Mandat for den faglige omorganiseringen

Bakgrunn

Høgskolen i Østfold (HiØ) er i dag organisert i fem ulike avdelinger, samt ett akademi (ble en del av HiØ i 1996), og nasjonalt fremmedspråkssenter (ble en del av HiØ i 2005). Høgskolens organisering har vært uendret siden etableringen i 1994, med unntak av små justeringer. I forbindelse med fusjonsutredningen mellom Høgskolen i Vestfold, Høgskolen i Buskerud og HiØ, ble det gjennomført en faglig organiseringsprosess hvor bl.a. at HiØ ikke ville få faglig ledelse på fakultetsnivå i en nyfusjonert organisasjon. Hele fusjonsprosessen ble avsluttet i 2012. Som en konsekvens og oppfølging av fusjonsprosessen, ble det iverksatt en 100-dagers handlingsplan. Målet med handlingsplanen var å etablere HiØ som Norges mest attraktive Høgskole, der en fremtidsrettet organisering på alle områder ble sett som nødvendig for måloppnåelse.

Nøkkelord for en fremtidsrettet organisering i 100-dagersplanen var at organisasjonen var robust, at den var framtidsrettet i forhold til krav som stilles til sektoren og at den kunne underbygge utdanninger og FoU-aktiviteter vedtatt for HiØ. Arbeidsgruppene foreslo blant annet en fakultets- og instituttstruktur, herunder samling av IR og IT under ett fakultet, samt språkfag i ett institutt. Arbeidet med 100 dagers planen resulterte derimot ikke i konkrete endringer i den faglige organiseringen iht styrets ønsker.

Høgskolestyret har, gjennom strategisk plan 2019-2022, satt ambisiøse mål for HiØ, herunder å etablere institusjonens første ph.d-program og ta en ledende nasjonal rolle innenfor språk. Høgskolestyret har signalisert behov for å vurdere HiØ’s faglige organisering, blant annet med bakgrunn i institusjonens faglige ambisjoner. Det er videre reist spørsmål ved hvorvidt den nåværende faglige organiseringen er optimal med tanke på å skape nødvendig robusthet i møte med framtidens behov og utfordringer.

Formål

Formålet med den faglige omorganiseringsprosessen er å skape en organisasjon som står sterkere rustet til å lykkes med faglige satsinger. I særdeleshet er det sentralt at HiØ har en organisasjon som gir kraft til å lykkes med akkreditering av institusjonens første ph.d.-program, samt andre strategiske satsningsområder som språk. En risiko ved dagens avdelingsstruktur er at fag- og forskningsmiljø kan fremstå som unødig fragmenterte, der de samlet kan styrke kompetanseprofilen og man unngår duplisering av kompetanse og ressurser. Det er videre viktig å sikre kvalitet og kompetanse rundt eksisterende og eventuelt nye studieprogram, slik at våre studietilbud fremstår som attraktive med høy kvalitet. Det er også viktig å styrke HiØ’s egenart og profil, potensielt frigjøre ressurser til strategisk satsing på forskning- og utvikling, sikre attraktivitet og rekruttering av ansatte. Sammenlignet med andre UH-institusjoner er en fakultets- og instituttstruktur mer i tråd med hvordan sektoren for øvrig er organisert.

Høgskoledirektørens forslag til organisering, mandat og fremdriftsplan

Høgskoledirektøren legger med dette fram forslag til roller, arbeidsgruppe, mandat og fremdriftsplan for arbeidet. En ny faglig organisering bør vedtas høsten 2020 og implementeres fra studieåret 2021/2022, som i all hovedsak sammenfaller med utløp av åremålsperiodene for de fleste faglige lederne i organisasjonen.

Arbeidet foreslås inndelt i tre faser:

• Fase 1: I denne fasen gjennomføres det utredning av og fremmes forslag til høgskolestyret for ny faglig organisasjonsmodell, herunder forslag på fakultetsstruktur/navn og instituttstruktur/navn. I en tidlig fase innhentes det innspill fra alle avdelingsstyrer/seksjonsstyrer, samt at det gjennomføres egen workshop med dekanene, for å hente forslag/innspill til ny faglig organisering. Alle disse innspillene legges til grunn for Arbeidsutvalgets arbeid med å utarbeide forslag til ny faglig organisering. Arbeidsutvalgets forslag sendes på bred høring i organisasjonen, samt til utvalgte eksterne samarbeidsparter. Prosessleder samler høringsinnspill, og nødvendige revisjoner av organisasjonsmodell (er) gjennomføres på bakgrunn av dette, og før fremleggelse for styret. Fase 1 beregnes avsluttet etter formell høgskolestyrebeslutning i oktober 2020.

• Fase 2: I denne fasen, som også tar innover seg eventuell endring i ordning med valgt eller ansatt rektor (egen styresak vår/forsommer 2020), vil arbeidsutvalget utrede, vurdere og framlegge funksjonsbeskrivelse og mandat for dekan, funksjonsbeskrivelse og mandat for instituttledere, samt sammensetning, mandat og funksjonsbeskrivelse for fakultetsråd/styre i ny organisasjonsmodell.

• Fase 3: Innplassering/rekruttering av ledere, samt eventuelt valg til nye fakultetsråd/styrer.

Høgskoledirektøren foreslår at prorektor for samhandling og samfunnskontakt oppnevnes som prosessleder. Høgskoledirektøren foreslår også at det nedsettes et Arbeidsutvalg som koordinerer og bearbeider forslag, grunnlagsdata og innspill fra organisasjonen. Direktøren foreslår følgende sammensetning i tillegg til prosessleder (som nevnt ovenfor):

• to hovedtillitsvalgte som representanter for de faglig ansatte

• ett eksternt styremedlem

• leder av studentparlamentet

• Hovedverneombud

• Ett eksternt medlem med sektorerfaring

• Høgskoledirektør

• Rektor

Høgskoledirektøren foreslår videre at faglig ledergruppe skal ha en sentral rolle i hele prosessen for å sikre god forankring og informasjonsflyt til og fra den respektive avdeling. Høgskoledirektøren foreslår, med bakgrunn i den respektive dekans kunnskap om egen avdeling og eget fagmiljø, at prosessleder gjennomfører workshop med dekanene – der målet er å konkretisere dekanenes forslag til en fremtidig faglig organisering. Dekanenes forslag, samt innspill fra de respektive avdelingsstyrer, vil danne grunnlaget for videre arbeid med modeller og forslag i arbeidsgruppen. I tillegg til separat workshop, foreslår direktøren at faglig ledermøte skal holdes kontinuerlig oppdatert om prosess, bidra med rådgivende innspill og kommentarer, gjennomgå og diskutere forslagene som skal sendes på høring, samt uttale seg om saksfremlegget til styret. Arbeidet med faglig omorganisering vil settes som fast sak på faglig ledermøte så lenge prosessen har behov for det. Prosessleder har ansvaret for å holde faglig ledermøte orientert om fremdrift og bringe innspill tilbake til arbeidsgruppen.

Prosessleder ferdigstiller endelig rapport, herunder tilbakemeldinger fra innspills- og høringsrunde, samt eventuelle anbefalinger. Rapporten legges til grunn for direktørens saksfremlegg til styret

Mandat for utredning av faglig organisering

Til grunn for arbeidet med ny faglig organisering ligger at man beveger seg bort fra dagens modell med avdelinger, til fakultet og institutter. Det legges også til grunn at HiØ vil opprettholde studiesteder i Halden og Fredrikstad. På instituttnivå bør man som retningsgivende mal ta utgangspunkt i;

a) at det allerede foreligger relevante studietilbud til og med 2 syklus,
b) at studier på 2 syklus er under utvikling/akkreditering, eller
c) at den faglige profilen på det foreslått institutt kan bidra til å styrke faglig profil og sannsynlighet for utvikling av studier på 2 syklus.

Ingen ansatte skal sies opp som følge av omorganiseringen ved HiØ.

Informasjon og medvirkning

Det legges vekt på god informasjon og medvirkning i prosessen. Etter styrets beslutning vil det bli etablert en egen nettside der informasjon om mandat, prosess, og annen nødvendig informasjon oppdateres jevnlig. Gjennom deltakelse i arbeidsutvalget ønsker man å sikre god medvirkning fra vernetjeneste så vel som tjenestemannsorganisasjonene. I tidlig fase vil også alle avdelingsstyrene, samt dekanene, forespørres om innspill til faglig organisering som vil legges til grunn for det videre arbeidet

Fagansatte kan medvirke i prosessen ved å:

• delta på møter ved egen avdeling

• gi innspill gjennom egen leder

• engasjere seg gjennom egen fagforening

Fagansatte og organisasjonen for øvrig vil også ha mulighet for å medvirke til innspill, når arbeidsutvalgets organisasjonsforslag sendes på høring.

Tentativ fremdriftsplan

Det legges opp til følgende overordnede fremdriftsplan:

• 1/1 2020 Arbeidet med ny faglig organisering starter, herunder gjennomgang av tidligere prosessarbeid knyttet til faglig organisering ved HiØ, innspill fra dekaner og avdelingsstyrene til det videre arbeidet.
• 15/2 2020 Oversendelse av modellforslag fra dekanene.
• 1/4 2020 Utkast til faglige organisasjonsmodeller sendes til bred intern høring blant ansatte og studenter, i høgskolens administrative enheter, samt hos utvalgte eksterne samarbeidsparter.
• 15/5 2020 Intern høringsfrist
• 15/10 2020 Styrebehandling av arbeidsutvalgets forslag til ny faglig organisering En detaljert fremdriftsplan vil bli utarbeidet tidlig i Fase 1.

Roller i prosessen

Høgskolestyret

• godkjenner mandat og framdriftsplan for faglig omorganisering

• vedtar endelig forslag til faglig organisering.

• vedtar funksjonsbeskrivelser og delegasjonsmyndighet

Rektor

• Oppnevner arbeidsgruppe

• Oppnevner prosessleder

• Sammen med direktør ansvarlig for Fase 3 i prosessen.

Direktør

• involverer HiØ´s organisasjon og sikrer forankring av beslutninger sammen med rektor

• sørger for god informasjon underveis i prosessen.

• rapporterer og legger frem forslag til vedtak til styret.

• er ansvarlig for å iverksette styrets vedtak sammen med rektor

• Sammen med rektor og styret ansvarlig for å etablere en Fase 3 prosess.

Arbeidsgruppe

• diskutere og vurdere forslag og innspill fra organisasjonen – spesifikt fra dekaner og avdelingsstyrene

• diskutere og vurdere eksterne innspill

• diskutere og vurdere underveisinnspill fra faglig ledermøte

• eventuelt bearbeide/justere modeller i tråd med høringsprosess

• fremlegge endelig forslag, rapport og anbefaling til direktøren

Prosessleder

• ansvar for prosjektets daglige drift, samt framdrift

• holde faglig ledermøte orientert og innhente innspill fra dette

• ansvar for utforming av endelig rapport til direktøren

• ansvar for høringsprosessen

Dekaner

• Deltar i workshop med prosessleder, og fremmer forslag (ene) til faglig organiseringsmodeller som underlag til arbeidsgruppens videre prosess

• Medvirkende rolle gjennom kontinuerlig informasjonsflyt fra prosessleder, og tilbakemeldingsflyt fra faglig ledermøte.

• Fremme selvstendig strategisk vurdering av fremtidig organisasjon

• Ansvar for å skape gode dialogmuligheter med egne ansatte.

• Oppfølging av egne ledere

• Overordnet oppfølging av spørsmål fra egne ansatte og videreformidling av dette til prosessleder og faglig ledermøte

• Bidra med å videreformidle informasjon om prosess

• Involvere egne ansatte.

Avdelingsstyrene

• Bidra med innspill til framtidig organisering tidlig i Fase 1.

• Bidra med innspill på intern høring