Bakgrunn
Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning (Unit) har over en lengre periode jobbet for å digitalisere vitnemål og kursbevis i UH-sektoren, der det blant annet har vært nedsatt en nasjonal arbeidsgruppe bestående av representanter fra sektoren.
FS-brukerforum hadde i mars 2021 en presentasjon av dette arbeidet, og i april ble det holdt et webinar om innføring av, og hvordan komme i gang med, digitale vitnemål.
Det har vært stor interesse for Units arbeid i Avdeling for studieadministrasjon, og i henhold til mandatet for SAG mener gruppen det er viktig at HiØ har en proaktiv rolle i sektorens arbeid med digitalisering av vitnemål, og at digitale vitnemål tas i bruk ved høgskolen så raskt som mulig.
På bakgrunn av dette ble det tatt initiativ til å vurdere hvorvidt det ville være praktisk mulig å gjennomføre en digitalisering av vitnemål ved Høgskolen i Østfold fra våren 2021, der det i første omgang testes ut på noen utvalgte studieprogram ved utskriving av vitnemål i juni 2021 og deretter implementeres i fullskala våren 2022. SAG mener at en trinnvis digitalisering av vitnemål for høgskolens studietilbud både er hensiktsmessig og praktisk gjennomførbart, men forutsetter god informasjon til alle involverte aktører.
SAG opprettet i april 2021 en ad-hoc-gruppe bestående av Annette Øyen (FS-stab), Cathrine Nelson (Seksjon for eksamen) og Marianne Pedersen (HiØ VIDERE). Ad-hoc-gruppen mente det var aktuelt for HiØ å utstede digitale vitnemål våren 2021 og foreslo å teste ordningen på kandidater som fullfører et bachelorprogram ved Avdeling for informasjonsteknologi i juni 2021. I tillegg anbefalte gruppen å utstede digitale karakterutskrifter for alle ikke-kvalifikasjonsgivende studier som årsenheter, 30 stp enheter og for studier ved HiØ VIDERE. For øvrige studieprogrammer vil det våren 2021 utstedes ordinære vitnemål på papir, men målet er å digitalisere all vitnemålsproduksjon ved HiØ innen våren 2022.
SAG understreker at dersom vitnemål og karakterutskrifter skal digitaliseres allerede i juni 2021 vil det være viktig at Seksjon for eksamen gir god informasjon til de studentgruppene dette gjelder i forkant. Informasjon kan gis i Canvas, på e-post og det bør legges ut informasjon på høgskolens nettside: https://www.hiof.no/studier/eksamen/vitnemal-og-karakterutskrift/
I tillegg har studiedirektør ansvar for å informere høgskolens faglige ledelse, og spesielt aktuelle studieledere og dekaner i forkant, slik at de er kjent med dette før perioden for utstedelse av vitnemål (fra medio juni).
Utenom praktisk informasjon fra Seksjon for eksamen er det mulig at studenten kan få en e-post med hilsen fra dekan når vitnemålet er ferdig produsert og med informasjon om hvor de finner det digitale vitnemålet.
Hjemmel
Det er ingen formelle hindringer for digitalisering av vitnemål, verken i UH-loven eller i høgskolens egen forskrift. På sikt bør imidlertid ordlyden knyttet til vitnemål i Forskrift om eksamen, studierett og grader ved Høgskolen i Østfold gjennomgås, spesielt kapittel 11. Vitnemål, Diploma Supplement og karakterutskrift. Overgang til digitale vitnemål krever heller ingen vesentlig endring i interne arbeidsprosesser knyttet til utstedelse av vitnemål i Seksjon for eksamen. Det er også mulig å benytte veiledere som er utarbeidet til formålet ved UiO.
Effekter av tiltaket
Ved å innføre digitale vitnemål ønsker man å oppnå følgende effekter for HiØ:
- Tiltaket er ressursbesparende for institusjonen ved at man ikke skriver ut på papir (vitnemål + diploma supplement inneholder minimum 8 ark per student).
- Tiltaket er ressursbesparende for institusjonen ved at man slipper utgifter til porto.
- Tiltaket er tidsbesparende for saksbehandler ved at man slipper å sende vitnemål til signatur til dekan og tiden det tar før saksbehandler får dette ferdig signert i retur og oversendt til kandidaten.
- Tiltaket er tidsbesparende for saksbehandler ved at man slipper å sortere vitnemål, legge papirene i mapper og tilslutt legge papirene i riktig konvolutt. Man unngår også faren for å feilsortering.
For kandidatene selv, utdanningsinstitusjoner der våre kandidater søker opptak til videre studier og for våre kandidaters fremtidige arbeidsgivere er det åpenbare fordeler ved å ha dokumentasjonen tilgjengelig digitalt og verifisert.
Ulemper
- En hake ved å digitalisere vitnemål allerede våren 2021 er at Vitnemålsportalen foreløpig ikke er klar for digitale vitnemål, men Unit har antydet at det skal være klart sommer 2021.
- Det vil fremdeles være studenter som vil trenge vitnemål og DS på papir, f.eks ved bruk ved utenlandske institusjoner, og de aktuelle studentene kan henvende seg til HiØ for å få utstedt papirvitnemål i tillegg til digitalt vitnemål.