Kanalvalg er avhengig av målgruppe
Skal fakultetet/instituttet eller din forskergruppe få besøk av en viktig gjest, eller skal det skje noe utenom det vanlige – lansering, oppstart av noe nytt eller andre større eller mindre arrangementer?
Under får du tips til hvordan du kan spre informasjon, og mobilisere publikum til å delta.
Forslag til kanalen som er best egnet for å nå din målgruppe:
Målgruppe: eksternt publikum
Dersom arrangementet er åpent og relevant for et allment publikum, kan du bruke disse kanalene:
- Først og fremst: legg arrangementet inn i HiØ-kalenderen «arrangementer», først på lokalt nivå; forskergruppe, deretter institutt og så fakultet. Deretter kan saken feedes til forsiden til hiof.no.
- Lenke til arrangementet bør deles videre i sosiale medier, spesielt av involverte parter, slik at arrangementet blir gjort kjent.
- Vurder om plakat skal utarbeides og henges opp på relevante steder der målgruppen ferdes.
- Vurder e-post direkte til aktuelle målgrupper.
- Kan arrangementet ha medieinteresse? Ta kontakt Seksjon for marked og kommunikasjon. Eventuelt ta direkte kontakt med en aktuell redaksjon.
- Vurder å skrive en kronikk eller debattinnlegg om saken på forhånd som setter agendaen/lager oppmerksomhet rundt tema.
Målgruppe: internt – ansatte og/eller studenter
- Først og fremst: legg aktiviteten inn i kalenderen «Arrangementer» på hiof.no, først på forskningsgruppe-nivå, deretter feedes arrangementet oppover i systemet til institutt-, fakultet- og ansattsiden til hiof.no avhengig av hvem som er målgruppen.
- Vurder å benytte lokale infoskjermer og/eller henge opp plakater.
- Tips Studentparlamentet eller andre aktuelle studentgrupper, råd, linjeorganisasjoner.
- Gi beskjed via undervisningen - kontakt tillitsvalgte studenter eller informer selv.
- Del i Canvas.
- Kan du informere på møter? Allmøte, avdelingsmøte, seksjonsmøte o.l.
- E-post til aktuelle ansatte og/eller studentene
- Vurder å sende trykt versjon ut via posthyllene, internt trykkeri/posten kan bistå
- Kontakt Seksjon for marked og kommunikasjon for å vurdere om saken er aktuell for høgskolens sosiale medier.
- Dere kan også vurdere om det er aktuelt å lage en egen «event» på Facebook, tips til media eller at noe i programmet bør løftes frem i en nyhetssak på hiof.no.
Ta en vurdering av følgende punkter:
- Hvem er målgruppen? Er det interne, ansatte eller studenter, begge deler eller eksterne?
- Du trenger ikke være synlig i «alle» kanaler, da arrangementer sjelden passer for «alle». Det viktigste er å tenke på hvor du best treffer din målgruppe.
- En konferanse, et seminar eller lignende er sjelden en nyhet i seg selv. Men denne typen aktiviteter kan benyttes til å synliggjøre ekspertise på et tema og til å sette temaer på agendaen i samfunnsdebatten. Det er innholdet/programmet som er viktig. Vurder hva som kan løftes frem som en nyhet/knagg.
- For hvem/hvor mange er dette viktig?
- Dette er avgjørende for hvilke ressurser som skal brukes på markedsføringen og hvilke kanaler som er aktuelle.
- Dersom aktiviteten kun er aktuell for en liten og/eller lukket gruppe. Vurder om det rekker med info direkte til dem det angår.
- Hva er målet med selve arrangementet? Kunnskapsutveksling, relasjonsbygging, sette dagsorden på et tema, annet?
- Hva vil du oppnå med å synliggjøre arrangementet? Trekke publikum, prege samfunnsdebatten, presentere ny forskning, studentrekruttering?
- Er det aktuelt med forhåndsomtale - eventuelt hvorfor?
- Forhåndsomtale for å skape debatt og interesse, eller trekke folk? Eller kan det lages en omtale i etterkant - når det foreligger mer info og aktuelle illustrasjonsfoto?
- Arrangører kan selv skrive noen linjer/hovedbudskap/sitater fra arrangementet og ta noen bilder som kan benyttes til å lage sak etter arrangementet. Dette kan legges på forskergruppeside, institutt, eller fakultetsnivå avhengig av sakens natur og hvem det er interessant for.
- Tenk gjennom hvordan arrangementet kan illustreres?
Hvem gjør hva
- Fagansatte, forskere og forskergrupper: bidrar med innhold, beskrivelse av arrangementet, hovedbudskap, mål og målgruppe. Kan dele i egne faglige nettverk.
- Lokal webansvarlig/lederstøtte: Bistår med å legge info i arrangementskalender på hiof.no på lokalt nivå og tipser Seksjon for marked og kommunikasjon om saken er aktuell for ekstern målgruppe og skal deles på forsiden til hiof.no.
- Seksjon for marked og kommunikasjon har hovedfokus på eksterne målgrupper og mediekontakt. Seksjonen skriver prioriterte saker om studier og forskning ved HiØ, bidrar med råd og veiledning om produksjon av tekst og foto, og har ansvar for å oppdatere enkelte sider ved hiof.no. Seksjonen bidrar med råd ved utarbeidelse av formidlingsplan ved større, strategiske aktiviteter.
Til omtalen i kalender eller i en nyhetssak
Enten saken skal i arrangements-kalender eller under aktuelt trenger saken en interessevekkende og beskrivende tittel som gir mening. Husk å få med hva arrangementet gjelder, kort og konkret. Hvem er med, hva skjer, tid og sted, romnummer osv. Husk å tenke på mulig illustrasjon/foto. Det anbefales å legge program direkte inn i nettsiden, ikke laste opp en pdf.
Tenk gjennom følgende:
- Hva skal være hovedbudskapet i saken? Hva er målet med selve arrangementet? Hva vil du/dere oppnå?
- Synliggjøres noe av HiØs ekspertise, sterke sider og/eller satsinger innen utdanning, forskning og utvikling? Eller kanskje den synliggjør et strategisk samarbeid?
- Hva oppnår du med en nyhetssak om tema? Ofte holder det å legge all aktuell informasjon i saken i arrangementskalenderen.
- Kanskje noe for sosiale medier, en mail direkte til ansatte eller studenter som er aktuell målgruppe?
- Er det eksterne foredragsholdere som trekker oppmerksomhet (omdømmeverdi)?
- Har saken medias interesse?
- Hvordan kan saken illustreres?
Aktuelle lenker: