Leders oppfølging av varslingssaker

Dette er en veileder for ledere som skal håndtere varslingssaker og avvik. 

1. Kort om Si ifra systemet

Systemet er nettbasert inneholder både varsler om kritikkverdige forhold og avvik.

Si ifra-teamet består av følgende roller ved Høgskolen i Østfold:

  • HMS-rådgiver
  • Kvalitetsrådgiver for utdanning

Et varsel er et kritikkverdig forhold, som er i strid med rettsregler, skriftlige retningslinjer fra HiØ eller brudd på generelle etiske normer. Eksempler:

  • Fare for liv eller helse
  • Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
  • Seksuell trakassering
  • Uforsvarlig arbeids- eller læringsmiljø
  • Brudd på personopplysningssikkerheten
  • Fare for klima eller miljø
  • Myndighetsmisbruk

Et avvik er mindre alvorlige hendelser som

  • Feil og/eller mangler i rom eller bygninger
  • Ekskluderende miljø
  • Konflikter eller forstyrrende oppførsel

Varslene mottatt i nettskjemaet fordeles enten direkte gjennom kategoriseringen melderen velger eller så blir saken fordelt manuelt av Si-ifra-teamet.

Melder har alltid mottatt et varsel om at meldingen er mottatt av HiØ og at saken vil bli behandlet, når nettskjemaet Si ifra er brukt. Dersom saken tar tid å undersøke bør gi du varsleren, og eventuelt også den det er varslet om, tilbakemeldinger underveis om at saken fortsatt er under behandling.

2. Jeg har mottatt et varsel / avvik

Varsler som ikke er mottatt gjennom det elektroniske systemet, må registreres. Dersom du får et varsel muntlig eller på epost, kan du veilede/hjelpe innmelder til å skrive det inn i nettskjemaet.

Si ifra-teamet vil delegere varsler / avvik som ikke fordeles direkte. Mottar du et varsel / avvik, vil du være ansvarlig for at saken følges opp og blir behandlet. Du kan selv velge om du ønsker å delegere ansvaret for å følge opp og håndtere saken til en annen leder i linjen.

HR-seksjonen eller studieadministrasjonen vil kunne tilby administrativ støtte og bistand, samt være en sparringspartner ved håndtering av saken. Videre bistå med juridiske vurderinger, vurdering av personal- eller studentmessige konsekvenser med mer.  

Det må ikke endres tilgangsgruppe til meldingen. Hvis det er behov for endring, må det sjekkes med Si ifra-teamet.

Først må du identifisere om meldingen er et varsel eller avvik. Er du usikker ta kontakt med Si ifra-teamet.

Er meldingen et varsel, stiller arbeidsmiljøloven krav til oss som arbeidsgiver og høgskole om hvordan vi skal handle.

Avvik har ingen slike formelle bestemmelser om håndtering, men det er et ønske fra ledelsens side at dette blir håndtert på en god måte.  Det er derfor også laget saksbehandlingsrutine for avvik.

Si ifra temaet vil følge opp saker og status ca. en gang i måned.

3. Saksbehandling ved varsel

  1. Alle varsler skal håndteres snarest mulig og bør være påbegynt i løpet av 1 uke/uker.
  2. Varslingssaken skal behandles konfidensielt og varslers identitet er en fortrolig opplysning. Du kan derfor ikke blande inn flere personer enn nødvendig for å undersøke varslet.
  3. I saker som gjelder brudd/avvik knyttet til personvern, skal det sendes en mail til personvernombudet@hiof.no for å informere om varslet/avviket. Personvernrådgiver/-ombud vil også kunne bistå med hjelp til vurderinger. 
  4. Du må sjekke om du og de du involverer i saken er egnet til å håndtere varslet. Dere ikke må regnes som inhabile etter forvaltningslovens regler, se forvaltningsloven § 6 . Dersom dere ikke kan behandles saken, skal saken sendes til Si ifra-teamet.
  5. Har melder ønsket å være anonym ovenfor den personen saken gjelder (sjekk om det er krysset av for dette i skjemaet), er det viktig at du som ansvarlig for saken er oppmerksom på dette. Den det er varslet om, har da ikke rett til å få vite hvem som har varslet eller på annen måte skal kunne identifisere vedkommende. Dersom anonymitet vil gjøre det vanskelig å følge opp saken, kan du ta kontakt med melder om dette og gjøre denne oppmerksom på konsekvensen og muligheten for å forfølge saken. Melder kan da gis mulighet for å endre på dette ønsket, ta et notat og legg i saken.
  6. Melder er kun å regne som part i saken, dersom vedkommende selv har vært utsatt for det kritikkverdige forholdet.  Man regnes ikke som part dersom man melder på vegne av andre eller om generelle forhold. 
  7. Undersøkelse av varslet
    1. Du må undersøke påstandene som står i varslet. Hensikten er å finne ut om påstanden(e) er riktig.
    2. Du skal dokumentere dine undersøkelser i form av notat eller referat. Skrives det referat bør dette legges frem i møtet og den som har vært til stede kan komme med anmerkninger og bør signere. Notater og referater må knyttes til saken i P360.
    3. Ta kontakt med melder om noe er uklart eller om du har behov for mer ufyllende opplysninger. Dersom melder er part i saken og det er behov for samtale, har personen rett til å ha med seg tillitsvalgt eller en annen person. Se mer under punkt 5.
    4. Ta kontakt med andre aktuelle personer og hør deres side av saken / innkall til et møte. Se mer under punkt 6.
    5. Personen det er varslet om har rett til å bli hørt og få anledning til å komme med sin versjon av saken. Det bør derfor settes opp et møte med personen, personen har rett til å ha med seg tillitsvalgt eller en annen person inn i møtet. Personen bør i størst mulig grad få innsyn i dokumenter og bevis i saken, så lenge identiteten til den som har varslet ikke avsløres.
    6. Etter samtaler med aktuelle personer, må du vurdere om du må gjøre ytterligere undersøkelser.
    7. Underveis i saken må du ivareta melder og andre involverte.
  8. Beslutning
    1. Når du har hørt alle sider av saken og gjort dine egne undersøkelser, må du ta en beslutning – har det funnet sted et kritikkverdig forhold?
    2. Ved funn av kritikkverdige forhold, må du vurdere om det skal iverksettes en reaksjon mot den eller de som har forårsaket forholdet. Dette kan gjøres ved å opprette en personalsak eller at det fattes vedtak med hjemmel i uhl. / gis advarsel ovenfor en student. Ta kontakt med HR/studieadministrasjonen, som hjelper til med saksbehandlingen.  Som hovedregel bør alle kritikkverdige forhold få en konsekvens, særlig ovenfor ansatte.
    3. Ikke funn av kritikkverdige forhold, skriv en begrunnelse for hvorfor forholdet ikke er å anse som kritikkverdig.
  9. Lukking av sak
    1. Skriv en konklusjon som dokumenterer at saken er undersøkt, vurdert og som viser beslutningen.
    2. Hvis melder er part, informer melderen om at varslet er behandlet og avsluttet. Du kan også her informere om utfall og tiltak, dersom det ikke går utover personvernet til den det er varslet om. Melding sendes igjennom P360.
    3. Hvis melder ikke er part, informer melder om at varslet er behandlet og avsluttet. Melding sendes igjennom P360.
    4. Informer den det er varslet om at varslet er er behandlet og avsluttet, samt utfallet av saken og tiltak. Melding sendes igjennom P360.
    5. Informer overordnet om konklusjonen.
    6. Saken må formelt lukkes i P360.
  10. Forbud mot gjengjeldelse
    1. Melder har vern mot gjengjeldelse. Det betyr at alle former for negative handlinger, som følge av at det er varslet, er forbud. Eksempler på gjengjeldelse kan være trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering, endringer i arbeidsoppgaver med videre.
    2. Dersom melder tar kontakt og gir uttrykk for at vedkommende er utsatt for gjengjeldelse, ta kontakt med Si ifra-teamet.

4. Saksbehandling ved avvik

  1. Avviket bør håndteres snarest mulig og bør være påbegynt i løpet av 2 uke/uker.
  2. Avviksmeldingen bør behandles konfidensielt og varslers identitet er en fortrolig opplysning. Du bør derfor ikke blande inn flere personer enn nødvendig for å undersøke varslet.
  3. I saker som gjelder brudd/avvik knyttet til personvern, skal det sendes en mail til personvernombudet@hiof.no for å informere om varslet/avviket. Personvernrådgiver/-ombud vil også kunne bistå med hjelp til vurderinger. 
  4. Du bør sjekke om du og de du involverer i saken er egnet til å håndtere avviksmeldingen. Dere ikke må regnes som inhabile etter forvaltningslovens regler, se forvaltningsloven § 6 . Dersom dere ikke kan behandles saken, skal saken sendes til Si ifra-teamet.
  5. Har melder ønsket å være anonym ovenfor den personen saken gjelder (sjekk om det er krysset av for dette i skjemaet), er det viktig at du som ansvarlig for saken er oppmerksom på dette. Den det er gitt et avvik på, har da ikke rett til å få vite hvem som har meldt inn saken eller på annen måte skal kunne identifisere vedkommende. Dersom anonymitet vil gjøre det vanskelig å følge opp saken, kan du ta kontakt med melder om dette og gjøre denne oppmerksom på konsekvensen og muligheten for å forfølge saken. Melder kan da gis mulighet for å endre på dette ønsket, ta et notat og legg i saken.
  6. Undersøkelse av avviket
    1. Dersom avviket går på fysiske feil og mangler må dette undersøkes og utbedres.
    2. Dersom avviket gjelder andre forhold, bør det undersøkes.
    3. Der hvor avviksmeldingen ikke gjelder fysiske feil og mangler, bør du dokumentere dine undersøkelser i form av notat eller referat. Skrives det referat bør dette legges frem i møtet og den som har vært til stede kan komme med anmerkninger. Notater og referater bør knyttes til saken i P360.
    4. Ta kontakt med melder om noe er uklart eller om du har behov for mer ufyllende opplysninger. Settes det opp en samtale, har melder rett til å ha med seg tillitsvalgt, studentombud eller en annen person. Se mer under punkt 5.
    5. Ta kontakt med andre involverte personer og hør deres side av saken. Settes det opp en samtale, har personen har rett til å ha med seg tillitsvalgt eller en annen person. Se mer under punkt 6.
    6. Etter samtaler med aktuelle personer, må du vurdere om du må gjøre ytterligere undersøkelser.
  7. Beslutning
    1. Når du har hørt alle sider av saken og gjort dine egne undersøkelser, må du ta en beslutning om hvordan avviksmeldingen skal håndteres videre. Er det aktuelt å koble inn HR, AMU, HMS, studentombud, personvernombud eller sikkerhets- og beredskapsrådgiver?
    2. Skal det settes inn tiltak? Sørg da for å involvere aktuelle personer / instanser.
  8. Lukking av sak
    1. Dersom avviksmeldingen gjelder fysiske feil og mangler, som er utbedret, kan saken lukkes uten nærmere begrunnelse. Melder skal få melding om at saken er tatt til orientering. Melding sendes igjennom P360 / kanalen du mottok avviket i. Om det er et avvik som bør føre til endringer eller opprettelse av rutiner, bør dette meldes videre.
    2. Andre saker må lukkes med en kort oppsummering og hva som blir foretatt videre. 
    3. Informer melderen og eventuelt andre involverte personer om at avviksmeldingen er behandlet og avsluttet. Melding sendes igjennom P360 / kanalen du mottok avviket i.
    4. Vurder om du må informer overordnet om avviksmeldingen og videre behandling. Det samme gjelder om avviket bør medføre endringer eller opprettelser av rutiner.
    5. Saken må formelt lukkes i P360.

5. Gjennomføring av møte - varsler

  1. Invitasjon til samtale
    1. Vise til varslet vedkommende har sendt inn
    2. Oppgi formål med samtalen
    3. Informere om retten til å ha med en person i møtet
    4. Informer om hvem som deltar i møtet fra fakultetet/avdelingen
  2. Gjennomføring av møtet
    1. Presentere hvem som er til stede og deres rolle i saken.
    2. Innled med å informere om formålet med samtalen, planlagt saksgang, taushetsplikt og konfidensialitet, at møtet referatføres og at man har anledning til å komme med innspill,
    3. La så varsler få utdype varslet og snakke mest mulig fritt. Still åpne spørsmål og få med fakta. Dersom varsler har dokumentasjon, som ikke er sendt sammen med varslet, spør om å få dette.
    4. Diskuter mulige løsninger og tiltak for å ivareta læringsmiljøet/arbeidsmiljøet. Informer om mulighet til å få støtte gjennom SiØ/BHT.
    5. Møtet skal referatføres

6. Gjennomføring av møte – med den det er varslet om

  1. Invitasjon til samtale
    1. Vise til varslet og kort hva det gjelder (litt ut fra hva som står i varslet, må det vurderes hvor mye du skal si konkret om det, i utgangspunktet skal det stå noe om dette, men i alvorlige tilfeller kan det unnlates i frykt for gjengjeldelse)
    2. Oppgi formål med samtalen
    3. Informere om retten til å ha med en person i møtet
    4. Informer om hvem som deltar i møtet fra fakultetet/avdelingen
  2. Gjennomføring av møtet
    1. Presentere hvem som er til stede og deres rolle i saken.
    2. Innled med å informere om formålet med samtalen, planlagt saksgang, taushetsplikt og konfidensialitet, at møtet referatføres og at man har anledning til å komme med innspill. Informer om forbudet mot gjengjeldelse. Gjennomgå/les varslet for personen.
    3. La så den som det er varslet om få fortelle sin versjon av saken og snakke mest mulig fritt. Still åpne spørsmål og få med fakta. Dersom den det er varslet om har dokumentasjon, spør om å få dette.
    4. Diskuter mulige løsninger og tiltak for å ivareta læringsmiljøet/arbeidsmiljøet. informer om mulighet til å få støtte gjennom SiØ/BHT.
    5. Møtet skal referatføres

7. Nyttige ressurser:

Publisert 3. juni 2022 07:35 - Sist endret 13. okt. 2023 15:28
Del på e-post