Rutine for oppfølging av den sykmeldte

Lokale retninglinjer LUSP

LUSP har utdypende retningslinjer:

• Rutiner for oppfølging av sykemeldte ved LUSP

Oppfølging første uken

Første fraværsdag

Den ansatte skal ta muntlig kontakt med nærmeste leder (evt. stedfortreder) og informere om sykefravær. Om mulig bør nærmeste leder avklare hvor lang tid sykefraværet antas å vare, om fraværet er arbeidsrelatert og hvilken funksjonsevne vedkommende har.

Egenmelding

Den ansatte skal registrere egenmeldingen i SAP-portal og fraværet godkjennes av leder.

Sykmelding

De aller fleste sykmeldinger fra fastlege har nå blitt digitale. Unntaket er sykmeldinger fra sykehusleger og få enkelte fastleger.
Den sykmeldte sender sykmeldingen digitalt fra nav.no til arbeidsgiveren, som får den i sin meldingsboks i Altinn.

Tilgang i Altinn er tildelt HR-kontakt.

Personer med tilgang henter sykmeldingen i Altinn og svarer på hvem som er nærmeste leder for den ansatte. Samtidig krysser man av for om virksomheten forskutterer sykepenger.
Nærmeste leder vil dermed få en e-post fra NAV om at det har kommet en sykmelding fra en av sine ansatte, og har mulighet til å se en kopi av denne på nav.no/dinesykmeldte.

Les mer om digitale sykmeldinger på nav.no.

Dersom sykmeldingen er levert på papir, skal nærmeste leder / HR-kontakt påse at del C og del D med utfylt egenerklæring er utfylt når denne mottas.

Nærmeste leder signerer på del C for bekreftelse av mottak og sender sykmelding videre til HR-kontakt.
HR-kontakt registrerer sykmelding i SAP og sender inn refusjonskrav samt del D av sykemeldingsblanketten til NAV.

Nærmeste leder har ansvar for videre oppfølging av den sykmeldte i samarbeid med enhetens HR-kontakt.

Avventende sykmelding

I arbeidsgiverperioden (første 16 dager) kan sykmelder utstede en avventende sykmelding. Nærmeste leder og arbeidstaker skal da vurdere om det er mulig med tilrettelagt arbeid i denne perioden. Sykmelder vil oppgi hvilken type aktivitet som er mulig og gi eventuelle råd og veiledning.

Er det umulig å tilrettelegge arbeidet, skriver nærmeste leder en begrunnelse på baksiden til Del C. Arbeidstaker tar den med tilbake til sykmelder som konverterer den til en vanlig sykmelding fra den dagen avventende sykmelding ble utstedt.

Innen en uke

Første kontakt

Ved flere dagers sykefravær skal nærmeste leder ta kontakt med den syke, og avklare forventet lengde på sykefraværet. Kontakten skal bære preg av omsorg og å vurdere funksjons- og arbeidsevne opp mot de muligheter høgskolen har til å tilrettelegge arbeidet.

Bedriftshelsetjenesten eller Arbeidslivssenteret er instanser som kan kontaktes ved behov for tilrettelegging og hjelpemidler.

Innen 4 uker

Oppfølgingsplan

Senest innen 4 uker skal nærmeste leder i samarbeid med arbeidstaker utarbeide en oppfølgingsplan (nav.no), med mindre det er åpenbart unødvendig.

Oppfølgingsplanen skal inneholde:

• en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne
• aktuell tilrettelegging og tiltak i arbeidsgivers regi
• eventuelt behov for ekstern bistand
• plan for videre oppfølging

HR-kontakten, bedriftshelsetjenesten eller arbeidslivssenteret kan kontaktes for bistand.

Oppfølgingsplanen har nå blitt digital. Både den sykmeldte og nærmeste leder har tilgang til den digitale oppfølgingsplanen fra NAV og skal fungere som et dynamisk verktøy i oppfølgingsarbeidet. Planen kan deles digitalt med NAV når den er godkjent av begge parter.

Innen 7 uker

Dialogmøte 1

Nærmeste leder innkaller til dialogmøte 1 innen 7 uker dersom:

• den ansatte er 100 % sykmeldt (med mindre det er åpenbart unødvendig)
• leder, den ansatte eller sykmelder finner det hensiktsmessig

Lege, NAV, bedriftshelsetjeneste eller andre relevante aktører kan innkalles dersom leder eller den sykmeldte ønsker det. Tillitsvalgt/verneombud kan bistå den sykmeldte.

Dialogmøte 1 skal omhandle innholdet i oppfølgingsplanen og avklare om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen. Oppfølgingsplanen oppdateres og sendes HR-kontakt for arkivering i personalmappen.

Innen 26 uker

Dialogmøte 2

NAV innkaller til dialogmøte 2. Nærmeste leder skal sende oppdatert oppfølgingsplan til NAV senest 1 uke før møtet. Planen skal vise hvilke tiltak som er gjennomført eller vurdert. Parter som innkalles til møtet er: arbeidsgiver, arbeidstaker, NAV og eventuelt sykmelder. Tillitsvalgt/verneombud kan bistå den sykmeldte.

Hensikt med dialogmøte 2 er:

• evaluere oppfølgingsplanen og eventuelle tiltak som er gjort.
• finne løsninger og legge til rette for en plan for tilbakeføring.

Arbeidsgiver (og øvrige parter) kan kreve at NAV også innkaller til dialogmøte 3

Orientere om trygdeytelser

HR-kontakt sender ut et standardisert brev til den sykmeldte med orientering om sluttdato for opphør av lønn, permisjonsmuligheter samt muligheten for å søke ytelser i Folketrygden og fra Statens pensjonskasse. Brevet journalføres i personalmappen.
Arbeidsgiver skal stille seg til rådighet for et eventuelt avklarings-/oppfølgingsmøte i forbindelse med forberedelser ved overgang til ulønnet permisjon.

HR-kontakten følger opp den sykmeldte i søknadsprosessen.

Ved 8 måneder sykefravær

HR-kontakten sender inn e-pensjonsmelding via Altinn til SPK, etter dialog med den ansatte. Kvittering av pensjonsmeldingen journalføres i personalmappen.

Innen 1 år ->

Lønnsytelser opphører

HR-kontakten sender melding til lønnsteamet om stopp av lønn samt vedtak om eventuelle trygdeytelser  eller melding om ulønnet permisjon. Denne informasjonen må sendes lønnsteamet før siste hovedlønnskjøring før sykemeldingsperioden utløper.

Ved 1 års sykemeldingsperiode vil utbetaling av lønn stoppes. Oppfølging av den sykmeldte fortsetter inntil arbeidstaker er tilbake i jobb eller arbeidsforholdet opphører.

Mulighet for permisjon uten lønn / Opphør av stilling

Dersom annet ikke er avtalt innvilger arbeidsgiver ett år permisjon uten lønn ved sykeperiodens utløp. Før utløp av permisjonstiden må nærmeste leder avklare hvorvidt arbeidstaker kan gjeninntre i sin stilling. Dersom arbeidstaker forventes å vende tilbake til jobb, og det er praktisk mulig for arbeidsgiver, kan permisjonen forlenges for en kortere tid. Dersom annet ikke er avtalt vil arbeidstakers tilsettingsforhold avsluttes etter ett års ulønnet permisjon.

Ved opphør av stilling, der arbeidstaker ikke selv sier opp, skal oppsigelsen behandles i ansettelsesråd/-utvalg.

Arbeidstaker kommer tilbake til jobb 

Dersom det er sendt e-pensjonsmelding til SPK, stopper HR-kontakten denne ved å sende inn endring av e-pensjonsmeldingen  til SPK og melder fra til lønnsteamet.

Tilrettelegging/tiltak

Funksjonsvurderingen skal ta utgangspunkt i hva arbeidstaker kan eller ikke kan utføre av arbeidsoppgaver. Det kan innhentes opplysninger fra lege hvis arbeidstaker samtykker, men diagnose skal ikke diskuteres.

Arbeidsgiver skal iverksette realistiske og konkrete tiltak som kan gjøre det mulig for arbeidstaker å utføre sine oppgaver helt eller delvis, eventuelt andre arbeidsoppgaver.

Aktuelle tiltak for arbeidsgiver kan være:

• fysisk eller ergonomisk tilrettelegging
• endring av arbeidstid, tidskrav, tempo mv
• omorganisering av arbeidet, rutiner eller funksjoner
• anskaffelse/tilpasning av teknisk utstyr
• endring/nye arbeidsoppgaver
• opplæring/omskolering

Hold jevnlig kontakt med den sykmeldte

Dersom den sykmeldte er borte fra arbeid i en lengre periode, kan terskelen for å komme tilbake i jobb bli stor. Det er derfor viktig å opprettholde jevnlig kontakt med den sykmeldte. Ved en langtidssykemelding bør leder sørge for jevnlige avtaler utover de formelle møtene. Det anbefales at man som et minimum har kontakt en gang per måned. For å opprettholde kontakten skal nærmeste leder sørge for:

• ringe og besøke den sykmeldte
• oppfordre den sykmeldte til å delta på fellessamlinger/avslutninger og markeringer
• invitere den sykmeldte til å komme på lunsj eller besøk

Maksdato for rett til sykepenger

Maksdato for utbetaling av sykepenger er 49 uker og 5 kalenderdager. Arbeidsgiverperioden på 16 dager holdes utenom dette. Ferie eller opphold av sykemelding forlenger maksdato tilsvarende. Den sykmeldte må være sammenhengende fullt arbeidsfør i 6 måneder før den ansatte har opparbeidet nytt rettskrav på lønn under sykdom.

Delvis sykemelding teller likt som full sykemelding.

Ressurspersoner

HR-kontakt ved studiestedet skal bistå nærmeste leder med sykefraværsoppfølgingen. De kan gi råd, veiledning og annen hjelp i alle stadier av oppfølgingsarbeidet. Om det er ønskelig kan HR-kontakten være med på å drøfte fremgangsmåte i saken, delta i møter og bistå ved utarbeiding av oppfølgingsplan.

Bedriftshelsetjenesten kan bistå leder i enkeltsaker. I tillegg til deltagelse i dialogmøter kan bedriftshelsetjenesten bistå med råd og veiledning i forbindelse med tilrettelegging for den ansatte.

Arbeidslivssenteret / IA-kontakter kan gi informasjon og veiledning om rutiner for oppfølging og økonomiske støtteordninger. De kan gi veiledning i vanskelige enkeltsaker, koordinere bistand fra trygdeetaten og andre offentlige etater.

• Line Hilt Jørgensen, IA-kontakt

Rapportering og statistikker

HMS-rådgiver utarbeider sykefraværsstatistikk per kvartal brutt ned per avdeling/enhet, studiested og totalt for HiØ. Ut i fra statistikken skal avdelings-/enhetsledelse vurdere mulige tiltak eventuelt i samråd med verneombud, andre ledere, seksjon for HR, arbeidslivsenteret eller BHT.

Statistikkene utarbeides i forkant av møtene i AMU og HMS utvalg.