AU1

Sakslisten for første AU-møte: AU1.

Sakslisten er under arbeid og endringer vil bli publisert så fort som mulig!

Møtedato: 7. august
Tid: 12:00-15:45

Vis tidsplan

Tid Saksnummer Sak
12:15-12:25 AU1-1 ORIENTERINGER:
  1. Studentleder
  2. N-UA
  3. N-LM
12:25-12:30 AU1-2 Dispensasjon for endring av fakultetsfarge
12:30-12:40 AU1-3 Utforming av sakslister AU-møter
12:40-13:00 AU1-4 Forventningsavklaringer for medlemmer i AU
13:00-13:10 AU1-5 Digicom - linjeforening
13:10-13:20 AU1-6 Planarbeid 2025 - Studentparlamentet
13:20-13:30 AU1-7 Opplæring i styremøter for vervsmedlemmer
13:30-13:45 PAUSE  
13:45-13:55 AU1-8 Rollebeskrivelse i Fadderstyret
13:55-14:05 AU1-9 FS burde hatt et møtesystem 
14:05-14:15 AU1-10 Bruk av høring: Bruke nettskjema for å senke terskelen. Alt på et sted. 
14:15-15:00 AU1-11 UKU snakker med AU
15:00-15:10 AU1-12 Tillitsvalgtopplæring og samarbeid med Utdanningskvalitetsutvalget
15:10-15:20 AU1-13 Fastsettelse av møtedatoer for SPiØ og AU, samt innkalling av rektor
15:20-15:25 AU1-14 Parlamentsseminar med kursholdere, rektor og andre aktører 
15:25-15:30 AU1-15 Kickoff-arrangement på Thon Hotel
15:30-15:35 AU1-16 Flere sosiale aktiviteter for Studentparlamentet
15:35-15:40 AU1-17 Skal AU ha kontortid eller bruke kontorene? 
15:40-15:45 AU1-18 Ønsker til administrativ ressurs

 

Vis sak AU1-1

ORIENTERINGER

  1. Studentleder
  2. N-UA
  3. N-LM

 

Vis sak AU1-2

Dispensasjon for endring av fakultetsfarge

Bakgrunn:
AU har mottatt en forespørsel fra ett studentråd om å endre fakultetsfargene som representerer sitt fakultet. 

Sak:
Det foreslås at SPiØ vurderer å gi dispensasjon for endring av fakultetsfargene. Dette innebærer at hvert fakultet vil få mulighet til å foreslå nye farger som bedre representerer deres identitet og profil. 

Vurdering:
Arbeidsutvalget har vurdert forespørselen og ser flere potensielle fordeler ved å endre fakultetsfargene:

  1. Økt engasjement blant studentene ved å involvere dem i beslutningsprosessen.
  2. Bedre representasjon av fakultetenes identiteter og verdier.

Samtidig må det tas hensyn til følgende utfordringer:

  1. Kostnader knyttet til rebranding og utskifting av materiell.
  2. Behovet for en koordinert overgangsperiode for å unngå forvirring og sikre kontinuitet i skolens visuelle profil.

Forslag til vedtak:

  1. SPiØ gir dispensasjon for endring av fakultetsfargene for Høgskolen i Østfolds fakulteter.
  2. Det settes ned en arbeidsgruppe bestående av representanter fra hvert fakultet, samt medlemmer fra AU, for å lede prosessen.
  3. Endelige forslag til nye fakultetsfarger skal presenteres for SPiØ for endelig godkjenning.

 

Vis sak AU1-3

Utforming av sakslister AU-møter

Bakgrunn:
Studentleder ønsker å innføre en standardisert mal for utforming av sakslister til Arbeidsutvalgetsmøter. Hensikten er å sikre en enhetlig struktur og tydelig kommunikasjon, som vil gjøre det enklere for alle medlemmer å forberede seg til møtene og følge sakene som behandles.

Sak:
Studentleder foreslår å bruke sakslister fra Studentparlamentet i Østfold som utgangspunkt for utformingen av sakslister til AU-møtene. SPiØ sine sakslister er velstrukturert og detaljert, noe som kan bidra til økt effektivitet og klarhet i AU-møtene.

Vurdering:
Innføring av en standardisert mal for sakslister vil:

  1. Forbedre møtets forberedelser og gjennomføring.
  2. Sikre at alle saker blir behandlet på en konsekvent og profesjonell måte.
  3. Gjøre det lettere for nye medlemmer å sette seg inn i sakene og følge møtets agenda.
  4. Bidra til bedre dokumentasjon og oppfølging av beslutninger.

Arbeidsutvalget ser dette som en positiv endring som kan styrke AU’s arbeidsprosesser og legge til rette for mer effektive møter.

Forslag til vedtak:

  1. Studentleder utarbeider en standard mal for sakslister til AU-møter basert på SPiØ sine sakslister.
  2. Den nye malen skal inkludere tydelige overskrifter, bakgrunnsinformasjon, saksframstilling, vurdering og forslag til vedtak for hver sak.
  3. Arbeidsutvalget tester den nye malen i tre påfølgende AU-møter og evaluerer effekten.
  4. Basert på evalueringen, kan det foretas justeringer for å sikre at malen dekker AU’s behov på en best mulig måte.
  5. Den endelige malen for sakslister vedtas og implementeres permanent fra og med august 2024.

 

Vis sak AU1-4

Forventningsavklaringer for medlemmer i AU

Bakgrunn:
For å sikre en tydelig forståelse av roller, ansvar og forventninger blant medlemmene i Arbeidsutvalget, foreslår studentleder å gjennomføre en forventningsavklaring. Dette er viktig for å etablere klare linjer for kommunikasjon og samarbeid, samt for å sikre at alle medlemmer har en felles forståelse av sine oppgaver og mål.

Sak: 
Studentleder foreslår å bruke eksisterende retningslinjer og instruksjoner for AU, som beskrevet i dokumentet "Instruks for Arbeidsutvalget i Studentparlamentet", som grunnlag for forventningsavklaringen. Dette inkluderer en gjennomgang av roller, ansvar, arbeidsoppgaver og tidshåndtering for hvert medlem i AU.

Vurdering:
En tydelig forventningsavklaring vil:

  1. Forbedre samarbeidet og kommunikasjonen i AU.
  2. Forebygge misforståelser og konflikter.
  3. Bidra til at alle medlemmer kjenner sine roller og ansvar, og dermed kan utføre sine oppgaver mer effektivt.
  4. Skape et bedre arbeidsmiljø og øke trivselen blant medlemmene i AU.

Forslag til diskusjon:

  1. Studentleder er ansvarlig for å lede forventningsavklaringen, og sørge for at alle medlemmer får mulighet til å diskutere og klargjøre sine forventninger.
  2. Det settes av tid til individuell oppfølging av hvert AU-medlem for å sikre at alle er komfortable med sine oppgaver og ansvar.
  3. Bør Arbeidsutvalget gjennomfører en forventningsavklaring ved starten av hvert semester?
  4. Forventningsavklaringen skal baseres på "Instruks for Arbeidsutvalget i Studentparlamentet" og inkluderer en detaljert gjennomgang av roller, ansvar og arbeidsoppgaver for hvert AU-medlem.
  5. Resultatet av forventningsavklaringen dokumenteres og distribueres til alle AU-medlemmer, slik at det kan refereres til gjennom semesteret.

 

Vis sak AU1-5

Digicom - linjeforening

Bakgrunn:
Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold har identifisert et behov for å forbedre den digitale tilstedeværelsen og kommunikasjonen. For å møte dette behovet foreslås det å opprette en ny linjeforening, DigiCom, som vil være dedikert til å produsere høykvalitets digitalt innhold for parlamentet. DigiCom vil bestå av studenter med ekspertise innen medie- og kommunikasjonsfeltet, og vil tilby tjenester som fotografering, tekstproduksjon og infografikk.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår at SPiØ vedtar å etablere linjeforeningen DigiCom, som skal støtte parlamentet med produksjon av digitalt innhold. Formålet er å sikre at parlamentets nettsider og andre digitale plattformer blir fylt med profesjonelle bilder, engasjerende tekster og visuelt tiltalende infografikker.

Detaljert plan for DigiCom:

Hva er DigiCom?

  • Fotografi: Profesjonelle bilder til arrangementer, portretter og dokumentasjon, nøye komponert for å reflektere parlamentets arbeid og verdier.
  • Tekstproduksjon: Klar og engasjerende tekst til artikler, pressemeldinger og blogginnlegg, inkludert språkvask og korrekturlesing for å sikre profesjonell kvalitet.
  • Infografikk: Skreddersydde infografikker som presenterer data på en forståelig og visuelt tiltalende måte, tilpasset parlamentets profil og behov.

Hvorfor opprette DigiCom?

  • Engasjement gjennom forening: Skaper en plattform hvor studenter kan utvikle ferdigheter og engasjere seg i praktiske prosjekter som gagner både dem og studentparlamentet.
  • Ekspertise: Studenter med spesialisert kunnskap innen media og kommunikasjon.
  • Kreativitet: Innovative løsninger som gjør innholdet engasjerende og unikt.
  • Kvalitet: Høy standard i alle leveranser med fokus på detaljer og nøyaktighet.

Bestillingsprosess:

  1. Kontakt: Parlamentet sender en forespørsel med beskrivelse av behov og ønsker.
  2. Møte: Et møte arrangeres for å diskutere prosjektet i detalj og fastsette en tidsplan.
  3. Produksjon: DigiCom-teamet starter arbeidet med jevnlige oppdateringer underveis.
  4. Levering: Ferdig innhold leveres i henhold til avtalt tidsplan og format.

Veien videre:

  • Opprettelse: Arbeidsutvalget jobber med å etablere DigiCom, inkludert rekruttering av medlemmer og utvikling av arbeidsrutiner.
  • Implementering: DigiCom begynner arbeidet med å produsere innhold for parlamentet, med en prøveperiode for å justere prosesser og sikre kvalitet.
  • Evaluering: Etter seks måneder evalueres DigiComs arbeid og effekt på parlamentets digitale tilstedeværelse, med mulighet for justeringer og forbedringer.

Forslag til vedtak:

  1. SPiØ vedtar at AU skal jobbe mot opprettelsen av linjeforeningen DigiCom.
  2. Arbeidsutvalget får mandat til å etablere DigiCom, herunder rekruttering av medlemmer og utvikling av nødvendige rutiner og prosesser.
  3. DigiCom skal begynne sin virksomhet fra vårsemesteret 2025, med en prøveperiode på seks måneder for å sikre optimal drift og kvalitet.

 

Vis sak AU1-6

Planarbeid 2025 - Studentparlamentet

Bakgrunn:
Høgskolen i Østfold har endret fristene og prosessene for budsjett- og aktivitetsplanlegging for 2025, som en del av en innsats for å effektivisere og tidlig i gangsette budsjettprosessen på grunn av stramme økonomiske rammer. Studentparlamentet ved HiØ må derfor tilpasse sine prosesser for å møte disse nye kravene. Dokumentet "Planarbeid 2025 - Studentparlamentet" (vedlagt) gir detaljerte retningslinjer for innsending av budsjettforslag og aktivitetsplan.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår at SPiØ skal vedta en plan for å jobbe aktivt med budsjett- og aktivitetsplanlegging for 2025 i henhold til de nye retningslinjene fra HiØ. Dette inkluderer å samle inn og forberede forslag fra studentråd, fadderstyret og andre relevante enheter innen de oppsatte fristene.

Detaljert planarbeid:

Budsjett:

  • Frist: Innspill til endringer utover ren indeksregulering må leveres innen 29. august 2024. Her vil det sendes ut en høring.
  • Innhold: Forslag til budsjett for 2025 for hele parlamentet, inkludert studentrådene og fadderordningen, må sendes innen 1. november 2024. Dette tas opp på første SPiØ-møte.
  • Ansvar: Arbeidsutvalget koordinerer innsamlingen av budsjettforslag fra alle enheter og sørger for at disse er klare innen fristene.

Aktivitetsplan:

  • Retningslinjer: Aktivitetsplanen skal være forankret i HiØs strategiske plan for 2023-2030 og bidra til å nå målene i Utviklingsavtalen med Kunnskapsdepartementet.
  • Strategiske temaer: Tiltak for 2025 skal defineres innenfor de seks strategiske temaene i HiØs strategiske plan.
  • Dialog: Ansvarlige for de strategiske temaene må ha dialog med fakulteter, enheter, institusjonelle utvalg og SPiØ om aktuelle tiltak.
  • Frist: Alle innspill til strategiske midler/finansiering må leveres innen 29. august 2024.

Strategiske midler/finansiering:

  • Kriterier: Forslag til finansiering av strategiske satsinger eller utviklingstiltak må bygge på risikovurderinger og være forankret i den strategiske planen eller utviklingsavtalen.
  • Prosess: Forslagene skal være tydelig forankret og prioritert innen enheten med et tilhørende budsjett.
  • Vurdering: Rektor vil vurdere forslagene opp mot behovet for midler til strategiske temaer og eventuelle andre formål.

Forslag til vedtak:

  1. SPiØ vedtar å følge retningslinjene for budsjett- og aktivitetsplanlegging for 2025 som beskrevet i dokumentet "Planarbeid 2025 - Studentparlamentet".
  2. Arbeidsutvalget får mandat til å samle inn budsjettforslag og forslag til strategiske midler fra studentrådene, fadderstyret og andre relevante enheter innen fristene.
  3. Arbeidsutvalget sørger for at all nødvendig dokumentasjon og forslag sendes inn elektronisk til HiØ innen de angitte fristene.

Vedlegg:

  • Dokument "Planarbeid 2025 - Studentparlamentet"

 

Vis sak AU1-7

Opplæring i styremøter for vervsmedlemmer

Bakgrunn:
For å sikre at medlemmer med verv i Studentparlamentet og tilknyttede organisasjoner er godt forberedt og effektive i sine roller, foreslås det å innføre en strukturert opplæring i styremøter. Mange vervsmedlemmer har rapportert om manglende forståelse for møteprosedyrer, saksgang og protokollføring, noe som kan hemme deres evne til å bidra effektivt i møter.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår å gjennomføre en obligatorisk opplæring i styremøter for alle vervsmedlemmer. Opplæringen skal dekke essensielle emner som møteprosedyrer, saksgang, protokollføring, og hvordan man bidrar effektivt i møter.

Detaljert opplæringsplan:

Innhold:

  1. Møteprosedyrer:
    • Grunnleggende møteprotokoll og struktur.
    • Roller og ansvar under møter (leder, referent, deltakere).
  2. Saksgang:
    • Hvordan saker meldes inn og behandles.
    • Tidsstyring og prioritering av saker.
  3. Protokollføring:
    • Nøyaktig og effektiv føring av møteprotokoller.
    • Hvordan dokumentere beslutninger og oppfølging.
  4. Effektiv deltakelse:
    • Hvordan forberede seg til møter.
    • Aktiv deltakelse og diskusjonsteknikker.

Metode:

  • Workshops: Interaktive workshops hvor medlemmene kan øve på møteprosedyrer og saksgang i simulerte møter.
  • Ressurser: Tilgang til digitale ressurser og maler for sakslister og møteprotokoller.
  • Mentoring: Erfarne medlemmer fungerer som mentorer for nye vervsmedlemmer, gir veiledning og støtte i de første møtene.

Tidspunkt:

  • Opplæringen gjennomføres ved starten av hvert semester.
  • Oppfølgingsworkshops og mentoring tilbys kontinuerlig gjennom semesteret.

Forslag til vedtak:

  1. SPiØ vedtar å gjennomføre opplæring i styremøter for alle vervsmedlemmer ved starten av hvert semester.
  2. Arbeidsutvalget får ansvar for å utvikle og gjennomføre opplæringsprogrammet, inkludert workshops, digitale ressurser og mentoring.
  3. Evaluering av opplæringsprogrammet gjennomføres etter hvert semester, med mulighet for justeringer og forbedringer basert på tilbakemeldinger fra deltakerne.

 

Vis sak AU1-8

Rollebeskrivelse i Fadderstyret

Bakgrunn:
Dagens rollebeskrivelser for medlemmene i Fadderstyret er svært korte og mangler detaljer om de spesifikke oppgavene og forventet tidsbruk. Dette har ført til uklarheter og varierende innsats blant medlemmene. For å forbedre effektiviteten og sikre at alle medlemmer har en klar forståelse av sine oppgaver, foreslås det å revidere rollebeskrivelsene med mer detaljerte oppgaver og forventninger til tidsbruk.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår å revidere rollebeskrivelsene for medlemmene i Fadderstyret for å inkludere:

  • Detaljerte oppgaver og ansvar for hver rolle.
  • Forventet tidsbruk, både i form av ukentlig engasjement og intensitet i ulike perioder av året.
  • Klare mål og forventninger til hvert medlem, slik at alle vet hva som kreves av dem.

Vurdering:
Oppdaterte og detaljerte rollebeskrivelser vil:

  1. Klargjøre forventningene til hvert medlem, noe som vil øke ansvarsfølelsen.
  2. Forbedre planlegging og fordeling av arbeidsoppgaver.
  3. Bidra til at Fadderstyret kan arbeide mer effektivt og koordinert.
  4. Sikre at nye medlemmer raskt kan sette seg inn i sine roller og ansvarsområder.

Forslag til vedtak:

  1. Arbeidsutvalget reviderer rollebeskrivelsene for alle medlemmene i Fadderstyret.
  2. De nye rollebeskrivelsene skal inkludere detaljerte oppgaver, ansvar og forventet tidsbruk.
  3. Rollebeskrivelsene skal også inneholde en oversikt over perioder med høyere intensitet og økt arbeidsmengde, slik som fadderukene.
  4. De reviderte rollebeskrivelsene presenteres for og godkjennes av Studentparlamentet innen utgangen av juni 2024, slik at de kan tas i bruk fra og med neste semester.

 

Vis sak AU1-9

FS burde hatt et møtesystem

Bakgrunn:
Fadderstyret har rapportert at mye av tiden deres går med til møter som mangler struktur og effektivitet. Dette påvirker deres evne til å planlegge og gjennomføre aktiviteter på en god måte. Det er derfor foreslått å innføre et møtesystem som inkluderer maler for sakslister og protokoller for å øke effektiviteten og sikre bedre dokumentasjon.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår å innføre et møtesystem for Fadderstyret som inkluderer:

  • Standardiserte maler for sakslister.
  • Standardiserte maler for møteprotokoller.
  • Retningslinjer for møtestruktur og tidsstyring.

Vurdering:
Et strukturert møtesystem vil:

  1. Forbedre effektiviteten i Fadderstyrets møter.
  2. Sikre at alle viktige saker blir behandlet på en grundig og konsistent måte.
  3. Øke gjennomsiktigheten og dokumentasjonen av beslutninger og tiltak.
  4. Gi nye medlemmer en klar ramme å forholde seg til, noe som letter overgangen og opplæringen.

Forslag til vedtak:

  1. Arbeidsutvalget utvikler standardiserte maler for sakslister og møteprotokoller for Fadderstyret.
  2. Det etableres retningslinjer for møtestruktur og tidsstyring som Fadderstyret skal følge.
  3. Fadderstyret testes møtesystemet i tre måneder og gir tilbakemelding til Arbeidsutvalget om eventuelle forbedringer.
  4. De endelige malene og retningslinjene godkjennes av Studentparlamentet innen utgangen av august 2024, slik at de kan implementeres fra høstsemesteret 2024.

 

Vis sak AU1-10

Bruk av høring: Bruke nettskjema for å senke terskelen. Alt på et sted.

Bakgrunn: For å gjøre det enklere for studentene ved Høgskolen i Østfold å komme med innspill og delta i høringer, foreslås det å innføre bruk av nettskjema. Dette vil senke terskelen for deltakelse ved å tilby en enkel og tilgjengelig plattform for innsending av høringsinnspill, noe som sikrer at alle studentstemmer blir hørt.

Sak: Arbeidsutvalget foreslår at SPiØ vedtar å implementere bruk av nettskjema for alle høringer. Dette vil innebære at alle høringer gjøres tilgjengelige via en enkel digital plattform hvor studentene kan sende inn sine innspill på en strukturert og lett tilgjengelig måte.

Detaljert plan for bruk av nettskjema:

Hva er nettskjema?

  • Nettskjema er en digital plattform hvor studenter kan sende inn høringsinnspill, svare på undersøkelser og delta i ulike former for feedback.
  • Plattformen gir mulighet til å strukturere innspillene slik at de er lett å håndtere og analysere for SPiØ.

Hvorfor bruke nettskjema?

  • Tilgjengelighet: Enkelt å bruke og tilgjengelig fra alle digitale enheter.
  • Effektivitet: Samler alle innspill på ett sted, noe som gjør det enklere å analysere og følge opp.
  • Inkludering: Senker terskelen for deltakelse og gjør det enklere for flere studenter å bidra med sine synspunkter.
  • Oversikt: Gir en tydelig oversikt over alle innspill og sikrer at ingenting blir oversett.

Implementering:

  1. Opprettelse av nettskjema: Arbeidsutvalget oppretter og tilpasser nettskjema for ulike høringer.
  2. Informasjon: Informere studentene om hvordan de kan bruke nettskjema gjennom e-post, sosiale medier og nettsider.
  3. Tilgjengeliggjøring: Nettskjema gjøres tilgjengelig på SPiØs nettsider med klare instruksjoner for innsending av innspill.
  4. Oppfølging: Systematisk gjennomgang av innkomne innspill og tilbakemelding til studentene om hvordan deres innspill blir brukt.

Forslag til vedtak:

  1. SPiØ vedtar å bruke nettskjema for alle høringer fra og med høstsemesteret 2024.
  2. Arbeidsutvalget får ansvar for å opprette, tilpasse og administrere nettskjema for hver høring.
  3. Arbeidsutvalget skal sørge for at informasjon om hvordan man bruker nettskjemaet spres til alle studenter.
  4. Evaluering av bruken av nettskjema gjennomføres etter første semester, med mulighet for justeringer og forbedringer basert på tilbakemeldinger fra studentene.

 

Vis sak AU1-11

UKU snakker med AU

Bakgrunn:
Utdanningskvalitetsutvalget ved Høgskolen i Østfold har besluttet å møte Arbeidsutvalget for å diskutere aktuelle saker og samarbeidsområder. Formålet med besøket er å fremme dialog, utveksle synspunkter og styrke samarbeidet mellom utvalget og studentrepresentantene for å forbedre utdanningskvaliteten ved HiØ.

Sak:
Arbeidsutvalget skal forberede seg på besøket fra Utdanningskvalitetsutvalget ved å identifisere nøkkelområder for diskusjon og forberede relevante spørsmål og innspill. Besøket gir en viktig mulighet for AU å fremme studentenes perspektiver og påvirke beslutninger som angår utdanningskvaliteten ved HiØ.

 

Vis sak AU1-12

Tillitsvalgtopplæring og samarbeid med Utdanningskvalitetsutvalget

Bakgrunn:
Det er behov for å forbedre og styrke opplæringen av tillitsvalgte ved Høgskolen i Østfold. En god opplæring er essensiell for at tillitsvalgte skal kunne utføre sine roller effektivt og bidra til et godt læringsmiljø. Det har også blitt uttrykt ønsker om å inkludere Utdanningskvalitetsutvalget i denne opplæringen for å sikre at viktige temaer innen utdanningskvalitet blir grundig dekket.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår at det snarest settes en dato for gjennomføring av tillitsvalgtopplæring, og at UKU inviteres til å delta og bidra med innhold relatert til utdanningskvalitet. Dette vil sikre en helhetlig og omfattende opplæring som dekker både praktiske og kvalitetsrelaterte aspekter av tillitsvervet.

Detaljert plan for tillitsvalgtopplæring:

Målsettinger:

  • Gi tillitsvalgte en grundig innføring i deres roller og ansvar.
  • Styrke forståelsen av viktige temaer innen utdanningskvalitet.
  • Skape en plattform for samarbeid mellom tillitsvalgte og UKU.

Innhold:

  1. Introduksjon til tillitsvervet:
    • Roller og ansvar som tillitsvalgt.
    • Grunnleggende møteprosedyrer og saksgang.
  2. Utdanningskvalitet:
    • Presentasjon fra UKU om kvalitetsarbeid ved HiØ.
    • Diskusjon om hvordan tillitsvalgte kan bidra til å forbedre utdanningskvaliteten.
  3. Praktiske øvelser:
    • Simulering av møter og saksbehandling.
    • Case-studier og gruppeoppgaver.
  4. Verktøy og ressurser:
    • Introduksjon til relevante digitale verktøy og plattformer.
    • Tilgang til ressurser og maler for effektiv møteledelse og protokollføring.

Tidspunkt og sted:

  • Dato: Settes snarest mulig i samråd med alle involverte parter.
  • Sted: En egnet plass på HiØs campus som er tilgjengelig for alle deltakere.

Oppfølging:

  • Evaluering: Opplæringen evalueres etter gjennomføring for å identifisere forbedringsmuligheter.
  • Mentoring: Erfarne tillitsvalgte og medlemmer av AU fungerer som mentorer for nye tillitsvalgte, og tilbyr veiledning og støtte.

Forslag til vedtak:

  1. AU vedtar å gjennomføre en tillitsvalgtopplæring med deltagelse fra UKU.
  2. Arbeidsutvalget får ansvar for å sette dato for opplæringen snarest mulig og koordinere planleggingen og gjennomføringen.
  3. UKU inviteres til å delta i opplæringen og bidra med relevant innhold om utdanningskvalitet.
  4. Arbeidsutvalget skal evaluere opplæringen og sørge for at nødvendige justeringer gjøres basert på tilbakemeldinger.

 

Vis sak AU1-13

Fastsettelse av møtedatoer for SPiØ og AU, samt innkalling av rektor

Bakgrunn:
For å sikre god planlegging og koordinering av Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold (SPiØ) sine aktiviteter, er det nødvendig å fastsette møtedatoer for hele året. Dette inkluderer datoer for SPiØ-møter og Arbeidsutvalgets (AU) møter. Det er også viktig å sørge for at rektor innkalles til relevante møter, med placeholder-innkallinger for fleksibilitet.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår å sette opp faste møtedatoer for SPiØ og AU for studieåret 2024/2025. I tillegg foreslås det å sende placeholder-innkallinger til rektor for utvalgte SPiØ-møter, slik at rektor kan delta og bidra til viktige diskusjoner.

Detaljert plan for møtedatoer og innkallinger:

Fastsettelse av møtedatoer:

  1. SPiØ-møter:
    • Møtedatoer settes for hele studieåret 2024.
    • Forslag til datoer:
      • 19. September
      • 17. Oktoboer
      • 21. November
      • 19. Desember
  2. AU-møter
    • Forslag til datoer:
      • 29. August
      • 11. September 
      • 2. Oktober
      • 6. November
      • 19. Desember

Innkalling av rektor:

  1. Placeholder-innkallinger sendes til rektor for de månedlige SPiØ-møtene.
  2. Rektor inviteres spesielt til møtene hvor viktige strategiske diskusjoner og beslutninger skal tas.
  3. Arbeidsutvalget koordinerer med rektor for å sikre tilstedeværelse på de mest relevante møtene.

 

Vis sak AU1-14

Parlamentsseminar med kursholdere, rektor og andre aktører 

Bakgrunn:
For å styrke kompetansen og samarbeidet i Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold (SPiØ), foreslås det å arrangere et parlamentsseminar. Seminaret vil inkludere kursholdere, rektor og andre relevante aktører, og vil fokusere på opplæring, inspirasjon og nettverksbygging. Dette vil gi medlemmene av SPiØ verdifulle verktøy og kunnskap til å utføre sine roller effektivt og bidra til et godt studentmiljø.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår å arrangere et parlamentsseminar i løpet av høstsemesteret 2024. Seminaret skal inkludere ulike sesjoner med kursholdere, presentasjoner fra rektor og andre aktører, samt workshops og diskusjoner.

Detaljert plan for parlamentsseminaret:

Målsettinger:

  • Styrke kompetansen til medlemmene av SPiØ.
  • Skape et forum for inspirasjon og idéutveksling.
  • Bygge nettverk og styrke samarbeidet mellom studentrepresentanter og høgskolens ledelse.

Innhold:

  1. Åpningssesjon:
    • Velkomst og introduksjon ved studentleder.
    • Presentasjon av seminarets mål og agenda.
  2. Innlegg fra rektor:
    • Rektor holder en presentasjon om høgskolens strategiske planer og visjoner.
    • Diskusjon om samarbeid mellom studentparlamentet og høgskolens ledelse.
  3. Kursholdere:
    • Inviterte eksperter holder kurs i relevante temaer som møteledelse, kommunikasjon, og teamarbeid.
    • Praktiske øvelser og case-studier.
  4. Workshops:
    • Interaktive workshops hvor medlemmene kan jobbe med spesifikke utfordringer og prosjekter.
    • Diskusjon og idéutveksling.
  5. Paneldiskusjoner:
    • Paneldiskusjoner med deltakelse fra ulike aktører innen utdanning, studentpolitikk og arbeidsliv.
    • Mulighet for spørsmål og svar.
  6. Nettverksbygging:
    • Sosiale aktiviteter og måltider for å fremme nettverksbygging og samarbeid.

Tidspunkt og sted:

  • Dato: Seminaret arrangeres i løpet av høstsemesteret 2024. Den eksakte datoen fastsettes snarest mulig.
  • Sted: En egnet plass på HiØs campus eller et annet passende sted som gir rom for både formelle og uformelle aktiviteter.

Oppfølging:

  • Evaluering: Seminaret evalueres etter gjennomføring for å identifisere forbedringsmuligheter.
  • Dokumentasjon: Notater og presentasjoner fra seminaret gjøres tilgjengelig for alle deltakere.

Forslag til vedtak:

  1. SPiØ vedtar å arrangere et parlamentsseminar i løpet av høstsemesteret 2024.
  2. Arbeidsutvalget får ansvar for å planlegge og gjennomføre seminaret, inkludert å invitere kursholdere, rektor og andre relevante aktører.
  3. Arbeidsutvalget sørger for at seminaret evalueres og at lærdom fra seminaret dokumenteres og deles med alle deltakere.

 

Vis sak AU1-15

Kickoff-arrangement på Thon Hotel

Bakgrunn: For å styrke samholdet og samarbeidet blant medlemmer av Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold (SPiØ), foreslås det å arrangere et kickoff-arrangement på Thon Hotel. Dette kickoffet vil gi medlemmene mulighet til å møte sine motroller, utveksle erfaringer og starte studieåret med et positivt og energisk utgangspunkt.

Sak: Arbeidsutvalget foreslår å arrangere et kickoff på Thon Hotel, hvor medlemmene av SPiØ kan møte sine motroller og delta i aktiviteter som fremmer samarbeid og nettverksbygging.

Detaljert plan for kickoff:

Målsettinger:

  • Styrke samholdet blant medlemmene av SPiØ.
  • Fremme samarbeid og nettverksbygging med motroller.
  • Skape en positiv og energisk start på studieåret.

Innhold:

  1. Velkomst og introduksjon:
    • Åpningsord fra studentleder.
    • Presentasjon av agenda og mål for kickoffet.
  2. Møte med motroller:
    • Organisert møte mellom medlemmene av SPiØ og deres respektive motroller.
    • Diskusjon om forventninger, samarbeidsområder og felles mål.
  3. Team-building aktiviteter:
    • Interaktive aktiviteter og spill som fremmer samarbeid og samhold.
    • Workshops og gruppearbeid for å løse oppgaver sammen.
  4. Faglige innlegg:
    • Korte innlegg og presentasjoner om relevante temaer innen studentpolitikk og samarbeid.
  5. Sosiale aktiviteter:
    • Middag og sosiale arrangementer for å bygge relasjoner i en uformell setting.

Tidspunkt og sted:

  • Dato: Kickoffet arrangeres tidlig i høstsemesteret 2024. Den eksakte datoen fastsettes snarest mulig.
  • Sted: Thon Hotel, som tilbyr passende fasiliteter for både formelle og uformelle aktiviteter.

Oppfølging:

  • Evaluering: Arrangementet evalueres etter gjennomføring for å identifisere forbedringsmuligheter.
  • Dokumentasjon: Erfaringer og innspill fra kickoffet dokumenteres og deles med alle deltakere.

Forslag til vedtak:

  1. SPiØ vedtar å arrangere et kickoff på Thon Hotel tidlig i høstsemesteret 2024.
  2. Arbeidsutvalget får ansvar for å planlegge og gjennomføre kickoffet, inkludert å koordinere møter med motroller og organisere aktiviteter.
  3. Arbeidsutvalget sørger for at arrangementet evalueres og at erfaringene dokumenteres og deles med alle deltakere.

 

Vis sak AU1-16

Flere sosiale aktiviteter for Studentparlamentet

Bakgrunn: For å styrke samholdet og trivselen blant medlemmene av Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold (SPiØ), er det viktig å arrangere flere sosiale aktiviteter gjennom året. I tillegg til de eksisterende sommeravslutningene og julebordene, foreslås det å arrangere flere sosiale sammenkomster som kan bidra til et bedre arbeidsmiljø og økt engasjement.

Sak: Arbeidsutvalget foreslår å utvide de sosiale aktivitetene for Studentparlamentet utover sommeravslutning og julebord, ved å inkludere flere arrangementer spredt utover året. Dette vil gi medlemmene flere muligheter til å bli kjent med hverandre i en uformell setting og styrke fellesskapet.

Detaljert plan for sosiale aktiviteter:

Målsettinger:

  • Skape et sterkt og inkluderende fellesskap blant medlemmene.
  • Øke trivselen og motivasjonen ved å ha flere sosiale møteplasser.
  • Styrke samarbeidet gjennom uformelle aktiviteter.

Foreslåtte aktiviteter:

  1. Høsttur:
    • En dagstur eller helgetur i naturen, med aktiviteter som fotturer, grilling og lagspill.
  2. Film- eller spillkvelder:
    • Regelmessige kvelder hvor medlemmene kan samles for å se film eller spille brettspill/videospill.
  3. Kulturelle arrangementer:
    • Besøk på teater, konserter eller andre kulturelle arrangementer i nærområdet.
  4. Workshop og kreativ kveld:
    • Kreative kvelder med aktiviteter som maling, håndverk eller matlagingskurs.
  5. Sport og fysisk aktivitet:
    • Organisering av felles treninger, sportsturneringer eller deltakelse i lokale sportsarrangementer.

Tidspunkt og sted:

  • Aktivitetene spres utover hele studieåret, med minst én sosial aktivitet hver måned.
  • Stedene for aktivitetene varierer for å inkludere både innendørs og utendørs lokasjoner.

Oppfølging:

  • Evaluering: Hver aktivitet evalueres for å identifisere hva som fungerer godt og hva som kan forbedres.
  • Dokumentasjon: Erfaringer fra aktivitetene dokumenteres og deles med alle medlemmer.

Forslag til vedtak:

  1. SPiØ vedtar å arrangere flere sosiale aktiviteter for Studentparlamentet utover sommeravslutning og julebord.
  2. Arbeidsutvalget får ansvar for å planlegge og gjennomføre disse aktivitetene, inkludert å variere typen aktiviteter for å inkludere alle interesser.
  3. Arbeidsutvalget sørger for at aktivitetene evalueres og at erfaringene dokumenteres og deles med alle medlemmer.

 

Vis sak AU1-17

Skal AU ha kontortid eller bruke kontorene?

Bakgrunn:
For å kunne utføre arbeidet sitt på en effektiv måte, trenger Arbeidsutvalget (AU) et ordentlig sted å sitte og jobbe. Det er positivt at studentrådene bruker kontorene så mye som de gjør. I henhold til instruksene skal AU være tilgjengelige på begge campus; ukentlig for studentlederen og månedlig for nestlederne. 

AU foreslår to forskjellige måter å organisere dette på: 

Alternativ 1: Kontortid (i likhet med råd) 

  • AU vil være tilgjengelige i 4 timer ukentlig/månedlig på hvert campus på en fast dag. 

Alternativ 2: AU jobber fra kontorene 

  • AU vil jobbe fra kontorene i arbeidstiden, med unntak av møter. Forutsetningen for dette er at vi har et sted å jobbe fra. 

  • Vi forstår at rådene også trenger plass, og oppfordrer derfor til at vi sammen finner en tidsfordeling som fungerer for alle. 

Forslag til diskusjon: 

  • Hvilket alternativ mener studentparlamentet er best for å sikre både AU og rådene et godt arbeidsmiljø? 

  • Hvordan kan vi koordinere bruk av kontorene for å unngå konflikter? 

  • Hvordan kan vi organisere tidsfordelingen på en måte som gir alle parter nødvendig tilgang til kontorene? 

  • Bør vi innføre en prøveperiode for å teste ut en av løsningene før vi gjør en endelig beslutning? 

  • Bør vi sette opp en fast tidsplan som sikrer at alle får tilstrekkelig tid på kontoret? 

 

Forslag til vedtak: 

  1. Valg av alternativ: Studentparlamentet i Østfold vedtar at Arbeidsutvalget (AU) skal følge Alternativ [1/2] for bruk av kontorene. 

  • Alternativ 1: AU vil være tilgjengelige i 4 timer ukentlig/månedlig på hvert campus på en fast dag. 

  • Alternativ 2: AU vil jobbe fra kontorene i arbeidstiden, med unntak av møter, forutsatt at det finnes et sted å jobbe fra. 

  1. Koordinering av kontorbruk: Studentparlamentet pålegger AU og studentrådene å samarbeide om å utarbeide en tidsfordeling som sikrer at alle parter har tilstrekkelig tilgang til kontorene. 

  1. Evaluering og prøveperiode: Studentparlamentet vedtar å innføre en prøveperiode på 3 måneder for den valgte løsningen. I løpet av denne perioden skal det samles inn tilbakemeldinger fra både AU og studentrådene. 

  1. Fast tidsplan: Basert på tilbakemeldinger fra prøveperioden, skal det utarbeides en fast tidsplan som sikrer at både AU og studentrådene får tilstrekkelig tid på kontorene. 

 

Dette vedtaket gir en klar retning for hvordan AU og studentrådene kan bruke kontorene, samtidig som det sikrer en fleksibel tilnærming med mulighet for justeringer basert på tilbakemeldinger. 

 

Vis sak AU1-18

Ønsker til administrativ ressurs

Bakgrunn:
For å sikre effektiv drift og kontinuitet i Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold, er det behov for en dedikert administrativ ressurs som kan avlaste Arbeidsutvalget. Denne ressursen skal bidra til administrativ støtte ved å håndtere innkallinger, skrive sakslister og sikre historisk kontinuitet. For at dette skal kunne utføres på en mest mulig effektiv måte, har vi følgende ønsker til prioritering av følgende oppgaver.

Sak:
Arbeidsutvalget foreslår nøkkeloppgaver som innkalling til møter, skriving av sakslister til SPiØ-møter, og vedlikehold av en historiebok for SPiØ.

Detaljert plan for administrativ ressurs:

Ansvarsområder:

  1. Innkalling til møter:
    • Den administrative ressursen skal håndtere innkallinger til møter med AU.
    • Sikre at alle relevante dokumenter og informasjon sendes ut i god tid før møtene.
  2. Skrive sakslister:
    • Utarbeide og skrive sakslister til SPiØ-møter i samarbeid med AU.
    • Sørge for at sakslister er detaljerte og tilgjengelige for alle medlemmer i god tid før møtene.
  3. Kontinuitet:
    • Fungere som en kontinuitetsbærer for SPiØ ved å dokumentere prosesser og beslutninger.
    • Bidra til en jevn overgang mellom ulike AU-medlemmer og sikre at viktig informasjon bevares og overleveres.
  4. Historiebok:
    • Opprette og vedlikeholde en historiebok for SPiØ, som dokumenterer viktige hendelser, beslutninger og aktiviteter.
    • Sikre at historien og erfaringene til SPiØ bevares for fremtidige medlemmer.

 

 

Kontaktperson

Ta gjerne kontakt dersom du har spørsmål om sakslisten, eller hvis du ønsker at Arbeidsutvalget skal diskutere en sak.

Studentleder: Martin Arthur Andersen - studentleder@hiof.no

Publisert 25. juni 2024 12:45 - Sist endret 4. juli 2024 12:31
Del på e-post