Prosjektleder kan sammen med økonomicontroller avtale jevnlige møter/rapporteringer for oppdatering av budsjettstatus. Kostnader på prosjektet fylles ut på forskellige måter:
- Lønnskostnader som ikke blir belastet prosjektene direkte, skal overføres enten på grunnlag av timelister, arbeidsplaner eller i henhold til prosjektets budsjett.
- Kjøp av varer og tjenester Sjekk at prosjektet er belastet med de fakturaer som tilhører prosjektet.
- Leiestedskostnader I enkelte prosjekter som benytter særskilt teknisk infrastruktur (laboratorier mv.) beregnes særskilte leiestedskostnader som defineres som direkte kostnader, dersom ikke annet er spesifisert fra finansiør. Henføringen av leiestedskostnader skjer med bakgrunn i planlagt eller reell bruk av den tekniske infrastrukturen. Kostnader som allerede er inkludert som leiestedskostnader (direkte kostnader) skal ikke tas med som indirekte kostnader.
- Indirekte kostnader
- Indirekte kostnader for FoU-prosjekter skal normalt belastes prosjektene i tråd med beregnede satser for indirekte kostnader i høgskolens TDI-modell.
- Indirekte kostnader for aktiviteter finansiert med andre eksternfinansierte inntekter må beregnes særskilt, minimum 25% - maksimum 40%.