Evalueringsgruppen skal være en gruppe på minst to kvalifiserte personer som er oppnevnt av programutvalget.
Midtveisevalueringen er forankret i høgskolens ph.d.-forskrift.
§ 11-2.Midtveisevaluering
(1) En midtveisevaluering av doktorgradsarbeidet bør normalt finne sted i tredje eller fjerde semester. Fakultetet fastsetter retningslinjer for innholdet og formen på midtveisevalueringen.
(2) Kandidaten skal presentere sitt arbeid og bli evaluert av en gruppe på minst to personer som er oppnevnt av programutvalget. Evalueringsgruppen skal ta stilling til doktorgradsarbeidets faglige status og fremdrift, og skal gi tilbakemelding til både kandidaten, veilederen og programutvalg.
(3) Dersom evalueringsgruppen rapporterer om vesentlige svakheter ved forskningsarbeidet, skal det iverksettes tiltak for å korrigere situasjonen.
Gjennomføring av midtveisevaluering
Kandidaten forbereder materiale for innsending til evalueringsgruppa senest tre uker før evalueringen finner sted. Materialet bør være innholdet i avhandlingen så langt, som for eksempel:
- ferdigstilte avsnitt/artikkelutkast som gir innsikt i prosjektet.
- disposisjoner for ferdigstillelse av gjenstående artikler/kapitler/avsnitt.
- notat med oversikt over annen aktuell aktivitet i perioden eller andre vesentlige opplysninger.
- forslag til fremdriftsplan for resten av stipendiatperioden frem til endelig resultat.
Evalueringsgruppa leser gjennom innsendt materiale i forkant av at det avholdes et delvis åpent midtveisseminar. Seminaret består av en åpen (for alle fremmøtte) og en lukket del (for kandidat, veiledere og evalueringsgruppe). Det settes av mellom to og tre timer for hele seminaret.
Under den åpne delen av seminaret:
- Kandidaten gjør kort rede for status for prosjektet.
- Evalueringsgruppa gir sine kommentarer.
- Det gjennomføres en faglig diskusjon hvor alle deltakerne i evalueringen kan komme med bidrag. Seminaret kan åpne for diskusjon med alle fremmøtte, interne som eksterne, dersom dette er ønskelig.
Under den lukkede delen av seminaret:
I etterkant av presentasjon og diskusjon, settes det av litt tid for at kandidaten kan diskutere med evalueringsgruppa uten veilederne til stede og for at veilederne kan diskutere med evalueringsgruppa uten kandidaten til stede.
Seminaret avsluttes med en gjennomgang av framdriftsplanen med alle deltakerne til stede (uten andre fremmøtte som ikke er del av evalueringsgruppe eller veilederteam).
Evalueringsgruppa skriver underveis i seminaret et kort referat på engelsk tilsvarende ca. en halv side. Referatet skal sendes til ph.d.-rådgiver, som videreformidler det til kandidaten, veiledere, programutvalget samt prodekan for forskning, samt arkiverer det i kandidatens mappe for ph.d.-utdanning i P360 (arkivsystem).
Dersom evalueringsgruppa finner vesentlige svakheter ved forskningsarbeidet, skal det iverksettes tiltak for å korrigere situasjonen. Tiltak iverksettes av veileder i samarbeid med fagansvarlig for doktorgradsutdanningene og evt. programutvalget.