Adm. leder ved den aktuelle driftsenhet, eller den som dette delegeres til, avgjør hvem det skal lånes ut utstyr til og til hvilket formål. Låntager må ha et reelt behov for å låne utstyret, knyttet til høgskolens virksomhet. Behovet skal være begrunnet i ett av følgende punkter:
- Kompetanseheving (mellom annet dr. grad og hovedfagsutdanning)
- Ledelsesoppgaver
- Mobilitet (flere arbeidsplasser)
Adm. leder ved den aktuelle driftsenhet, eller den som dette delegeres til, definerer hva slags utstyr som skal lånes ut.
Nødvendig programvare installeres før utlån.
Utstyr og programvare finansieres over driftsenhetens budsjett. Driftsenheten har alle eierrettigheter til det utlånte utstyr og programvare som er installert.
Utlån er midlertidig og skal avtales for en fast periode, maksimalt ett år ad gangen. Driftsenhetens adm. ledelse kan ved utlånsperiodens utløp vedta en forlengelse.
Utlånsperioden avsluttes umiddelbart:
- Når utlånsperioden utløper.
- Når låntaker fratrer sin stilling.
- Når låntaker har permisjon fra sin stilling.
Ved utlån og forlengelse av utlån skal skjema for utlånsavtale underskrives i to eksemplarer, ett til hver av partene for arkivering.
Tap/Skade
- Ved reiser: Når høgskolens datautstyr medbringes på reise, forutsettes at tap og/eller skade dekkes av den reisende selv, eller dennes reiseforsikring. Eventuell egenandel dekkes av den reisende. Den reisende kan eventuelt be sin avdeling på forhånd om dekning av utgifter til slik reiseforsikring og egenandel dersom reisen skjer i embeds medfør.
- Ved hjemmebruk: Når høgskolens datautstyr medbringes til bosted, forutsettes at tap og/eller skade dekkes av den som disponerer utstyret eller dennes innboforsikring. Eventuell egenandel dekkes av den som disponerer utstyret.
Ved utløp av låneperioden, skal utstyret leveres tilbake i samme forfatning som da det ble utlevert. Installert privat programvare og tilleggsutstyr skal være fjernet ved retur.
Eksisterende utlånsavtaler revideres i henhold til disse retningslinjene ved utløp av gjeldende avtaleperiode.