvilke opplysninger som er gitt. På denne måten får vedkommende anledning til å komme med sin versjon av saken.
Dersom nærmere undersøkelser viser at det ikke foreligger noe kritikkverdig forhold og varsleren har handlet i god tro, men har tatt feil med hensyn til sakens faktiske forhold, vil HiØ vurdere om det er riktig å informere den/de det er varslet om. Viktige vurderingskriterier her vil være hensynene til varsleren, den/de det er varslet om og arbeids/læringsmiljøet.
Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen.
Hvem håndterer varslingen?
HiØ vil i hver enkelt sak vurdere konkret hvem som skal involveres i den videre behandling av saken, og hvilke tiltak som skal iverksettes. Som hovedregel vil det være øverste faglige eller administrative leder ved den enheten det varsles om som er ansvarlig for å følge opp varselet. Leder kan delegere den konkrete oppfølgingen av saken i linjen. Dette avhenger av hvilken type sak og hvem varslingen er rettet mot.
Benyttes digitalt skjema for Si ifra håndteres varsler ved at innsendt skjema sendes sikkert digitalt i høgskolens sak- og arkivsystem. Si ifra-teamet motter varselet, vurderer saken og viderefordeler til rett dekan/avdelingsleder.
Varsles det ved å ta kontakt med nærmeste leder, tillitsvalgt, bør saken likevel meldes inn skriftlig via Si ifra slik at saken blir dokumentert i høgskolens sak- og arkivsystem.
Si ifra-teamet består av følgende roller ved Høgskolen i Østfold:
- HMS-rådgiver
- Kvalitetsrådgiver for utdanning
Personen som vurderer og håndterer varslet skal ikke være inhabil etter reglene i forvaltningsloven.
Antall personer som blir involvert vil begrenses til en så snever gruppe som mulig og varslers navn vil ikke bli kjent for flere enn det som er nødvendig for å behandle saken. Den som beskyldes for noe har rett til å få vite om anklagen, få innsyn i saken og få uttale seg.
Alle varslingssaker vil håndteres i henhold til bestemmelser i offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven m.m.
Rapportering av varsler og avvik til høgskolens styre og interne utvalg
Styret vil motta generell oversikt over varsler og avvik mottatt av HiØ. Det samme gjelder HMS-, AMU- og LMU-utvalg.
Offentlig innsyn
Din innmelding vil bli arkivert i høgskolens arkivsystem. Sakens tittel, samt tidspunktet for når den kom inn, vil bli publisert på offentlig journal. HiØ publiserer ikke navnet ditt eller annen taushetsbelagt informasjon som kan avsløre deg og andre involverte parter i saken. Publisering på offentlig journal betyr at de som ut fra tittelen blir interessert i saken, kan be om å få lese sakens dokumenter. Dette kan f.eks. være journalister. All personinformasjon og taushetsbelagt informasjon vil bli fjernet før dokumenter eventuelt utleveres.
Alle varslingssaker vil håndteres i henhold til bestemmelser i offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven m.m.
Ved påstand mot påstand
Vær forberedt på at HiØ kan ha begrensede muligheter for å sanksjonere overfor en ansatt eller student hvis det ikke finnes bevis for at det har skjedd noe kritikkverdig. Ditt varsel kan allikevel ha betydning for at det samme ikke skjer igjen.
Tilbakemelding til varsler
Varsler skal ha en bekreftelse på at varslingen er mottatt.
HiØs undersøkelsesplikt
Den som mottar ditt varsel digitalt gjennom Si ifra-systemet har plikt til å videreformidle saken til ansvarlig leder. Faglig eller administrativ leder har ansvar for igangsettelse av undersøkelse og tiltak, samt å orientere varsler om at høgskolen har fulgt opp saken.
Vern mot gjengjeldelse og uavhengig kontroll
Gjengjeldelse eller negative konsekvenser overfor en arbeidstaker eller student som varsler er forbudt. Hvis du allikevel skulle oppleve negative konsekvenser ved å si ifra, ber vi deg ta direkte kontakt med Si ifra-teamet. Ved brudd på forbudet mot gjengjeldelse eller negative konsekvenser, kan du har rett på oppreisning og erstatning.
Konsekvenser ved feilaktig varsling
En varsling som er åpenbart feilaktig eller som er meldt inn for å skade kan få konsekvenser for varslerens personal- eller studentforhold. Vær oppmerksom på at det kan være straffbart å anklage noen på falskgrunnlag.
Hvilke rettigheter har du som melder fra om noe kritikkverdig
-
Som innmelder vil du få anledning til å legge frem ditt syn for den/de som skal behandle saken, fortrinnsvis i et møte som det skrives referat fra. Du har rett til å ha med deg en annen person i møtet.
-
Dersom du melder fra på vegne av noen andre og ikke selv er part i saken, vil du ikke bli del av videre saksgang. Saksbehandler vil ta kontakt med deg om det er behov for ytterligere opplysninger for å belyse saken. Du vil få bekreftelse på at saken er mottatt og beskjed når saken er avsluttet.
-
Du skal ikke oppleve negative konsekvenser fordi du sier ifra. Hvis du allikevel skulle oppleve dette, ber vi deg ta direkte kontakt med Si ifra-teamet.
-
Alle parter i saken vil få beskjed når saken avsluttes.
Hvilke rettigheter har den som blir anklaget for noe kritikkverdig
-
Enkeltpersoner som blir anklaget for kritikkverdige forhold har rett til å få vite om anklagen, få innsyn i saken og få uttale seg. Den eller de som bli anklaget vil bli innkalt til egne møter for å få saken belyst fra flere sider.
-
Hvis en ansatt viser seg å være ansvarlig for alvorlig kritikkverdige forhold knyttet til sitt arbeid ved HiØ, kan det fremmes personalsak. Det er regler for hvordan slike saker skal føres i Statsansatteloven §§ 25 til 28 (Statsansatteloven kapittel 3).
-
Hvis en student har opptrådt grovt forstyrrende, kan det fremmes sak for Høgskolens klagenemnd. Regler for hvordan en slik sak skal føres finner du i Universitets- og høgskoleloven § 4-8 . For studenter som går på studier som er omfattet av Forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning, kan det også bli aktuelt å melde tvil om skikkethet.
-
Alle parter i saken vil få beskjed når saken avsluttes.
Politianmeldelse
Hvis hendelsen er straffbar, vil du kunne bli oppfordret til å politianmelde forholdet. HiØ kan også på eget initiativ velge å politianmelde en sak.
Dokumentasjon
Ta vare på dokumentasjon som underbygger saken (e-poster, sms, brev, bilder o.l). Skriv ned hva du har opplevd så raskt som mulig etter det har skjedd.
Støtte
Saksbehandler vil ved behov følge deg opp med samtale underveis og etter at saken er avsluttet.
Det kan være lurt å diskutere saken med noen før du melder den inn. For ansatte kan dette for eksempel være verneombud eller tillitsvalgt. For studenter kan dette for eksempel være rådgiver fra SiØ Råd og Helse eller studentombudet. De kan også delta på møter sammen med deg og gi deg støtte underveis.
Du kan også søke veiledning hos Arbeidstilsynet dersom du ikke har andre å rådføre deg med.
Å varsle kan være vanskelig fordi du må beskrive det du har opplevd for de som skal undersøke saken. Du kan også bli bedt om å vitne dersom det blir en rettsak. Vær forberedt på at du kan oppleve motstand og fornektelse fra berørte i saken, noe som kan føles ubehagelig.
HiØ har plikt til å belyse saken fra flere sider. Du må derfor være forberedt på at det kan komme oppfølgingsspørsmål og i visse tilfeller også motargumentasjon.