Rutine for Offboarding - Fratredelse

Beskriver prosess fra ansatt sender oppsigelse eller melding om pensjonering til den ansattes brukerkonto er stengt, alternativt til den ansatte har fått tilknytningsavtale som pensjonist.

Ansvar	Frist	Oppgave
Den ansatte		Ved fratredelse: Sender melding om oppsigelse via SAP Portal - E-skjema - Oppsigelse
Lønn	Ved mottak av oppsigelse	DFØ sender oppgave til Anne Malme om at det er levert en oppsigelse fra en ansatt.
Anne Malme	Ved mottak av oppgave i DFØ	Sender oppgave videre til godkjenning til nærmeste leder. Sender beskjed videre til HR-partner.
HR-partner	Ved mottak av e-post fra Anne Malme	Sender brev til den ansatte som skal slutte med kopi til lønn og nærmeste leder fra P360. Bruker standardtekst på K.
HR-partner	Ved mottak av e-post fra Anne Malme	Sender inn informasjon om den ansatte som slutter eller får tilknytningsavtale ved å fylle ut fratredelseskjema. Automatikken sender e-post til IT-vakt, lønn, saprapport, arkiv, Servicetorg og nærmeste leder.
Den ansatte		Ved pensjonering med eller uten tilknytningsavtale: Sender en skriftlig melding til sin leder og til Anne Malme (Halden) eller Øystein Bye (Fredrikstad) så snart som mulig, og senest innen 3 måneder før pensjonering. Meldingen skal arkiveres i personalmappe.
Anne Malme / Øystein Bye	Ved mottak av henvendelse om pensjonering	Sender inn pensjonsmeldingsskjema til SPK via Min Virksomhet i Altinn
IT-tjenester	Ved mottak av RT-sak	Flytter saken over i ansatt-kø i RT og setter på forfallsdato og kategorier utfra campus, organisasjonstilhørighet osv.
Nærmeste leder	Ved mottak av skjemavarsel	Avtaler innlevering av utstyr, nøkler og nøkkelkort med den ansatte. NB! Nøkkelkort og utstyr beholdes i tilknytningsavtaleperiode. Fyller ut skjema. Krysses det av for administrative tjenester den som slutter har tilgang til, sendes e-post automatisk til systemeier.
Arkiv	Ved mottak av skjemavarsel	Setter sluttdato for tilganger i P360, og ved fratredelse avsluttes i tillegg personalmappe.
Lønn	På fratredelsedato / Dato for tilknytningsavtalens start	Fratrer den ansatte, evt flytter over til "Ekstern uten lønn" eller endrer til "Pensjonist med tilknytningsavtale". Fyller ut tilsendt skjema fra HR
Nærmeste leder	Siste arbeidsuke/-dag	Arrangerer hyggelig avslutning for den ansatte
Den ansatte som slutter	Siste arbeidsdag	Leverer nøkler og nøkkelkort til Sevicetorget, og utstyr til IT-vakt Dersom den ansatte har tilknytningsavtale skal nøkkelkort og evt. IT-utstyr beholdes
IT-tjenester	Når den ansattes brukerkonto er inaktivert og/eller fratredelsedato inntrer	Sjekker av de siste punktene i rutine for offboarding som fjerning av tilganger, tømming av kontor, oppdatering av utstyrsregister, deaktivere Vortex-profil (ikke ved tilknytningsavtale - da beholdes profil) etc.

Publisert 24. mai 2023 09:56 - Sist endret 1. feb. 2024 09:37