Referat fra møte i Sentralt forskningsutvalg 26. januar 2022

1/22 Godkjenning av referat fra møtet 10.november

Forslag til vedtak/innstilling

Referatet godkjennes med følgende tilføyelse: Forslag fra Tore Gimse: «Jeg synes referatet er dekkende i forhold til diskusjonene på møtet, men tenker at konklusjonen på mandat-punktet bør være litt mer konkret i forhold til videre behandling. Så jeg foreslår at vedtaksforslaget:

«Alle innspillene tas med inn i et videre arbeid med revidering av mandatet. Et revidert mandat vil legges ved referatet for videre innspill.» utvides med «…og avsluttende behandling på neste møte.»

Vedtak

Referatet ble godkjent.

2/21 Mandat

Saksframstilling

Mandatet utvalget diskuterte seg fram til på forrige møte er godkjent av rektor per 17.november 2021 og kan leses i sin helhet her (lenke). HiØ skal i gang med en strategiprosess nå, og her vil prorektor sørge for at utvalget blir koblet på. På samme måte vil vi sikre at medlemmene får mulighet til å komme med innspill til diverse høringer gjennom året. Vi må se an i hvert enkelt tilfelle, men en måte å gjøre det på er å ha en mailutveksling når tiden er knapp. Vi vil også se på muligheten, i spesielle tilfeller, ved å kalle inn til ekstraordinære, korte nettmøter for å sikre samordning i uttalelsene fra utvalget.

Det kom spørsmål om utvalgets budsjett, informasjonen legges ved her: 

Vedtak

Til orientering.

3/22 Prorektor informerer

Saksframstilling

Prorektor informerte utvalget om aktuelle saker:

• Prorektor gjennomgikk utvalgsstrukturen ved HiØ: https://www.hiof.no/for-ansatte/rad-og-utvalg/. Forskningsetisk råd (FER) har også nå operative nettsider her. Arbeidet i sentralt forskningsutvalg og FER henger sammen, og begge utvalgene ledes av prorektor.
• HVO har et forskningsutvalg hvor forskningsgruppelederne, forskningsrådgiverne, PhD-kandiatene, biblioteket og studentene er representert. Kirsti Skovdahl redegjorde for at for å sikre informasjonsflyten har hun et eget punkt på agendaene i ledermøtene i fakultetet der hun informerer fra arbeidet i utvalget.
• LUSP har et forskningsutvalg hvor forskningsgruppelederne, forskningsadministrasjonen, biblioteket og studentene møter. I tillegg har instituttlederne møtt for å sikre informasjonsflyten. Ønsker korte møter, og ser utfordringen ved at møtet består av mange medlemmer.
• IIØ har en saksforberedende gruppe som består av fakultetsledelsen og forskningsrådgiver som legger fram saker på allmøter i fakultetet.
• Ved Akademiet er alle ansatte involvert i møtene som omhandler forskning og kunstnerisk utviklingsarbeid.
• Leder av stipendiatforum foreslo at årsmøtet i forumet velger en representant som kan kobles på dette arbeidet i hvert fakultet og Akademiet. Dette fikk gehør i møtet, og Camilla tar dette med seg tilbake til stipendiatforum.
• Startet opp begge styringsgruppene for satsningsområdene DDS og Språk i opplæringen: https://www.hiof.no/forskning/satsingsomrader/det-digitale-samfunn/prosjektstruktur/ og https://www.hiof.no/forskning/satsingsomrader/sprak-i-oppleringen/styringsgruppe-for-sprak-i-oppleringen/  Det ble arrangert en heldagsworkshop med arbeidsgruppen i DDS i november for å planlegge veien videre. Rekruttert Stefano Nichele (professor i maskinlæring) og Henrik Sætra (førsteamanuensis statsvitenskap/AI) – sistnevnte vil gå inn og lede DDS-satsningen fra april.
• Forskningsgruppene ved HiØ: funksjonsbeskrivelsen er under revisjon, det innføres en aktivitetsrapporteringsplan med budsjett (behovsprøvet tildeling av penger).
• «Veileder for søknader om eksternfinansiert forskning» er revidert: https://www.hiof.no/for-ansatte/arbeidsstotte/forskningsstotte/forskningsprosjekt-og-finansiering/soke-eksterne-forskningsmidler/veileder-for-soknader-om-eksternfinansierte-forskn/index.html Dette arbeidet må styrkes, og vi sikrer at vi har gode systemer for å håndtere dette arbeidet.
• ProF-gruppen, bestående av prorektor, forskningsdirektøren og prodekanene for forskning er etablert, og skal ha sin første workshop 7.-8.februar. Dette er ingen formell gruppe, men en arbeidsgruppe. Gruppen jobber blant annet med følgende saker:
  • Veileder PVO/NSD, internprosess for forskningsprosjekter
  • Veilederopplæring – program, ønsker bidrag fra SFU på dette
  • Spesifisering av personalansvar for stipendiater (ligger hos prodekan for forskning)
    • Leder av stipendiatforum løftet problemstillinger knyttet til personalansvaret: det er instituttledelsen som sitter på arbeidsplanene, så her er det avgjørende at instituttledelsen og prodekanene for forskning snakker sammen.
  • Rolleavklaring – drøfting ved usikkerhet, vurdering av behov for spesifisering
  •  Plan for PhD-hjemler
  • Utenlandsstipendordningen – holdes i av FA, SFU og prodekan forskning. Midlene er avsatt på budsjettet til SFU. Søknadene, med godkjenning fra instituttledelsen, forelegges FA som sjekker søknadene og gir råd til prorektor (leder SFU) som fatter vedtak og informerer SFU.
  • Oppdatering av rutiner for forskningsår/sabatical
• Akademi for scenekunst er i gang med utarbeidelse av søknad til NOKUT for felles PhD-grad med Høgskolen Innlandet og UiT. Dette er en felles PhD, men mens UiT har egen akkreditering og Innlandet har en akkrediteringsavtale er det bare HiØ som må sende søknaden til sakkyndig komite hos NOKUT.

Vedtak

Til orientering.

4/22 Leder av stipendiatforum informerer 

Saksframstilling

Leder av stipendiatforum, Camilla Gjellebæk, informerte:

Per i dag har forumet 58 navn på sin liste. I fjor hadde forumet 13 fredagstreff med inviterte eksterne presentatører, f.eks. forskningsformidling, saker fra biblioteket, den psykososiale siden og Åpen forskning. Alle stipendiatene blir invitert til treff hver fredag, ca. annenhver gang med eksternt besøk og Candidate’s Corner. Et fysisk ettermiddagstreff lot seg gjennomføre i 2021, i tillegg til en hyttetur i november. Alt foregår på engelsk. Flere og flere deltar på arrangementene, og mange gir tilbakemelding om at dette er nyttig. Forumet ønsker at prodekanene har en dialog med kandidatene og gir innspill på hva de ønsker seg fra forumet.

Camilla deltar på møter i det nasjonale forumet for PhD-kandidater og post-docer. Etter at de endret sine vedtekter er HiØs PhD-forum blitt medlem her, selv om vi ennå ikke har et akkreditert PhD-program.

Camilla trakk fram den gode støtten forumet får fra forskningsadministrasjonen. Det er et ønske å få opprettet en god nettside for forumet, og dette er på trappene. Camilla trakk fram behovet for informasjon, blant annet hvordan forumet kan fange opp framtidige disputaser. Av utfordringer trekkes det fram at forumet ikke har tilgang til opplysninger når noen blir tilsatt i en stipendiatstilling, og dette gjør det vanskelig å nå ut til nye medlemmer (og tilsvarende når noen skal disputere og/eller går ut av sin rolle som stipendiat). Prodekanene for forskning må ha full oversikt over dette siden de har personalansvaret for PhD-kandiatene, så her må det sikres en god informasjonsflyt. Dette er ikke uproblematisk i dag, av mange grunner, så her er det linjer som må gås opp. Dette tas videre i ProF-møtene.  

Det er planlagt et Cross-border doctoral seminar i samarbeid med PhD-forum i Trollhättan, hvor første forum skal ha fokus på peer-review-rollen. Et neste seminar er allerede planlagt til mai, hvor målet på sikt er at dette skal resultere i f.eks. papers til ulike konferanser.

Vedtak

Til orientering.

5/22 Orientering om forskningsaktiviteten ved fakultetene og Akademiet

Saksframstilling

Prodekanene for forskning presenterer forskningsaktiviteten ved eget fakultet og ved Akademiet. Hver prodekan fikk i realiteten under 10 minutter til sin gjennomgang, med fokus på tre hovedpunkter: hva fungerer, peke på utfordringer og presentere status for HiØs satsningsområder.

LUSP: vedlagt presentasjonen som ble lagt fram i møtet

IIØ: fakultetet har tre veldig forskjellige institutter. Fikk en ny forskningsgruppe forrige uke: det er forskningsgruppen innen interaksjonsdesign som ønsker å endre perspektiv på forskningen sin. Har hatt møte med alle forskningsgruppelederne, og av utfordringer som trekkes fram er hvordan de skal støtte opp under satsningsområdene. De fleste forskningsgruppene har ligget nede under pandemien, dette bører også søknadene til NFR preg av – vet ikke per i dag hvor mange søknader som faktisk kan sendes. Ser at studieprogrammene og fokuset på forskningen ikke alltid henger sammen, dette er noe man må ha i bakhodet når man skal se på forskningsgruppene.

HVO: har en bredt sammensatt ansattgruppe med relativt høyt aldersgjennomsnitt, her må det tenkes langsiktig med tanke på rekruttering. Publiseringen øker sterkt, men vil også se på strategiske grep for videre vekst. Økt bevissthet inn mot DDS, noen av forskningsgruppene har også dreid forskningen sin strategisk her. Av utfordringer nevnes at vi skal levere forskning knyttet til studieprogrammene våre. Et konkret eksempel er når man nå skal søke akkreditering av nytt studium innen barnevern, men ikke har noen forskergruppe i tilknytning. Har 15 PhD-kandidater er ute av sine finansieringsperioder før jul, det planlegges for å fylle disse hjemlene framover. En annen utfordring høyt oppe på prioriteringslisten er å kunne gripe fatt i forskningssamarbeid som kan introduseres i løpet av løpende undervisningsår, etter at arbeidsplanene er lagt per august. Det jobbes med å øke bevisstheten rundt eksternfinansering utover tildelt forskningstid, og også en mer langsiktig planlegging av forskningsfinanseringen og kompetansebyggingen. Strålende fornøyd med støtten fra forskningsadministrasjonen, men fortsetter med å informere om den støtten som ligger her.

Akademiet: hovedfokuset på det nevnte PhD-samarbeidet. Har tre stipendiater som slutter i løpet at de neste tre år. Det har vært vanskelig å få gjennomført forestillinger de siste par årene, så publiseringene har gått ned. Et nytt EU-prosjekt er i planleggingsfasen, og søknadsaktiviteten er i ferd med å ta seg opp mens man er i en mellomfase for å bygge opp nye prosjekter.

Vedtak

Til orientering.

6/22 Gjennomgang av revidert funksjonsbeskrivelse for forskningsgrupper og mal for aktivitetsplan for forskningsgrupper

Saksframstilling

Nåværende utkast av funksjonsbeskrivelsen lå som internt notat i ProFs Teamskanal, men utvalget så på utkastet i fellesskap i møtet.

Innspill fra leder stipendiatforum:

• Kunne man omformulere til at man bør ha hovedfokus i en gruppe men at det åpnes for å være assosiert medlem i en annen? Svar fra forskningsdirektøren i møtet: Den nåværende formuleringen står seg godt i å balansere behovet for robusthet og sikring av ressurser og kompetanse.
• Det har vært veldig ulik oppfatning blant forskningsgruppelederne når det gjeldes hva som kan kreves av dem i deres rolle. Dette bør tydeliggjøres.
• Det bør formaliseres noe om at forskningsgruppeledere bør ha erfaring innen forskningsveiledning.

Innspill fra prodekan IIØ:

• Diskusjonen rundt godtgjøring er en så stor diskusjon at den må løftes ut av diskusjonen om mandatet.
• Det må også inn i endelig versjon av beskrivelsen hvem forskningsgruppene skal rapportere aktivitetsplanene sine til (dette mangler i nåværende versjon)

Innspill fra prodekan LUSP:

• Forslag om en felles frist for levering av aktivitetsplanene, denne bør legges til 15.desember selv om den nødvendigvis må legge til 28.februar i år.

Fra diskusjonen:

Det er kulturforskjeller mellom fakultetene, og det er en utfordring å finne en balansegang i hva som skal reguleres i funksjonsbeskrivelse og ikke. I det store og hele er vi i ferd med å justere den nåværende teksten i funksjonsbeskrivelsen på et nivå som vil fungere som utgangspunkt. Vi må hele tiden spørre oss selv hva vi vil med forskningsgruppene, samtidig som det må være rom for fakultetsvise tilpasninger. Endringen av kulturene vil pågå kontinuerlig, og det vil være naturlig å fortsette diskusjonen og revidere funksjonsbeskrivelsene om et par år. Nå er funksjonsbeskrivelsen diskutert på flere nivåer, og sist i dette møtet.

Vedtak

Funksjonsbeskrivelsen og mal for aktivitetsplan vedtas og legges nå ut på nett.

7/22 Eventuelt

Leder for stipendiatforum etterlyste følgende eventueltsaker fra forrige møte:

• Utenlandsopphold for PhD-stipendiater - form og retningslinjer
• Driftsmidler PhD

Disse sakene vil bli berørt i ProF-møtene og videre bli informert om under «Prorektor informerer» på neste møte i sentralt forskningsutvalg.