Kort om bakgrunnen for prosjektet:
- Vinteren 2020 ble det iverksatt ny organisering og ledelse av de tekniske/administrative tjenestene ved høgskolen.
- Evalueringsrapporten i etterkant avdekket et stort potensiale for forbedring av både de administrative tjenestene og organisasjonsstrukturen ved høgskolen.
- Det ble nedsatt et arbeidsutvalg som skulle foreslå en ny organisasjonsmodell for høgskolens administrasjon.
- Ny administrativ organisering ble iverksatt 1. januar i år.
- Organisasjonsutviklingsprosjektet skal følge opp de elementene i rapporten som ikke er tilstrekkelig ivaretatt av ny organisering og utfordringene som ble avdekket i forbindelse med dette arbeidet.
- Fokusområdene i arbeidet er god kommunikasjon og informasjonsflyt, tydelige ansvarsforhold og roller, sunn organisasjonskultur og administrativ støtte og team på tvers.
Det overordnede målet med organisasjonsutviklingsprosjektet som nå er i gang er å følge opp
- de elementene i rapporten som ikke er tilstrekkelig ivaretatt av ny administrativ organisering
- andre utfordringer som ble identifisert i forbindelse med arbeidet knyttet til ny administrativ organisering
Les alt om Organisasjonsutviklingsprosjektet på egen nettside.
Ett HiØ - innad og utad
Evalueringsrapporten fra Agenda Kaupang og arbeidet med ny administrativ organisering dreide seg først og fremst om de administrative tjenestene. Arbeidet knyttet til organisasjonsutvikling er i større grad institusjonelt og vil derfor også involvere de faglige enhetene i stor grad.
Se mandatet for organisasjonsutviklingsprosjektet.
- Vi er ett HiØ – en samlet organisasjon som er rigget for framtiden. Vi har godt omdømme, og det er et godt sted å jobbe. Vi har gode og riktige leveranser både internt og eksternt, og alle seksjoner/avdelinger/institutter/fakulteter kjenner sine oppgaver og ansvar.
Målet med organisasjonsutviklingsprosjektet på institusjonsnivå som omtalt i mandatet
Målene med omorganiseringen var først og fremst å sikre at HiØ er
- en utviklingsorientert administrasjon, rustet til å møte endringstakten i sektoren
- har god kapasitetsutnyttelse og utvikling av spisskompetanse
- har en best mulig brukerorientering
I regi av organisasjonsutviklingsprosjektet er det nå etablert fire arbeidsgrupper som skal jobbe med de problemstillingene som kom frem i evalueringsrapporten. Alle arbeidsgruppene vil ha sine faste medlemmer og egne mandater som beskriver de oppgavene som skal løses. Her kan du lese mer om de enkelte mandatene og arbeidsgruppene.
1. God kommunikasjon og informasjonsflyt
2. Tydelige ansvarsforhold og roller
3. Administrativ støtte og team på tvers
Jobber aktivt med innspill fra HiØ-ansatte
For å lykkes med prosjektet er det viktig at ansatte involveres og føler eierskap til den pågående prosessen og forplikter seg til å delta. I forbindelse med oppstarten av organisasjonsutviklingsprosjektet ble det i april arrangert et fellesseminar for alle ansatte i administrasjonen. Her var også fakultetene representert med dekaner, prodekaner og instituttledere.
Samlingen var workshopbasert og intensjonen var at alle ansatte skulle få mulighet til å komme med innspill til hva arbeidsgruppene skal prioritere i det videre arbeidet. I etterkant er alle innspill gjennomgått og sortert av prosjektgruppen.
Resultatene av arbeidet på seminaret ble nylig presentert i et digitalt allmøte for administrativt ansatte. Her kan du se opptak av møtet:
Satser på aktiv informasjonsdeling og ansattdialog
Organisasjonsutviklingsprosjektet har som mål å gi høgskolens ansatte løpende oppdateringer om det arbeidet som pågår. En undersøkelse som ble gjennomført i forbindelse med seminaret viste at ansatte ønsker å bli informert hovedsakelig gjennom digitale allmøter og via nyhetsbrev. Prosjektgruppen tar tilbakemeldingene på alvor og jobber med å få etablert et nyhetsbrev.
Alle arbeidsgruppene ønsker en åpen og god dialog med ansatte i det videre arbeidet.
Ole Gabrielsen som leder arbeidsgruppa for organisasjonskultur er blitt kontaktet av flere innad i organisasjonen i etterkant av oppstartsseminaret. At ansatte tar initiativ til en prat og mulighetene for et samarbeid synes han er gledelig.
- Vi ønsker å bli involvert i en tidlig fase, helst under idé- eller oppstartsfasen, slik at vi kan arbeide med organisasjonskultur i forbindelse med aktiviteter, prosjekter og beslutningsprosesser som allerede planlegges å gjennomføre. Dette vil gi oss muligheten til å tilpasse arbeidet med organisasjonskultur til relevante prosesser og sikre at vi jobber med kulturen i riktig kontekst og på en effektiv måte for alle parter, forteller han.
Har du kommentarer, innspill, spørsmål eller noen tanker knyttet til arbeidet og hva arbeidsgruppene skal jobbe med, så ikke nøl med å kontakte oss!
Du kan kontakte arbeidspakkelederne direkte på:
Tema: Kommunikasjon/informasjonsflyt
Ann-Kristin Johansen, seksjon for kommunikasjon
Tema: Roller/ansvar
Lilly Alexandra Hondros-Wellmeier, seksjon for HR
Tema Organisasjonskultur
Ole Gabrielsen, seksjon for organisasjonsutvikling
Tema Administrative leveranser/team
Therese Brenna, seksjon for organisasjonsutvikling