Bakgrunn
I august 2019 vedtok høgskolestyret ved Høgskolen i Østfold ny organisering og ledelse av de tekniske/administrative tjenestene. Endringene ble iverksatt vinteren 2020. En planlagt evaluering av den administrative organiseringen ble gjennomført høsten 2022 av Agenda Kaupang. I rapporten pekte Agenda Kaupang på et stort potensial for forbedring av de administrative tjenestene og organisasjonsstrukturen ved høgskolen, og de ga en rekke anbefalinger om mulige tiltak og justeringer.
På bakgrunn av evalueringen ble det etablert et arbeidsutvalg som skulle foreslå en ny organisasjonsmodell for høgskolens administrasjon. Effektmålene for arbeidet var:
- Legge grunnlaget for en administrativ organisering som reduserer de utfordringene som ble synliggjort i evalueringen fra Agenda Kaupang.
- Den nye administrative organiseringen skal også sikre at formålet fra den opprinnelige administrative organiseringen realiseres, nemlig «en utviklingsorientert administrasjon som er rustet til å møte endringstakten i sektoren», ha «god kapasitetsutnyttelse og utvikling av spisskompetanse» og en «best mulig brukerorientering».
Ny administrativ organisering ble vedtatt i høgskolestyret i juni 2023, og iverksatt 1. januar 2024.
Selv om enkelte utfordringer kan løses gjennom strukturendringer og formell organisering, vurderte arbeidsutvalget i sin endelige rapport at det er behov for dedikert og langsiktig oppfølging av problemstillingene som ble identifisert både gjennom Agenda Kaupangs evalueringsrapport og arbeidsutvalgets arbeid med den nye organisasjonsmodellen. Spesielt dreier dette seg om kommunikasjon, informasjonsdeling, avklaring av roller/ansvar og samhandling – internt i seksjoner, i avdelinger, på tvers av avdelinger og mellom administrasjon og fag. Det er dette organisasjonsutviklingsarbeidet organisasjonen nå skal i gang med.
Arbeidet med organisasjonsutvikling vil involvere både administrasjonen og de faglige enhetene. Arbeidet er delt i fire arbeidspakker, som ledes av hver sin prosessleder. Det utnevnes medlemmer til en arbeidsgruppe for hver arbeidspakke, som sammen med prosessleder skal sørge for framdrift og leveranser fra arbeidspakken til hovedprosjektet. Det vil pågå aktiviteter i alle fire arbeidspakkene gjennom hele prosjektperioden.
Mål
Det overordnede målet med organisasjonsutviklingsprosjektet er å følge opp de elementene i Agenda Kaupangs rapport som ikke er tilstrekkelig ivaretatt av ny administrativ organisering, i tillegg til andre utfordringer som ble identifisert i forbindelse med arbeidet knyttet til ny administrativ organisering.
Det er definert effektmål både på ansattnivå, ledernivå og institusjonsnivå:
Ansattnivå: Alle ansatte i hele administrasjonen bidrar til kontinuerlig forbedring og utvikling, ved at de kjenner sin egen rolle/myndighet, opplever autonomi, har et konstruktivt arbeidsmiljø og deler/får nødvendig informasjon.
Ledernivå: Organisasjonen har kompetente ledere med nødvendige verktøy, som arbeider for institusjonens beste. Seksjons-/avdelingsledere og faglige ledere på alle nivåer bidrar til kontinuerlig forbedring og utvikling gjennom å sikre hensiktsmessig kommunikasjon og informasjonsflyt, sørge for planlegging, framdrift og gjennomføring i sine enheter iht. ansvar/roller, og gjennom god ledelse av ansatte.
Institusjonsnivå: Vi er ett HiØ – en samlet organisasjon som er rigget for framtiden. Vi har godt omdømme, og det er et godt sted å jobbe. Vi har gode og riktige tjenester både internt og eksternt, og alle seksjoner/avdelinger/institutter/fakulteter kjenner sine oppgaver og ansvar.