Prosjektmandat

Effektmål

• Reduksjon i antall epost-utvekslinger og «manuelt arbeid» for saksbehandlere
• GDPR-kompatible arbeidsprosesser for blant annet sensitive data
• Reduksjon i manuelt vedlikehold av data mellom ulike systemer.
• Frittstående dokumenter (Word/ Excel) erstattes av direkte dataflyt.
• Varsler til involverte saksbehandlere i systemet som gir oversikt over oppgaver og frister

Effektgraden vil være relatert til scopet som settes. Sektorprosjektet kommer med fire fellesprosesser, men scopet bør være vesentlig større enn disse, for å hente ut mest mulig effekt så tidlig som mulig. De fire utvalgte fellesprosessene:

• Opprykk til professor
• Vurdere ekstern utdanning
• Innsynsbegjæring
• Styre, råd og utvalg.

Resultatmål

Ved en digitalisering av i dag tunge, manuelle og tidkrevende prosesser vil man trolig se en reduksjon av tidsbruk. Som målbare resultatmål foreslås:

• Utføre måling på et par utvalgte prosesser i gammelt system og i nytt etter endt opplæring, se tidsbruk for hver enkelt saksbehandler på gitt prosess.
• Utføre måling på et par utvalgte prosesser fra trigger til avsluttet prosess i gammelt og nytt system etter opplæring, se total tidsbruk på prosess.   
• For noen utvalgte prosesser se antall manuelle steg hvor epost og andre dokumenter har blitt benyttet for å sende/håndtere sensitive personopplysninger, for å se endret håndtering av slike data med tanke på GDPR-kompatibilitet. 

• Implementerings-scope på 5-10 hovedprosesser gjennom fase 2-3, samt overføring av de viktigste digitale skjema fra dagens løsning (5-10 stk). Dette kan justeres når analyseprosessen er i gang og man har fått tilgang til system etter kursing.
• 2-3 personer har gjennomgått designkurs i Service Now og fått kompetanse til å designe prosesser

Omfang

Prosjektet er foreslått delt inn i tre hovedfaser

Fase 1 – Initiering og analyse fra våren 2022 som i korte trekk vil innbefatte oppsett av prosjektorganisasjon, ressursallokering, analyse av eksisterende prosesser og prioritering av scope om mulig. Samtidig vil migrering av historisk arkiv gjennomføres og en analyse av integrasjoner mot p360 for identifisering av endringer/ nye behov.

Prioritering av prosesser vil gjøres på grunnlag av eksisterende digitale skjema og identifiserte funksjoner innom hvert hovedområde. Vi ser potensielt på et sted mellom 250-350 prosesser som er kandidater for digitalisering. Prosjektet foreslår å fokusere på et mindre, prioritert utvalg, resterende prosesser kan digitaliseres fremover etter overgang til driftsfase av en oppnevnt gruppe for prosess-digitalisering.

Oversikt over estimert antall prosesser per område:

Fase 2 – Utarbeidelse av prosesser er ønsket startet etter sommeren 20222 og er tenkt i iterasjoner med design, implementasjon og test. Parallelt ser man for seg opplæring i systemene for utvalgte ressurser om mulig, og overføring av eksisterende skjema til ny løsning som første bolk.

Fase 3 – Hovedprosjekt er etter dagens tidsplan forventet startet august 2023, hvor leverandørens prosjekt vil sette opp nye systemer samt de fire felles prosesser. Herunder faller også konvertering av dagens produksjonsbaser for arkivløsningen. Forventet oppstart i produksjon trolig årsskiftet 2023/2024.

Tidsplan

Tidsplan vil kunne endres fremover basert på eventuelle forsinkelser i hovedprosjekt eller situasjoner internt på HiØ. En detaljert arbeidsplan med arbeidspakker, vil settes opp når scope og ressurser er definert.

Det er p.t usikkerhet rundt hvor lenge hovedprosjektet vil vare, men UH sak for HiØ foreslås avsluttet sommer 2024. Den foreslåtte tidsrammen bør gi oss en mulighet til å:

• implementere prioritert scope
• sikre overlevering til en designgruppe som skal eie videre prosessforbedring i systemet (overføre ansvar og sørge for tilstrekkelig opplæring i system)
• sørge for en allerede identifiserbar effekt/ gevinst på prioritert scope

Det er usikkert hvor mye tid man må beregne på design, test og implementering av en prosess, dette vil bli noe klarere når opplæring er gjennomført i systemet.

Dagens løsning for digitale skjemaer (Prokom) kan eksistere parallelt med Service Now, så overføring av skjemaer i denne løsningen kan tas suksessivt.

Man må planlegge for en parallellkjøring i en lengre periode med visse systemer før alt er overflyttet.