Ansvar: Prosjektleder, prosjektcontroller, Økonomi- og driftsenheten
Frist: Før igangsetting av prosjektet
-
Prosjektleder har ansvar for at søknad, prosjektbeskrivelse, prosjektbudsjett, samt tildelingsbrev/vedtak og eventuelt signert kontrakt dersom dette finnes er arkivert i Public360.
-
Prosjektleder gir deretter klarsignal til prosjektcontroller om prosjektoppretting.
-
Prosjektcontroller må i samarbeid med prosjektleder gjennomgå kontrakten, alternativt prosjektplan og søknad dersom man ikke har kontrakt, for å kvalitetssikre de vurderinger som er gjort i søknads-/anbudsfasen vedr. klassifisering (bidrag, oppdrag osv.) og vurdering av mva-plikt.
-
Prosjektcontroller fyller ut prosjektopprettingsskjema.
-
Prosjektcontroller sørger for at prosjekteier undertegner prosjektopprettingsskjema og sender dette til Økonomi- og driftsenheten som sørger for oppretting av prosjektnummer. Utfylt og signert sjekkliste fra prosjektleder vedlegges.
-
Økonomi- og driftsenheten sender e-post med prosjektnummer til prosjektcontroller.
-
Prosjektcontroller sørger for at internt prosjektnummer i økonomisystemet legges inn foran prosjektnavn og evt. saksnr. fra finansiør etter prosjektnavn i den arkiverte saken i Public360.
-
Dersom det ikke foreligger nødvendig dokumentasjon (tildelingsbrev, vedtak, signert kontrakt o.l. ) kan det i spesielle tilfeller tillates prosjektoppretting etter avtale med Økonomi- og driftsenheten. Nødvendig dokumentasjon må i disse tilfellene fremskaffes så snart som mulig.
Se også