Ansvar: Prosjektleder, prosjektcontroller, Økonomi- og driftsenheten
- Regnskapet skal ajourføres minimum tertialvis for å få et korrekt regnskap hvor all prosjektaktivitet reflekteres i tråd med økonomireglementet, og gir grunnlag til å vurdere økonomisk status og avvik. Økonomi- og driftsenheten sender ut veileder for regnskapsavslutning hvert tertial.
- Direkte og indirekte kostnader
Det er viktig at alle prosjekter er à jour med både direkte og indirekte kostnader minimum ved tertialavslutning.- Lønnskostnader som ikke blir belastet prosjektene direkte, skal overføres enten på grunnlag av timelister, arbeidsplaner eller i henhold til prosjektets budsjett (evt. basert på særskilte retningslinjer fra finansiør)
- Kjøp av varer og tjenester. Sjekk at prosjektet er belastet med de fakturaer som tilhører prosjektet. Det periodiseres ikke inn kostnader på bidrags- og oppdragsprosjekter. Dette gjelder også for etter- og videreutdanningskurs som er rettet mot og finansiert av enkeltstudenter, selv om disse defineres som bevilgningsfinansierte prosjekter.
- Leiestedskostnader (retningslinjer utarbeides senere – ta kontakt med prosjektcontroller ved behov for bistand). I enkelte prosjekter som benytter særskilt teknisk infrastruktur (laboratorier mv.) beregnes særskilte leiestedskostnader som defineres som direkte kostnader, dersom ikke annet er spesifisert fra finansiør. Henføringen av leiestedskostnader skjer med bakgrunn i planlagt eller reell bruk av den tekniske infrastrukturen. Kostnader som allerede er inkludert som leiestedskostnader (direkte kostnader) skal ikke tas med som indirekte kostnader.
- Indirekte kostnader
- Indirekte kostnader for FoU-prosjekter skal normalt belastes prosjektene i tråd med beregnede satser for indirekte kostnader i høgskolens TDI-modell. Indirekte kostnader kan også ved rapportering til finansiør kalkuleres som et påslag i form av f.eks. en beregnet prosent oppgitt fra finansiør. Det vil da kunne bli avvik mellom internt regnskap og økonomirapport til finansiør.
- Indirekte kostnader for etter- og videreutdanningsaktiviteter beregnes etter en særskilt modell.
- Indirekte kostnader for aktiviteter finansiert med andre eksternfinansierte inntekter må beregnes særskilt, minimum 25% - maksimum 40%.
- Egeninnsats
Egeninnsats i bidragsprosjekter godskrives prosjektregnskapet minimum pr tertial. Oppdragsprosjekter skal være fullfinansiert og dermed ikke ha egeninnsats.
- Inntekter
Sjekk at alle forventede inntekter i prosjektet har kommet med, og at det er sendt utgående faktura dersom dette er avtalt med finansiør.
- Tertialvise avregninger
- Ikke avsluttede bidrags- og oppdragsprosjekter avregnes tertialvis. Dette foretas av Økonomi- og driftsenheten. Avregning utføres ved at inntektene føres i takt med kostnadene på prosjektet, slik at prosjektene går i 0,- (motsatt sammenstilling). Denne avregningen tilbakeføres/nullstilles måneden etter.
- Etter- og videreutdanningskurs som er rettet mot og finansiert av enkeltstudenter defineres som bevilgningsfinansierte prosjekter, og avregnes på samme måte som grunnbevilgningsfinansiert aktivitet. Denne avregningen tilbakeføres/nullstilles måneden etter.
Se også
- Beskrivelse av TDI- og leiestedsmodellen i «Budsjettering av eksternfinansierte prosjekter»
- Veileder for regnskapsmessig tertialavslutning med postbackmaler (Sendes ut hvert tertial)