Konflikthåndtering

Konflikthåndtering

1. Konflikter bør tas opp på en åpen, ærlig og saklig måte med den eller de det gjelder. Man bør si sin mening, forklare hvordan man tenker og oppmuntre den eller de ansatte til å gjøre det samme. Kunnskap om hverandres synspunkter, resonnementer og observasjoner er viktig for at partene skal kunne forstå og respektere hverandres syn. Slik kunnskap er også viktig som grunnlag for å gjøre valg om man vil endre syn på saken eller holde fast på sitt syn, og som grunnlag for å bestemme hva man vil gjøre videre.
    
2. Det er HiØ sitt mål at konflikter i størst mulig grad håndteres i en tidlig fase og på lavest mulig nivå. Ansatte som opplever konflikter, bør tilstrebe å ta problemene opp med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for begge/alle parter. Når det ikke er mulig å finne løsninger på dette plan, og en eller flere av partene mener det er grunn til å forfølge saken videre, skal nærmeste leder med arbeidsgiveransvar involveres. Når en leder blir kjent med en konflikt, må vedkommende ta kontakt med de involverte parter for å gjøre seg kjent med sakens innhold. Leder bør ikke nøle med å søke bistand i saken, og bringe den videre til overordnet nivå dersom konflikten forsetter. Dersom leder selv er part i konflikten bringes saken direkte videre til overordnet nivå. Leder har ansvar for å iverksette og følge opp tiltak.
    
3. Enkelte saker preges av et ulikt styrkeforhold mellom partene. Når en arbeidstaker for eksempel opplever mobbing eller trakassering, kan det være vanskelig og noen ganger uheldig å ta opp problemene med den det gjelder alene. Det kan ofte være klokt å diskutere saken med en man stoler på før man avgjør hva man vil gjøre. Det er viktig at ledere vet hva de gjør i slike saker, og raskt søker hjelp når de er i tvil.

Hvor raskt den enkelte konflikt løses, avhenger av type konflikt, men det er av begge parters interesse at saken løses så raskt som mulig.

Roller i en konflikt

Den ansatte

Når det oppstår konflikter mellom ansatte ved HiØ, bør de som opplever konflikten tilstrebe å ta problemene opp med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for begge. I vanskelige situasjoner kan man rådføre seg med verneombud, tillitsvalgt, bedriftshelsetjenesten eller HR før man tar opp saken. Det anbefales at den ansatte ikke går alene til en slik samtale.

Nærmeste leder bør involveres med tanke på å finne en løsning.

Leder

En leder med arbeidsgiveransvar har plikt til å handle når vedkommende får kjennskap til konflikter som involverer ansatte ved sin enhet.

1. I første omgang må lederen gjøre seg kjent med sakens innhold ved å snakke med partene, enten ved individuelle samtaler eller felles møte. Dette bør skje så raskt som mulig, og så uformelt og direkte som situasjonen tillater. Leder kan imidlertid også få kjennskap til en konflikt uten at det er ønske om at lederen aktivt involverer seg i saken. Dette bør respekteres, men lederen bør holde seg orientert om sakens utvikling.
2. I mange saker vil man finne tilfredsstillende løsninger allerede i første samtale. I en del saker er det behov for flere samtaler med enkelte av partene, og/eller fellesmøter for å drøfte problemene og mulige tiltak.
3. Leder kan be en nøytral tredjepart om å ha samtaler med partene for å fremme dialog og løsninger. Tredjepart må være en person som begge/alle partene aksepterer og oppfatter som nøytral. Tredjepart kan være ansatt ved HiØ eller ekstern konsulent.
4. Partene har rett til å ta med seg en nøytral person eller en tillitsvalgt i møter, og skal informeres om det.
5. Verneombudet bør orienteres om saken.
6. Leder følger opp tiltak. Overordnede orienteres dersom konflikten fortsetter. Leder kan be om råd og veiledning eller om at saken behandles på høyere nivå. Dette er aktuelt dersom det vurderes som nødvendig å fatte beslutninger som ligger utenfor lederens myndighetsområde eller håndtering av saken ikke har hatt ønsket effekt. Lederen har likevel ansvar i saken og bør være med i det videre arbeid.
7. Dersom lederen som får kjennskap til en konflikt selv er part i konflikten, må overordnede orienteres direkte.
8. Skriftlig dokumentasjon underveis i prosessen kan i en del saker være viktig, men utøv skjønn. For tidlig formalisering kan skade en ellers ledig og god prosess.

Tillitsvalgt

Tillitsvalgt skal ivareta medlemmenes interesser og kan ha en aktiv rolle i konfliktsaker. De kan bidra til at konflikter håndteres i en tidlig fase. Tillitsvalgte oppgave er å assistere partene og sørge for at man finner løsninger som best mulig ivaretar både det felles arbeidsmiljøet og de involverte parter. Tillitsvalgte kan bidra med samtaler og råd til medlemmer som enkeltpersoner og bistå medlemmer i møter med ledelsen eller andre parter i saken. De kan også i noen tilfeller fungere som megler i konfliktsaker, fortrinnsvis når det er konflikt mellom egne medlemmer. Det forutsetter at partene oppfatter tillitsvalgt som ikke involvert i konflikten, eller har egne interesser i saken.
Det er viktig at tillitsvalgte avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.
Når en av partene i en konflikt er leder, kan tillitsvalgte som er bedt om å hjelpe ta kontakt med hovedtillitsvalgt for å rådføre seg om hvordan man bør ta saken opp. Seksjon for HR, HMS-ansvarlige eller bedriftshelsetjenesten kan også rådspørres.

Verneombud

Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet vil først og fremst ha en rolle i konfliktforebyggende arbeid, men bør være orientert om konfliktsaker. Dersom arbeidstakere henvender seg til verneombudet i konfliktsaker, skal vedkommende sørge for at saken blir håndtert. Verneombudet kan ha en aktiv rolle i dette arbeidet, men vanligvis først og fremst ha en tilsynsfunksjon. Det er viktig at verneombudet avklarer sin rolle i den enkelte med partene og andre involverte.

Når en av partene i en konflikt er leder, kan verneombudet rådføre seg med hovedverneombudet om hvordan saken skal håndteres. Seksjon for HR, HMS-ansvarlige eller bedriftshelsetjenesten kan også spørres om råd.

Seksjon for HR

Seksjon for HR kan ha en todelt funksjon i konfliktsaker. I saker som bringes helt opp til høgskolens toppledelse, vil Seksjon for HR vanligvis drive saksbehandling på vegne av høgskoledirektøren, og dermed utøve en arbeidsgiverfunksjon.

Seksjon for HR har imidlertid også en stabsfunksjon, og kan gi ulike former for bistand i konflikter. Seksjon for HR har kompetanse på lov- og avtaleverket samt generell kompetanse på konflikthåndtering. Seksjon for HR vil kunne gi råd om den formelle prosess når det er behov for administrative tiltak samt bistå med råd og megling. Det er likevel lederen som har ansvaret for at saksbehandlingen blir gjennomført.

Det er viktig at Seksjon for HR avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.

Bedriftshelsetjenesten

Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiveren eller arbeidstakeren med å overvåke arbeidsmiljøet og komme med forslag til forbedringer. De er sakkyndige og rådgivende innenfor forebyggende helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid. De har en fri og uavhengig stilling i forhold til arbeidsmiljøspørsmål i institusjonen.

Mer informasjon om Stamina Helse finner du her: staminahelse.no/

NAV/Arbeidslivssenteret

Det lokale NAV- kontoret har ansvar for å bistå med oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. NAV kan også gi informasjon om arbeidsgivers ansvar. Høgskolen i Østfold viderefører intensjonene om et inkluderende arbeidsliv og kan derfor benytte Arbeidslivssenterets ressurser. NAV kan bistå med veiledning og opplæring i å skape mer inkluderende arbeidsplasser. Se nav.no.

Arbeidstilsynet

Arbeidstilsynet kan gi informasjon og veiledning til alle parter i en konfliktsituasjon. Arbeidstilsynet fordeler ikke skyld og er heller ikke konfliktmeglere, men er pådrivere for at institusjonen skal iverksette nødvendige tiltak for å løse saken. Arbeidstilsynet har hovedfokus på forebyggende arbeid for å skape et godt arbeidsmiljø og gjennom det redusere fare for konflikter. Se arbeidstilsynet.no.

Konfliktrådet

Når konflikten ikke lar seg løse i institusjonen, kan saken bringes inn for konfliktrådet om partene er enige om det. Konfliktrådet hjelper partene til å finne løsninger. Se konflikraadet.no.

Godkjent av AMU 08.09.2017 - SAK 20/17
Rutinen revideres hvert 4. år.