1. Hva er bakgrunnen for prosjektet?
Organisasjonsutviklingsprosjektet er en oppfølging av tidligere arbeid med ny administrativ organisering, hvor det ble identifisert flere problemområder knyttet til kommunikasjon, informasjonsflyt, rolle- og ansvarsklarhet og samhandling – både internt i administrasjonen, men også mellom administrative og faglige enheter på flere nivåer. Prosjektet skal jobbe for å finne gode løsninger på disse utfordringene.
2. Hvor lenge varer prosjektet?
Prosjektet startet tidlig i 2024, og vil pågå fram mot sommeren 2025. Arbeidspakkene jobber kontinuerlig med aktiviteter og leveranser gjennom hele prosjektperioden. Ved prosjektslutt vil leveranser og oppgaver med lengre tidsperspektiv overføres til organisasjonen for oppfølging og videre arbeid.
3. Hva er bakgrunnen for de fire arbeidspakkene i prosjektet?
Gjennom å se på evalueringen av administrativ organisering i 2022 og arbeidet med ny administrativ organisering i 2023, har prosjektet identifisert fire hovedutfordringer og definert disse som viktige arbeidspakker i prosjektet. Arbeidspakkene er:
#1 Kommunikasjon: God kommunikasjon og informasjonsflyt – både innad i seksjoner/avdelinger, mellom seksjoner/avdelinger, mellom ulike nivåer, og mellom administrative og faglige enheter på alle nivåer
#2 Roller og ansvar: Tydelige ansvarsforhold og roller – alle vet hva de skal gjøre og hvem som gjør hva
#3 Organisasjonskultur: Sunn organisasjonskultur – ett HiØ med kontinuerlig utvikling, likhet på tvers av studiesteder, samarbeid på tvers, respekt og tillit som gjeldende verdier
#4 Administrative leveranser og team på tvers: Administrativ støtte og helhetlige leveranser – gjennom tverrfaglige team som jobber på tvers av administrasjonsorganisering og inn mot faglige enheter
4. Hva betyr det at prosjektet er «institusjonelt»?
Selv om bakgrunnen for prosjektet stammer fra arbeidet med administrativ organisering, er problemstillingene i stor grad institusjonelle. Deler av prosjektet tar for seg administrative oppgaver og leveranser, men alle arbeidspakkene berører både administrativ og faglig side.
5. Hvordan er arbeidsgruppene satt sammen?
De fire arbeidspakkene har hver sin arbeidspakkeleder (prosessleder) og en dedikert arbeidsgruppe. På grunn av kapasitetshensyn er arbeidsgruppene i hovedsak satt sammen av administrative ressurser. Deltakerne skal jobbe aktivt inn i arbeidsgruppen, og må bruke en del tid til dette. Alle avdelingene og en rekke seksjoner er representert.
6. Hvilken funksjon har «ressursgruppen»?
Ressursgruppen skal sikre bred forankring og medvirkning i prosjektet. I ressursgruppen skal både tillitsvalgtapparatet, ledelse og faglige enheter være bredt representert. Ressursgruppen skal være en sparringspartner til prosjektgruppen, og bidra med både kritiske og kreative innspill til arbeidet.
7. Hvordan kommuniserer prosjektet?
Hovedkanalene for prosjektets kommunikasjon er gjennom nettsiden og formelle lederlinjer. Høgskolen jobber med å lansere et institusjonelt nyhetsbrev, hvor informasjon om prosjektet også vil bli delt. Ellers kan du spørre en av deltakerne i prosjektgruppen eller en av arbeidsgruppene, eller lederen din.
8. Hvordan blir «jeg» involvert?
Ansatte som ikke er deltakere i arbeidsgruppene eller ressursgruppen, vil bli involvert i ulike aktiviteter i prosjektet og arbeidspakkene gjennom blant annet workshops, spørreundersøkelser og intervjuer. Du har også mulighet til å gi innspill eller stille spørsmål til prosjektet gjennom denne lenken: https://forms.office.com/e/29Z2ZF8ay4
9. Hvor mye ressurser er satt av til pakke 3? Idealene om forskningens frihet, akademisk frihet og demokrati vil ganske sikkert påvirke oppfatningen av organisasjonskulturen - er slike idealer en del av vurderingen? Er det publisert noe fra arbeidspakken i 2024?
Ressursmessig er det satt av et begrenset antall ressurser i arbeidsgruppen, men hele organisasjonen vil involveres i prosjektet gjennom ulike aktiviteter og gjennom en institusjonell ressursgruppe.
Arbeidspakken bruker metodikken og verktøyene fra Cameron & Quinns "Competing Values Framework (CVF)" og deres datainnsamlingsverktøy "Organisational Culture Assessment Instrument (OCAI)". Arbeidspakkens hovedambisjon er å undersøke hvilke kulturelle trekk som kjennetegner HiØ i dag, beskrive ønskede felles kulturtrekk og definere hva som er “sunn” organisasjonskultur for HiØ.
Som resten av prosjektet vil arbeidspakke #3 bygge opp under HiØs strategi, hvor verdien «kritisk og fri» inneholder elementer som kritisk tenkning, akademisk frihet, åpen samfunnsdebatt, rasjonell tenking og demokrati. Arbeidsgruppen skal gjennomføre flere verksteder og aktiviteter fra august 2024, og resultater fra arbeidet blir publisert fortløpende.