Det er nå mulig å bruke Zoom som verktøy for å avholde møter med sensitivt innhold (røde data), gitt at man følger kravene som er beskrevet under. Dere kan lese mer om dataklassifisering og hva som menes med røde data på denne siden:
https://www.hiof.no/tjenester/it/lagring/klassifisering/
Følgende krav må være oppfylt for at man skal kunne avholde røde møter i Zoom:
- Det er svært viktig å sikre seg at møtene opprettes i vår Zoom-løsning (via https://hiof.zoom.us )
- Møtelenker skal aldri publiseres på nett, og innkallinger skal settes til "privat"
- Alle møter skal passordbeskyttes, og man skal ikke gjenbruke passordet i repeterende møter
- Det skal benyttes en generert møte-id (gjenbruk aldri møte-id)
- Alle møter må opprettes med venteromsfunksjon (lobby), og man skal kun slippe inn kjente personer
- Alle møter skal låses (hengelåsfunksjon) når alle deltagerne har kommet inn og har blitt verifisert
- Det er ikke tillatt å delta i møter med røde data via mobil eller nettbrett
- Antall deltagere bør begrenses for møter med røde data, og hvis ikke alle kjenner hverandre fra før bør deltagerne legitimere seg før møtet starter
- Chat-funksjonen skal skrues av
- De som sitter i møtet bør oppholde seg i lukkede rom hvis mulig, og de må i hvert fall bruke headsett, og hvis mulig hindre innsyn til skjerm.
- Møtevert må påse at møtet avsluttes på riktig måte
- Alle deltagere må påse at de bruker den til enhver tid nyeste versjonen av Zoom-klienten
Kontakt IT-vakt hvis man ønsker bistand med å opprette et møte som oppfyller kravene som er beskrevet over.