Lov
Generelt er det ingen lover som hindrer personer med slektskap eller som er gifte/registrerte partnere å jobbe på samme sted. Det samme gjelder for ansatte som har et nært vennskap med hverandre. Med «nært vennskap» menes to personer som er kjærester, samboere eller hvor man har et «spesielt godt og personlig vennskapsforhold» utenom jobbsammenheng.[1] Generelt skal det mye til for å si at to ansatte som jobber faglige sammen, har et slikt nært og omfattende samarbeid at det blir å regne som nært vennskap.
Samtidig er det slik at forvaltningslovens regler for habilitet, jf. forvaltningsloven § 6, i visse tilfeller kan sette grenser for hva som er tillatt, når to ansatte har et slektskap, er gifte/partnere eller et nært vennskap. Det er også slik at dersom en leder er inhabil, vil ikke ansatte under denne lederen kunne fatte vedtak i saker hvor leder er inhabil.
«Forvaltningsloven § 6 (habilitetskrav)
En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak
- når han selv er part i saken;
- når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje[2] eller i sidelinje så nær som søsken[3];
- når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;
- når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;
- når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for
- et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller
- et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.
Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet[4]; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.
Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.
Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete.
Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen.»
Informer HiØ om slektskap, ekteskap/partnerskap og nært vennskap
Høgskolen ønsker at ansatte melder ifra til nærmeste leder, så lenge forholdet ikke er kjent, dersom det er slik at ansatte i samme institutt eller avdelingen, er i slekt med hverandre, er gift/registrert partner eller på andre måter har et nært vennskap også utenfor jobbsammenheng.
Konsekvenser av slektskap, ekteskap/partnerskap eller nært vennskap mellom to ansatte
Som hovedregel vil slektskap eller nært vennskap mellom to ansatte ved samme fakultet, institutt eller avdeling sjeldent medføre habilitetsutfordringer.
Habilitetsutfordringene vil først være tilfelle dersom
- du blir bedt om å tilrettelegge for grunnlaget til en avgjørelse hvor personen du er i slekt/gift/registrert partner med eller er nær venn med er part
- du skal fatte en avgjørelse i en sak hvor personen du er i slekt/gift/registrert partner med eller er nær venn med er part.
Eksempler på dette:
Dette vil i praksis si at dersom du av din leder får forespørsel om å skrive en saksfremstilling hvor din slektning eller nære venn skal få en fordel, så vil du ikke kunne gjøre dette.
Dersom du er leder til en slektning eller nær venn, kan du ikke bestemme eller forberede sak om lønnsøkning eller ansettelse.
Selv om slektskap og nært vennskap kun i visse tilfeller vil være problematisk i forhold til loven, er det greit å ha et bevisst forhold til at andre ansatte kan se på det som en utfordring når to ansatte er i slekt, er gift/partnere eller er nære venner.
Slike forhold vil kunne påvirke arbeidsmiljøet i instituttet eller avdelingen, fordi det kan reise spørsmål ved en av partenes habilitet, integritet og objektivitet fra de andre ansatte, noe som er uheldig. Det er også viktig at man er oppmerksomme på dette med tanke på å involvere andre ansatte i samtaler, grupper med mer.
Det oppfordres derfor til at det, særlig i relasjon leder/ansatt, er gode og gjennomsiktige rutiner i forhold til for eksempel tildeling av FOU-tid, oppsett av arbeidsplaner, uttak av avspasering, fordeling av ferie, godkjenning av velferdspermisjoner, oppfølging av arbeidsprestasjoner med mer. Slik at alle ansatte opplever prosesser som ryddige og forutsigbare og at ingen får fordeler.
Hvis leder er inhabil
Dersom to ledere innenfor samme linje, er i slekt, er gift/registrerte partnere eller har et nært vennskap, vil det i enkelte saker, kunne være behov for å opprette en «setteleder» og «settesaksbehandler» i saker hvor det skal tilrettelegges for eller fattes et vedtak.
Som hovedregel overtar overordnet leder ansvar for vedtak i saken, i hht delegeringsreglementet. Hvis dette ikke er hensiktsmessig, oversendes saken til vedtak i HR v HR-sjef.
Generelt om inhabilitet ved rekruttering
Ansettelser som gjøres på «leders fullmakt»
En ansettelse er å regne som et vedtak, selv om den gjøres på leders fullmakt.
En leder kan derfor ikke inngå arbeidsavtale med en person vedkommende:
- er i slekt med, i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken,
- er gift eller forlovet med,
- er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til,
- er verge eller fullmektig for,
- har et forhold til som er egnet til å svekke tilliten til leders upartiskhet.
Dersom leder er inhabil vil også en underordnet leder/ansatt være inhabil og kan ikke fatte avgjørelse i saken. Disse sakene må derfor løftes til overordnet leder eller en «setteleder». Ta kontakt med HR hvis dette er aktuelt.
Dersom en ansettelse gjøres av en person som er inhabil, vil dette kunne føre til at ansettelsen er ugyldig.
Ansettelser som skal igjennom et råd/utvalg
Ved ansettelser, er det ansettelsesrådet eller ansettelsesutvalget som er det organet som formelt ansetter personen. Medlemmer av ansettelsesråd/ansettelsesutvalg må derfor melde fra til rådet/utvalget om forhold som kan tilsi at vedkommende er inhabil. Det er ansettelsesrådet/ansettelsesutvalget som treffer avgjørelsen om medlemmets habilitet, uten at det aktuelle medlemmet deltar på denne avgjørelsen, se fvl. § 8 andre ledd. Om et medlem i ansettelsesrådet/ansettelsesutvalget er inhabil, vil ikke de resterende medlemmene være det som følge av denne personens inhabilitet.
Videre er det slik at de som forbereder saken for ansettelsesrådet/ansettelsesutvalget heller ikke kan være direkte inhabil etter fvl. § 6 første eller andre ledd, da de ikke da har mulighet til å tilrettelegge for grunnlaget for en avgjørelse. For eksempel kan ikke en med innstillingsmyndighet være forelder til personen som man innstiller, du kan heller ikke sitte i sakkyndig komité og vurdere dine nære venn.
Dersom en leder er inhabil, vil personer som er underordnet denne lederen kunne sitte i sakkyndigkomité, intervjugruppe og lage innstilling. Dette fordi dette er å regne som tilrettelegging av saken. Det er ansettelsesrådet/ansettelsesutvalget som formelt fatter avgjørelsen og ansetter personen. En direkte underordnet kan også være del av ansettelsesrådet/ansettelsesutvalget, da ansettelsesråd/ansettelsesutvalg er å regne som et selvstendig og uavhengig forvaltningsorgan, hvor medlemmene har en selvstendig stilling. Dersom det allikevel vurderes slik at den underordnede blir såpass påvirket at den inhabile overordnede, så vil vedkommende være å regne som inhabil til å sitte i ansettelsesrådet/ansettelsesutvalget, etter fvl. § 6 andre ledd.
Dersom en person i ansettelsesrådet/ansettelsesutvalget er inhabil, vil dette kunne føre til at ansettelsen er ugyldig.
Hvem kan du kontakte om du opplever utfordringer med to kollegaer som er i slekt, er gift/registrert partner eller har nært vennskap
Du kan ta kontakt med din nærmeste leder, leders leder, tillitsvalgt, verneombud, HR-partner, HR-sjef eller rektor om du opplever utfordringer knyttet til tette bånd mellom kollegaer.
Dersom det er grunnlag for å si at forholdet har ført til brudd på lov eller andre kritikkverdige forhold, som det bør varsles om, kan du gjøre dette gjennom Si-ifra-systemet.
Har du spørsmål knyttet til inhabilitet?
Ved spørsmål knyttet til om du er inhabil, kan du ta kontakt med jurist i HR.
Fotnoter
[1] https://www.sivilombudet.no/uttalelser/tilsetting-av-saksbehandler-ved-flyktningkontoret/
[2] Foreldre, barn, barnebarn eller oldebarn
[3] Hel- og halvsøsken, adoptivsøsken. Gjelder ikke stesøsken, men der kan fvl. § 6 andre ledd sette grense
[4] Eksempel, der man har et nært forhold til stesøsken eller en person man har et spesielt godt og personlig vennskapsforhold til.