1. Hva er en personvernerklæring?
En personvernerklæring beskriver hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter
du har og hvem du kan kontakte om personopplysningene dine. Denne personvern-erklæringen beskriver hvordan HiØ håndterer personopplysningene dine dersom du er student og gjennomfører fjernundervisning ved Høgskolen.
2. Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person. Opplysninger som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.
3. Behandling av personopplysninger ved fjernundervisning
3.1 Felles formål og rettslig grunnlag
3.1.1 Formål
Formålet med behandlingen av personopplysninger ved lyd og video i undervisning er å tilby deg som student relevant og tilpasset undervisning for at du skal oppnå læringsutbyttet forutsatt i emnebeskrivelsen. Innhenting og lagring av personopplysninger ved lyd og video i undervisning har også som formål å legge til rette for at du som student skal ha en aktiv rolle i undervisningen. Dette til tross for at undervisning skjer på tvers av flere utdanningsinstitusjoner med tilhørende stor geografisk spredning.
3.1.2 Rettslig grunnlag
Behandling av personopplysninger ved lyd og video i undervisning er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Nasjonalt hjemmelsgrunnlag er Studietilsynsforskriften § 2-2 (5) jf. Universitets- og høyskoleloven § 3-1 (1).
Behandling av personopplysninger ved lyd- og bildeopptak i lyd og video i undervisning er nødvendig for å ivareta Høgskolen i Østfolds oppgave som utdanningsinstitusjon i allmennhetens interesse.
Det anses som nødvendig å kunne organisere og tilby slik undervisning som innebærer potensiell behandling av personopplysninger, både for å fremme Høgskolens plikter og oppgaver som utdanningsinstitusjon, men også for praktisk å kunne tilby et fullgodt undervisningsopplegg.
Det kan være en viss risiko for at opptak potensielt kan komme på avveie, bli spredt eller på annen måte bli brukt utover ovennevnte formål. Imidlertid anses de personopplysninger som behandles som i liten grad kunne ha negative følger for den enkelte persons frihet og rettigheter ved spredning. Det kreves adgangskontroll via Feide-innlogging for å få tilgang til mediefilene hvis personopplysninger ligger lagret. Videre vil det kun være lesetilgang til mediefilene, og de vil ikke være gjenstand for nedlastning på lokalt lagringsmedium.
Samlet vurderer Høgskolen at formålet ved lyd og video i undervisning klart oppveier eventuelle risikoer ved slik behandling.
4. Konkret om personopplysninger ved fjernundervisning.
Under forelesninger benyttes video- og lydopptak av undervisningen. Fortrinnsvis vil det kun gjøres opptak av foreleser, men i enkelte tilfeller kan også deltakende studenter bli filmet. Alle deltakere kan bli registrert via lyd og eller bilde. Følgende personopplysninger kan bli lagret:
- Ansikt og andre kroppslige kjennetegn.
- Stemme
Kun de studentene med studierett til det enkelte emnet skal gis adgangskontroll til mediefilene. Dette innskrenker ikke rettighetene til innsyn, jf. punkt 6.1 nedenfor.
Mediefilene vil slettes innen utgangen av påfølgende semester etter kontinuasjonseksamenstidspunktet.
Mediefilene lagres ved Karlstads universitets servere etter nærmere avtale om felles behandlingsansvarlige.
5. Sikkerheten rundt personopplysningene dine
HiØ gjennomfører risiko- og sårbarhetsanalyser av datasystemene vi benytter for å sikre personopplysningene dine. Vi har også flere sikkerhetstiltak, som for eksempel tilgangskontroller som sikrer at kun de som følger undervisningen eller foreleser i emnet har tilgang til medier hvor dine personopplysninger fremgår.
6. Rettighetene dine
6.1 Rett til innsyn
Du har krav på å få innsyn om HiØ behandler personopplysninger om deg, hvilke personopplysninger dette er, hvor de stammer fra og hvorfor HiØ behandler dem.
Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.
6.2 Rett til å kreve retting
Hvis du oppdager at dine personopplysninger er feil, ufullstendige eller unøyaktige har du krav om at disse rettes.
Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener person-opplysningene er feil eller mangelfulle.
6.3 Rett til sletting (retten til å bli glemt)
Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen.
Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser om hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet.
6.4 Rett til begrenset behandling
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at person-opplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre bruk og behandling blir begrensede.
Dersom vi kommer til at kravet er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene.
Opplysningene kan kreves begrenset midlertidig eller permanent.
6.5 Rett til å protestere
Du har rett til protestere mot at vi behandler dine personopplysninger, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. Eksempler kan være dersom du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende.
Dersom vi kommer til at protesten er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene.
HiØ kan gjøre unntak fra sletting dersom vi er pålagt ved lov å behandle dine personopplysninger, dersom det er nødvendig for gjennomføringen av en avtale mellom deg og HiØ, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.
6.6 Rett til å klage til Datatilsynet
Du har mulighet til å klage til Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger.
7. Kontakt
7.1 Behandlingsansvarlig
HiØ ved Høgskoledirektøren er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Canvas og de andre systemene vi bruker i forbindelse med utdanning, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 6 over, kan du kontakte oss på epost personvern@hiof.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest én måned etter vi mottar anmodningen.
7.2 Personvernombud
HiØ har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved HiØ. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved HiØ kan nås via e-post personvernombud@hiof.no.