Når tilbudet sendes ut
| Ansvar | Oppgaver |
|---|---|
| Leder | I samarbeid med HR-partner avklares forventet oppstart |
| HR | HR-partner sender ut tilbudsbrev med tilhørende dokumenter |
Når arbeidsavtale er mottatt
Spesielt i forbindelse med studiestart
Følger ordinær rutine, men med følgende unntak i forhold til frister:
| Ansvar | Frist | Oppgave |
|---|---|---|
| HR v/Lilly Alexandra Hondros-Wellmeier (NN er backup) | 15. mai | Sender epost til itvakt@hiof.no i RT med et estimat (basert på tall i Jobb Norge) på hvor mange personer som er forventet tilsatt på hvert campus i forbindelse med studiestart (august-september) |
| IT-tjenester innkjøp | 20. mai | Sjekker lagerbeholdning og bestiller utstyr |
| HR-partner ved aktuelt fakultet, NTA eller tekadm | 1. juni | Starter så raskt som mulig etter 1. juni å sende inn informasjon om de nyansatte ved å fylle ut nyansatt-skjema. Automatikken sender e-post til IT-vakt, lønn, saprapport, Servicetorg og nærmeste leder. |
| Nærmeste leder | Fortløpende ved mottak av e-post med skjemalenke | Sender informasjon til aktuelle administrative støttetjenester ved å fylle ut skjema via tidligere mottatt lenke. |
| Servicetorg, lønn, HR-partnere og IT-tjenester |
Følger med på oversikt over alle nyansatte i Teams-kanalen "Nyansatte - liste for oversikt", og klargjør tilganger, telefonnummer, utstyr mm |
Resten av året
| Ansvar | Frist | Oppgave |
|---|---|---|
| HR-partner ved aktuelt fakultet, NTA eller tekadm | Senest 4 uker før oppstart | Sender inn informasjon om den nyansatte ved å fylle ut nyansatt-skjema. Automatikken sender e-post til IT-vakt, lønn, saprapport, Servicetorg og nærmeste leder. |
|
Lønn |
Ved mottak av e-post fra nyansatt-automatikk | Sjekker at de har all informasjon de trenger for å få personene registrert, og kontakter HR om noe mangler |
| Lønn | Senest 2 uker før oppstart | Registrerer den nyansatte i SAP, og sender informasjon til IT-vakta ved å fylle ut skjema via tidligere mottatt lenke. |
| IT-tjenester | Ved mottak av RT-sak |
Sjekker "bruker fra før", "tidligere student", stilling eller tilhørighet krever spesielle tilganger osv |
| IT-tjenester | Ved mottak av RT-sak |
Flytter saken over i ansatt-kø i RT, setter forfallsdato på saken til dato for tiltredelse, og setter på kategorier utfra campus, organisasjonstilhørighet osv. Oppretter telefonnummer, Vortex-profil, setter tilganger osv i følge egen rutine |
| Nærmeste leder | Ved mottak av e-post fra nyansatt-automatikk |
Sender informasjon til aktuelle administrative støttetjenester ved å fylle ut skjema via tidligere mottatt lenke. Avtaler eventuell tømming av kontor med vaktmester og IT-tjenester, og bestiller renhold. |
| IT-tjenester | Ved mottak av e-post om kontorplass eller omrigging | Sjekker om det er utstyr på kontoret som må byttes ut, at det er tilgjengelig nettverkspunkt og strøm osv. straks kontoret er klart for sjekk (når forrige "bruker" har flyttet ut). |
| IT-tjenester | Senest 2 dager før oppstart (torsdag ved start mandag) |
Rigger kontor med nødvendig utstyr. Sjekker at alt utstyr inkl. nettverkspunkter og strøm fungerer som det skal. Oppdaterer utstyrsregister |
| Seksjon for eiendom/vaktmester | Senest 1 uke før tiltredelse |
|
| Renhold | Senest 3 dager før tiltredelse |
|
| Servicetorg | Senest 1 dag før tiltredelse |
|
Første dag på jobb
| Ansvar | Oppgaver |
|---|---|
| Leder |
Nærmeste leder eller stedfortreder møter nyansatt, tar vedkommende med til Servicetorg og IT-vakt og viser hvordan det felles posthylle-systemet fungerer. Nærmeste leder følger den nyansatte til arbeidsplass og gjennomfører samtale. Nærmeste leder tar den nyansatte med på omvisning, hilserunde og lunsj sammen med seksjon/avdeling eller fakultet/institutt. |
| Servicetorg | Servicetorg gir ut ansattkort, parkeringskort og nøkler til nyansatt |
| IT-tjenester |
IT-vakt deler ut PC, strømadapter, headset, trådløs mus og PC-veske med HiØ-logo til den nyansatte IT-vakt hjelper den nyansatte med pålogging på ny PC og gir en innføring i/hjelper til med oppsett av PC-en |
De første ukene
| Ansvar | Oppgaver |
|---|---|
| Nærmeste leder |
Gjennomfører oppstartssamtale med nyansatt Følger opplæringsplanen sammen med nyansatt |
Første 3 måneder
| Ansvar | Oppgaver |
|---|---|
| Nærmeste leder |
Gjennomfører oppfølgingssamtale med nyansatt Følger opplæringsplanen sammen med nyansatt |
Første 6 måneder
| Ansvar | Oppgaver |
|---|---|
| Nærmeste leder |
Gjennomfører andre oppfølgingssamtale med nyansatt Følger opplæringsplanen sammen med nyansatt |