Før prosjektet kan settes i gang må prosjektleder sørge for at:
- alle dokumenter (prosjektbeskrivelsen, budsjett og tilslagsbrevet) er arkivert i P360.
- økonomicontroller ble informert om tilslaget og får tilsend tilslagsbrevet. Dette er grunnlaget for å opprette et intern prosjektnummer i HiØs økonomisystem. Dette nummeret skal brukes videre for å fylle inn kostnader på prosjektet.
Forskningsrådgiver tar initiativ til et oppstartsmøte med prosjektleder og andre involverte. I dette møtet skal det avklares forventninger til samarbeid, roller og videre planer for prosjektet.