Minnestund
Så snart som mulig etter at dødsfall er gjort kjent blant studenter/ansatte, bør det arrangeres en minnestund. Minnestund skal skje i samråd med pårørende og i tråd med den avdødes livssyn.
Minnestunden må gjøres godt kjent blant alle ansatte og studenter. De nærmeste pårørende bør inviteres til å være tilstede dersom de ønsker det.
Minnestunden bør være enkel og verdig. Minnestunden kan inneholde følgende momenter:
- musikk av passende karakter mens deltakerne samles og til åpning
- åpningsord ved den som leder minnestunden
- enkle minneord om den som er død
- en passende sang/salme
- et passende kunstnerisk innslag (musikk, dikt, eller lignende)
- eventuelle beskjeder (om gravferd, undervisningen eller lignende)
- avslutningsord
Rommet der minnestunden arrangeres bør være pyntet på en enkel og verdig måte ved hjelp av levende lys, blomster og eventuelt fotografi av den avdøde.
Begravelse
Aktuelle studenter og ansatte informeres om begravelsen så snart dødsannonsen er publisert. I informasjonen skal det informeres om dato og sted for begravelse, samt spesielle ønsker fra den avdøde eller pårørende.
Høgskolen bør være representert i begravelsen.
De innvilges velferdspermisjon med lønn for ansatte som ønsker å delta i begravelsen.
Flagging
Når dødsfallet skjer på arbeidsplassen eller ved arrangement i regi av Høgskolen i Østfold skal det flagges på halv stang den dagen ulykken skjer.
Høgskolen flagger for den avdøde på begravelsesdag. Det skal flagges likt på begge studiesteder. Flagget heises på halv stang inntil jordfestelsen eller bisettelsen har funnet sted, for så å heise flagget på hel stang.
Når flagget skal være på "halv stang", skal det heises helt opp før det fires ned til en tredjedel fra toppen av flaggstangen.
Rydding av kontor og hjemmeområdet
Nærmeste leder bør ta kontakt med pårørende etter begravelsen for å høre om de vil komme innom høgskolen for å hente/gå igjennom avdødes eiendeler. (I henvendelsen bør det legges vekt på at dette ikke haster, men er et tilbud).
Nærmeste pårørende bør informeres om at en må ha med en skifteattest for å få tilgang til den avdødes eiendeler. Dette gjelder også elektronisk informasjon på hjemmeområdet. En ansatt ved avdelingen/enheten bør være til stede når pårørende kommer for å hente eiendelene.
Sluttoppgjør ved dødsfall - ansatt
Ved melding om dødsfall av ansatt, skal tilgangen i lønnssystemet stoppes så snart som mulig. Fjerning av tilgang medfører også fjerning av vedkommendes personalopplysinger på web samt e-posttilgang.
Lønnen stoppes fra 1. etter dødsmåneden. Måneden etter kjøres det sluttoppgjør hvor tilgodehavende feriepenger og feriedager utbetales. Ved dødsbo sendes det automatisk melding til Statens Pensjonskasse som administrerer ordninger med ytelser ved dødsfall.