Varsling om planer
Fagansatte som planlegger å søke eksterne midler til utdanningsprosjekter skal forankre dette hos dekanatet så tidlig som mulig, i god tid før søknadsfristen og før arbeidet med søknaden starter.
For søknader til DIKUs utlysinger og andre statlige initierte utlysninger (f.eks. fra direktorater) skal det normalt varsles minst ti uker før søknadsfristen. Dette gjelder primært søknader der høgskolen er prosjekteier.
Søknader der fagansatte ved høgskolen inviteres med som partnere kan varsles på et senere tidspunkt om annet ikke er mulig. Begrunnelsen er at det normalt krever langt mindre ressurser fra høgskolen å være partner, og at det er ønskelig å legge til rette for slike samarbeidsmuligheter for våre fagmiljø.
I enkelte tilfeller, som f.eks. for noen typer oppdragsprosjekt, er eksterne frister kortere enn denne rutinebeskrivelsen gir rom for. Dette diskvalifiserer ikke fagansatte fra å få administrativ støtte, men man må tidvis påregne noe ventetid. Prosedyren som beskrives her gjelder også i disse tilfellene.
Hvem involveres i utviklingsprosessen?
Når søknadsplanene er forankret i dekanatet er det prodekan for utdanning som er kontaktperson for søknaden.
Prodekan for utdanning involverer HiØ VIDERE dersom det er snakk om eksternfinansierte etter- og videreutdanningstilbud som skal utvikles og gjennomføres.
Seksjon for studieutredning og kvalitetsutvikling kontaktes dersom det er snakk om å søke midler til kvalitetsutvikling i eksisterende studietilbud eller ved søknader om internasjonalt utdanningssamarbeid for å heve utdanningskvaliteten (Erasmus + KA2). I noen tilfeller vil også utlysningene hvor hensikten er å opprette studietilbud være å betrakte som ikke-ekstern finansiering (står omtalt under beskrivelse av rapportering i utlysninger fra HK-dir), disse utlysningene vil også følges opp av seksjon for studieutredning og kvalitetsutvikling.
Interesse for en utlysning skal informeres til prorektor for utdanning, slik at øvrige prodekaner for utdanning også blir informert om planene. Det bør gjøres en vurdering på om fagansatte fra flere fakultet skal involveres i søknaden.
Hvordan foregår den videre prosessen?
- Prodekan for utdanning vil involvere aktuelle institutt-/undervisningsledere i vurderingen av ressursbruk og faglig innretning av prosjektet.
- Prodekan for utdanning kobler inn administrativ støtte (primærkontakt ved HiØ VIDERE/studieadministrativ støtte) etter at oppstart av søknadsarbeid er godkjent av prodekan for utdanning.
- Prodekan for utdanning tar initiativ til et oppstartsmøte med fagansatte, controller og HiØ VIDERE/seksjon for studieutredning og kvalitetsutvikling ved behov. I dette møtet skal utlysningsteksten gjennomgås, forventninger og roller og prosjektleder avklares. Det skal utarbeides en fremdriftsplan. Søknadstekst må være ferdig senest 1 uke før søknadsfrist.
- Prodekan for utdanning har ansvar for å kvalitetssjekke søknaden før innsending.
Fagansatte kan forvente å få støtte til følgende:
- tolke utlysningstekst
- å svare på alle utlysningens krav
- å forbedre prosjektbeskrivelsen med flere runder gjennomlesing og innspill
- budsjettet (det er et krav at en økonomi-controller skal godkjenne budsjettet)
Støttebrev signeres på fakultetsnivå (av dekan) dersom det er en åpning for dette i utlysningen. Om dette ikke er mulig, signeres støttebrevet av prorektor utdanning.
Prosjektleder er ansvarlig for å sende søknaden. Studieadministrativ støtte er ansvarlig for å arkivere dokumenter i P360.
Økonomi-controller er ansvarlig for at økonomireglement etterleves.
Godkjenning før innsendelse
Dekan er prosjektansvarlig og skal godkjenne innsending av søknaden FØR den sendes. For søknader der vitenskapelige ansatte fra flere fakultet er involvert, skal dekan for det fakultet hvor prosjektleder er ansatt være prosjektansvarlig.
Prodekan for utdanning har det daglige ansvaret for forvaltning av fakultetets utdanningsportefølje og vil være den som gir dekanen anbefaling i saken.