§ 1. Virkeområde
Forretningsordenen gjelder for høgskolestyret ved HiØ. Forretningsordenen er også førende for øvrige styrer og utvalg ved HiØ.
§ 2. Høgskolestyrets ansvar
Høgskolestyrets ansvar er hjemlet i Universitets- og høyskoleloven (UHL) § 9–1:
(1) Styret er det øverste organet ved institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet.
(2) Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av denne lov at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere.
§ 3. Styrets sammensetning
Styret har elleve medlemmer og består av styrets leder (oppnevnt av KD), fire medlemmer valgt blant ansatte i undervisnings- og forskerstilling, ett medlem valgt blant de teknisk-administrativt ansatte, to medlemmer valgt blant studentene, samt tre eksterne medlemmer oppnevnt av KD. Rektor er styrets sekretær.
§ 4. Styrets arbeid
Styret er et kollegium og alle medlemmer har de samme rettigheter og plikter uavhengig av hvem de er valgt av. Styrets medlemmer har et individuelt ansvar for å ivareta institusjonens interesser, og representerer ikke en interessegruppe.
Styret skal behandle saker i møte, jmfr. UHL § 9-6, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller på annen betryggende måte.
Styrets medlemmer plikter å delta på styremøter. Et styremedlem må melde gyldig fravær til styrets sekretær så tidlig som mulig slik at vara kan innkalles.
Styrets medlemmer har stemmeplikt. Det er ikke anledning til å stemme blankt i valg (UHL § 9-6 (4)).
§ 5. Habilitet
Forvaltningslovens regler om habilitet gjelder for styrets medlemmer, varamedlemmer og sekretær. Et styremedlem plikter selv å opplyse om forhold som eventuelt kan gi grunnlag for inhabilitet. I tvilstilfeller tar styret stilling til habilitetsspørsmålet. Ved styrets behandling av spørsmål om et medlems habilitet, fratrer vedkommende møtet. Dersom et medlem er inhabilt, fratrer vedkommende møtet ved behandling av saken. Varamedlem innkalles dersom dette er praktisk mulig.
§ 6. Taushetsplikt
Behandling av saker underlagt taushetsplikt skal foregå i lukkede møter. Fortrolige opplysninger som fremkommer eller referat fra interne diskusjoner i lukkede møter skal ikke bringes videre. Brudd på lovbestemt taushetsplikt kan medføre rettslige reaksjoner.
Dokumenter med opplysninger underlagt taushetsplikt skal samles inn ved møtets slutt, dersom disse foreligger i utskrift. Dersom styremedlemmer skriver ut taushetsbelagte papirer som foreligger elektronisk, plikter det enkelte styremedlem å makulere dette ved møtets slutt. Det er ikke tillatt for medlemmene å kopiere eller videreformidle slike dokumenter.
§ 7. Innkalling og dagsorden
Styrets leder har ansvar for at styret møtes så ofte som det trengs. Normalt gjennomføres møtene i tråd med styrets vedtatte møteplan, men styrets medlemmer og rektor kan ved forhold som tilsier dette kreve at styret sammenkalles (UHL § 9-6 (2)).
Fullstendig innkalling med dagsorden og vedlegg gjøres kjent senest en uke før møtet. Offentlige sakspapirer blir lagt ut på HiØs nettsider samme dag.
Forslag til endringer i eller tillegg til dagsorden må bekjentgjøres i god tid og senest tre dager før møtet. Styret vedtar hvorvidt saker som ikke står på dagsorden eller tilleggsdagsorden skal tas opp til realitetsbehandling ved møtets start. Et slikt vedtak krever to tredjedels flertall. Styret kan også tilråde at saken utsettes og behandles på senere møte.
Et styremedlem kan be om å få en sak ført opp på sakslisten. En slik anmodning må være skriftlig og sendes styrets leder senest 14 dager før møtedato. Basert på sakens form vurderer styreleder hvorvidt saken settes på kommende dagsorden eller hvorvidt annen tilråding er nødvendig.
Dagsorden skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles og om det i den enkelte sak tas sikte på en realitetsavgjørelse, en foreløpig drøftelse, en avklaring av den videre saksbehandling, eller om saken er til styrets orientering.
Saker til eventuelt meldes inn ved møtets begynnelse. Typiske saker under eventuelt vil være korte spørsmål, oppklaringer eller ønske om mer utfyllende informasjon. Diskusjon knyttet til innholdet i den enkelte eventuelt sak skal skje under behandling av eventuelt, ikke under innmelding av sak.
Videre kan ønske om saker som krever saksforberedelse og behandling som del av ordinær dagsorden meldes inn under eventuelt. Styreleder vurderer i samråd med rektor best mulig oppfølging av slike saker.
Dersom det er uenighet i styret om en sak kan behandles under eventuelt eller om den må behandles som ordinær sak på dagsorden, avgjøres dette om nødvendig ved avstemning.
§ 8. Offentlighet
Styrets møter går som hovedregel for åpne dører, med mindre styret har vedtatt annerledes. Saker unntatt offentligheten behandles i lukket møte.
§ 9. Talerett
Det er kun styrets medlemmer og rektor som har talerett, med mindre styreleder eller rektor ber om spesifikke innspill for å belyse konkrete saker under behandling.
§ 10 Møtegjennomføring og vedtak
Styremøter ledes av styrets leder, og i dennes fravær styrets nestleder. For styreperioden 2021-2025 er Berit Kjelstad styrets leder og Björn Brorström styrets nestleder. I tilfeller der både styreleder og styrets nestleder har forfall vedtar styret møteleder ved møtets start.
Det er bare styrets medlemmer, møtende varamedlemmer og styrets sekretær som kan komme med forslag til vedtak. I de tilfeller der det foreligger alternative forslag til vedtak skal disse fremlegges skriftlig og protokollføres. Ved avstemming stemmes det først over alternativt forslag til vedtak, deretter opprinnelig forslag til vedtak.
Vedtak i saker avgjøres ved simpelt flertall. I tilfeller der det er stemmelikhet avgjøres saken gjennom møteleders dobbeltstemme.
Styret vedtar om det skal gjennomføres prøvevotering. Prøvevotering blir ikke protokollført.
§ 11. Protokoll
Det skrives protokoll fra styremøtene. Protokollen angir tid og sted for styrebehandlingen, deltakere, forfall, eventuell fratredelse, samt styrets vedtak. Dersom det ikke oppnås enstemmighet, skal det anføres hvordan det enkelte styremedlem har stemt (med unntak av votering i tilsettingssaker og saker unntatt offentligheten).
Protokolltilførsler som gjelder stemmeforklaringer o.l. kan forlanges protokollert. Protokolltilførsler må varsles rett etter avstemming i en sak, og leveres skriftlig innen møte blir hevet.
Protokollen godkjennes av styret ved avslutningen av styremøte. Protokollen gjøres allment kjent ved publikasjon på høgskolens nettside snarest mulig etter godkjenning, og senest en uke etter styremøtet.