Ansvar: Prosjektleder, prosjektcontroller, prosjekteier
- Ved vesentlige avvik i prognosen i forhold til opprinnelig totalbudsjett skal prosjektleder i samråd med prosjektcontroller rebudsjettere prosjektet.
4a. Tiltak innenfor avtalerammen
Frist: Løpende ved prognostisert underskudd
- Hvis prosjektets prognose viser underskudd i prosjektperioden under ett, må prosjektleder i samråd med prosjektcontroller søke hensiktsmessige kostnadsreduserende tiltak. Tiltakene må ikke gå på bekostning av prosjektets faglige ambisjoner avtalt med finansiør, og må sikre at prosjektet kommer innenfor avtalerammen.
4b. Tiltak utenfor avtalerammen
- Hvis overstående tiltak ikke gir tilstrekkelig økonomisk effekt, kan ulike tilnærminger benyttes:
-
- Prosjektleder kan gå i dialog med ekstern finansiør for å forsøke å få til økning av den eksterne inntektsrammen. Evt. søknad med revidert totalbudsjett sendes til ekstern finansiør for behandling.
Frist: Løpende ved prognostisert underskudd eller ved fastsatte rapporteringstidspunkt til finansiør. - Ved negativ respons fra ekstern finansiør skal man gå i dialog med prosjekteier for å avklare hvorvidt avdelingen vil finansiere det økte kapitalbehovet som kreves for å gjennomføre prosjektets faglige aktiviteter.
Frist: Løpende ved prognostisert underskudd - Dersom verken ekstern finansiør eller prosjekteier er villig til å øke rammen, må prosjektleder vurdere ambisjonsnivået. Søknad med endret prosjektbeskrivelse må signeres av prosjekteier, og sendes til ekstern finansiør for behandling.
Frist: Løpende ved behov
- Prosjektleder kan gå i dialog med ekstern finansiør for å forsøke å få til økning av den eksterne inntektsrammen. Evt. søknad med revidert totalbudsjett sendes til ekstern finansiør for behandling.
- Ved endringer i budsjetter og/eller dokumentasjon i henhold til de ovenstående punkter, skal disse oppdateres i respektive administrative systemer (f.eks. økonomisystem/arkivsystem)
- Økonomi- og driftsenheten må få beskjed ved forlengelse av prosjektets varighet og dersom nye tildelinger gis til prosjektet. Ved nye tildelinger kan det hende det må opprettes et nytt prosjekt.
Se også: