1. Hva er en personvernerklæring?
En personvernerklæring beskriver hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter
du har og hvem du kan kontakte om personopplysningene dine. Denne personvern-erklæringen beskriver hvordan Høgskolen i Østfold (HiØ) håndterer personopplysningene dine dersom du gjennomfører Bachelorstudium i internasjonal kommunikasjon (BIK) ved Høgskolen.
2. Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person. Opplysninger som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.
3. Behandling av personopplysninger
3.1 Felles formål og rettslig grunnlag
3.1.1 Formål
Høgskolen i Østfold skal blant annet tilby faglig oppdatert undervisning med tydelig relevans for videre studier og arbeidsliv.
Formålet med behandlingen av personopplysninger i BIK er å tilby deg som student relevant og tilpasset undervisning for at du skal oppnå læringsutbyttet forutsatt i emnebeskrivelsen.
Nærmere skal det i BIK legges til rette for at du som student utviklet kompetanse om effektiv formidling på alle medieplattformer, enten internt ved HiØ eller via eksterne samarbeidspartnere.
Videre har HiØ behov for å formidle ditt arbeid som student til allmenheten, både ved å vise innholdet i undervisningen som tilbys, og ved å fremheve studentenes prestasjoner i studieprogrammet.
Det er frivillig for deg å benytte deg av dine personopplysninger i gjennomføringen av BIK. Høgskolen i Østfold vil tilby alternative opplegg for gjennomføringen av studiet hvis studenten fremsetter krav om dette.
3.1.2 Rettslig grunnlag
Behandling av personopplysninger ved lyd og video i undervisning er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Nasjonalt hjemmelsgrunnlag er Studietilsynsforskriften § 2-2 (5) jf. Universitets- og høyskoleloven § 3-1 (1).
Behandling av personopplysninger ved BIK anses nødvendig for å ivareta Høgskolen i Østfolds oppgave som utdanningsinstitusjon i allmennhetens interesse. Dette med bakgrunn i studiets oppbygning og innhold slik det fremgår i gjeldende studieplan og formålet nevnt ovenfor.
Det kan være en viss risiko for at personopplysninger potensielt kan komme på avveie, bli spredt eller på annen måte bli brukt utover ovennevnte formål. Imidlertid anses de personopplysninger som behandles som i liten grad kunne ha negative følger for den enkelte persons frihet og rettigheter ved uautorisert bruk utover formålene i denne personvernerklæring. HiØ har til enhver tid redaktøransvar for opplysninger som publiseres i kraft av BIK, poster som publiseres skal ikke linkes eller på annen måte knyttes til den enkelte students personlige profiler. Videre som risikodempende tiltak foretas det en redaksjonell vurdering og redigering forut for en publisering.
Samlet vurderer Høgskolen at formålet klart oppveier eventuelle risikoer ved slik behandling.
3.2 Lagringstid
Personopplysningene lagres og holdes publisert så lenge det er faglig nødvendig, og vil avpubliseres og slettes senest innen 2 måneder etter at studentens studierett har utløpt.
4. Sikkerheten rundt personopplysningene dine
HiØ gjennomfører risiko- og sårbarhetsanalyser av datasystemene vi benytter for å sikre personopplysningene dine. For øvrig behandler HiØ dine personopplysninger i tråd med den til enhver tid gjeldende ledelsessystem for informasjonssikkerhet.
5. Rettighetene dine
5.1 Rett til innsyn
Du har krav på å få innsyn om HiØ behandler personopplysninger om deg, hvilke personopplysninger dette er, hvor de stammer fra og hvorfor HiØ behandler dem.
Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.
5.2 Rett til å kreve retting
Hvis du oppdager at dine personopplysninger er feil, ufullstendige eller unøyaktige har du krav om at disse rettes.
Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener person-opplysningene er feil eller mangelfulle.
5.3 Rett til sletting (retten til å bli glemt)
Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen.
Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser om hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet.
5.4 Rett til begrenset behandling
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at person-opplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre bruk og behandling blir begrensede.
Dersom vi kommer til at kravet er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene.
Opplysningene kan kreves begrenset midlertidig eller permanent.
5.5 Rett til å protestere
Du har rett til protestere mot at vi behandler dine personopplysninger, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. Eksempler kan være dersom du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende.
Dersom vi kommer til at protesten er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene.
HiØ kan gjøre unntak fra sletting dersom vi er pålagt ved lov å behandle dine personopplysninger, dersom det er nødvendig for gjennomføringen av en avtale mellom deg og HiØ, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.
5.6 Rett til å klage til Datatilsynet
Du har mulighet til å klage til Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger.
6. Kontakt
6.1 Behandlingsansvarlig
HiØ ved Høgskoledirektøren er behandlingsansvarlig, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 5 over, kan du kontakte oss på epost martin.g.jakobsen@hiof.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest én måned etter vi mottar anmodningen.
7.2 Personvernombud
HiØ har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved HiØ. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved HiØ kan nås via e-post martin.g.jakobsen@hiof.no.