1.0 Prinsipper og retningslinjer for åpen publisering
1.1 Mål og formål
Åpen tilgang til vitenskapelige publikasjoner (Open Access; forkortes OA) er viktig for at samfunnet skal ha tilgang til kunnskapen som genereres gjennom forskning, men også fordi det gagner forskningen og enkeltforskere.
Regjeringens mål er at innen 2024 skal alle norske vitenskapelige artikler finansiert av offentlig midler være åpnet tilgengelig (Kunnskapsdepartementet, 2017b). Samtidig har Plan S etablert åpen tilgang som en betingelse for finansiering fra blant annet Norges forskningsråd og EU (European Science Foundation, u.å.). Kravene til åpen tilgang er imidlertid ulike alt ettersom hvem som finansierer forskningen, og ulike vitenskapelige forlag opererer med forskjellige regler og sperrefrister mot åpen tilgjengeliggjøring.
Formålet med disse retningslinjene er å avklare ansvar, forpliktelser og oppgaver for den enkelte forsker og for institusjonen relatert til åpen publisering. Dette skal gjøre det enkelt for institusjonens ansatte og studenter å gjøre sine vitenskapelige publikasjoner åpent tilgjengelige.
Det juridiske ansvaret legges til institusjonen, ikke enkeltforskeren.
1.1.1 Definisjoner av ulike typer av åpen publisering
Gull
Gull åpen tilgang innebærer å publisere i en kanal med åpen tilgang, der alt som publiseres er åpent tilgjengelig fra publiseringstidspunktet, men der det kreves en publiseringsavgift (Article Processing Charge; forkortes APC).
Grønn
Dersom publiseringskanalen ikke er åpent tilgjengelig, kan man oppnå grønn åpen tilgang ved at forskningspublikasjon tilgjengeliggjøres i institusjonelt og/eller nasjonalt vitenarkiv. I noen tilfeller er det en tidsperiode der man ikke kan offentliggjøre filen (såkalt embargo).
Diamant
Diamant åpen tilgang innebærer tilgang til alle publikasjoner fra publiseringstidspunktet, slik som gull åpen tilgang, men det kreves ingen publiseringsavgift. Tidsskrift og bokserier av denne typen finansieres som regel ikke gjennom tradisjonell forlagsvirksomhet, men for eksempel med institusjonell støtte fra et universitet eller som del av en profesjonsorganisasjon.
Hybrid
Hybrid åpen tilgang (også kalt oransje åpen tilgang) innebærer at publikasjonene er lukket bak en betalingsmur, men man kan betale en publiseringsavgift for å gjøre enkeltartikler åpent tilgjengelig.
1.2 Retningslinjer og prinsipper for åpen publisering
Vitenskapelige publikasjoner fra HiØs forskere skal fortrinnsvis publiseres i publiseringskanaler med åpen tilgang.
Dersom ansatte eller studenter ønsker å publisere i kanaler som ikke tilbyr åpen publisering, anbefales det at HiØs vitenarkiv Brage benyttes gjennom såkalt egenarkivering (grønn åpen tilgang). En fulltekstkopi av alle vitenskapelige publikasjoner der en forfatter er ansatt eller student ved HiØ, skal lastes opp i det nasjonale registeret Cristin. Dersom gull åpen publisering er benyttet, skal forlagets PDF (Published Version/Version of Record) lastes opp. Dersom publiseringskanalens policy ikke tillater dette, anbefales det at den siste versjonen av manuskriptet før teksten stilsettes av forlaget (Author Accepted Manuscript; forkortes AAM; også noen ganger omtalt som postprint) lastes opp. Alle fulltekstkopier som lastes opp i Cristin vil automatisk bli gjort tilgjengelige i HiØs vitenarkiv Brage.
1.2.1 HiØs rettighetsstrategi
Rektor har på vegne av HiØ vedtatt en rettighetsstrategi (Rights Retention Strategy; forkortes RRS), som trådde i kraft 17.04.2023 (Høgskolen i Østfold, 2023d). Denne innebærer at ansatte og studenter ved HiØ kan forbeholde seg retten til å egenarkivere en AAM-versjon av en publikasjon, uavhengig av forlagenes retningslinjer og regler for dette. Dette sikrer at alle vitenskapelige publikasjoner ved HiØ kan gjøres åpent tilgjengelige i form av grønn åpen tilgang.
Rettighetsstrategien er kunngjort på HiØs nettsider for å gjøre utgivere oppmerksomme på at høgskolens ansatte og studenter har mulighet til å tilgjengeliggjøre sine arbeider på internett under en Creative Common-lisens.
Rektor er juridisk ansvarlig for tolkning rettighetsstrategien og for å løse tvister om dens tolkning.
1.3 HiØ som utgiver og innkjøper av vitenskapelig litteratur
Institusjonen vil støtte opp om gull åpen publisering gjennom lokale og nasjonale avtaler med utgivere. I avtaler med kommersielle utgivere skal HiØ støtte opp om åpen publisering så langt det lar seg gjøre.
Institusjonen vil videre prioritere å støtte opp om diamant åpen publisering, som hverken krever betaling av leser eller forfatter. Alle tidsskrifter der HiØ står som eier eller utgiver skal enten gi åpen tilgang på egen plattform eller tillate egenarkivering av alle artikler uten sperrefrist.
1.4 Veiledning og støtte
I tilfeller der åpen publisering medfører en publiseringsavgift, kan ansatte ved HiØ søke om å få dekket kostnadene med midler fra høgskolens publiseringsfond (Høgskolen i Østfold, 2024). Ytterligere informasjon og rådgiving finnes på bibliotekets hjemmesider.
2.0 Prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata
2.1 Mål og formål
HiØ slutter seg til Kunnskapsdepartementets (2017a), Norges forskningsråds (2023) og EUs (2017) overgripende retningslinjer og anbefalinger for forvaltning av forskningsdata, som alle er i tråd med FAIR prinsippene. God forvaltning og deling av forskningsdata skal bidra til å øke gjennomsiktigheten, gjenbruken og tilliten til vår forskning.
Formålet med HiØs retningslinjer for forvaltning av forskningsdata er å avklare ansvar, forpliktelser og oppgaver og gi veiledning om hvordan institusjonen, ansatte og studenter skal forvalte, dele og bevare forskningsdata. Dette skal gjøres i tråd med institusjonens administrative, finansielle og forskningsetiske retningslinjer.
På samme måte som HiØ oppfordrer alle forskere og studenter til å benytte seg av allerede publiserte datasett i tilfeller der dette er hensiktsmessig (se for eksempel Høgskolen i Østfold, 2023b), skal forskningsdata som genereres ved vår institusjon gjøres så åpne som mulig og så lukket som nødvendig.
2.2 Omfang og definisjoner
HiØs prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata gjelder for all forskning utført av høgskolens ansatte, og i andre tilfeller der forskningen er helt eller delvis finansiert av HiØ og dette er avtalt. Dette innebærer at forskningsresultater i form av forskningsdata skal gjøres så åpne som mulig og så lukkede som nødvendig. Hensyn som krever begrensning av tilgangen til forskningsdata er for eksempel sikkerhetshensyn, personvernhensyn, kommersielle eller andre juridiske forhold.
Med forskningsdata menes alle registreringer, nedtegnelser og rapporteringer som genereres eller oppstår underveis i forskning, og som anses for å være vitenskapelig interessante eller å ha vitenskapelig potensiale. Hva som betraktes som delbare forskningsdata varierer fra fagfelt til fagfelt.
2.3 Eierskap til forskningsdata
HiØ er i en prosess med å oppdatere sin rettighetspolitikk (IPR-policy), som blant annet vil avklare og tydeliggjøre spørsmål vedrørende rettigheter til forskningsdata. Denne delen av retningslinjene vil bli oppdatert når regelverket er ferdigstilt.
2.4 Forskerens ansvar
2.4.1 Prosjektlederansvar
I alle forskningsprosjekter er prosjektleder ansvarlig for prosjektets forskningsdata, om ikke annet er bestemt og avtalefestet. Prosjektleder skal ha tilgang til alle forskningsdata som prosjektet omfatter, og er ansvarlig for dataene som prosjektet samler inn og bruker. Prosjektlederen tildeler og holder oversikt over hvem som har tilgang til forskningsdataene (Høgskolen i Østfold, 2023c). For forskning ved HiØ som ikke er organisert som prosjekt, er det den ansatte som utfører forskningen som er ansvarlig for sitt arbeids forskningsdata. For studentoppgaver og doktorgradsprosjekter regnes veileder som prosjektleder.
Prosjektleder har således ansvaret for å ivareta sikker håndtering av forskningsdata i tilknytning til et forskningsprosjekt, inkludert innsamlet data i studentoppgaver og doktorgradsprosjekter.
Dersom prosjektleder forlater HiØ i løpet av prosjektperioden, eller etter at prosjektet er avsluttet, må ansvaret for å ivareta prosjektets forskningsdata avklares. Dersom ansvaret ikke overdras til en ansatt i stilling på samme nivå eller ikke lar seg avklare, flyttes ansvaret oppover til instituttleder eller dekan. Eierskap og ansvar for forskningsdata knyttet til et prosjekt kan også overføres til en annen institusjon. Dette må i slike tilfeller avtalefestes, og dataene bør ha en merking som viser hvilken institusjon de er overført fra og hvor forskningen er utført.
2.4.2 Datahåndteringsplan
Forskeren skal lage en datahåndteringsplan (Data Management Plan) før prosjektoppstart. Datahåndteringsplanen er et dokument som beskriver planlagte metoder for innsamling eller generering av forskningsdata, samt hvordan man planlegger å forvalte dataene både i løpet av forskningsprosjektet og etter at det er avsluttet (se Høgskolen i Østfold, 2023a for anbefalte maler). Datahåndteringsplanen kan revideres ved behov i løpet av prosjektet. Kostnader knyttet til håndtering av data skal inkluderes i datahåndteringsplanen og synliggjøres i søknader om finansiering.
Dersom tilgjengeliggjøring av forskningsdata skal bli mulig, enten underveis eller mot slutten av et forskningsprosjekt, er det ofte slik at dette må være planlagt fra prosjektstart. Grunnene til dette varierer, men det kan for eksempel handle om at dataene må være behandlet i tråd med spesifikke regelverk fra og planleggingsfasen av prosjektet.
2.4.3 Lagring og behandling
Forskeren skal sørge for at forskningsdata lagres og behandles fortløpende på en sikker måte i henhold til HiØs retningslinjer om dette (se Høgskolen i Østfold, u.å.-b).
2.4.4 Dokumentasjon
Forskningsdata skal utstyres med dokumentasjon i form av metadata, metodebeskrivelser og varige identifikatorer som gjør andre forskere i stand til å søke etter og ta i bruk dataene.
Metadata skal følge internasjonale standarder eller de facto-standarder der dette finnes og gi en beskrivelse av datainnholdet med tanke på gjenfinning og fremtidig bruk. Ta kontakt med bibliotekets team som arbeider med åpen forskning for ytterligere informasjon og støtte.
2.4.5 Tilgjengeliggjøring av forskningsdata
Forskeren skal gjøre forskningsdata åpent tilgjengelig for videre bruk for alle relevante brukere, så fremt det ikke er juridiske, etiske, sikkerhetsmessige eller kommersielle grunner til ikke å gjøre det.
Dersom forskningsdata ikke kan gjøres åpent tilgjengelig, bør dette redegjøres for i databehandlingsplanen. I tilfeller der selve forskningsdataene ikke kan gjøres åpent tilgjengelig, skal metadata offentliggjøres så langt det finnes gode løsninger for dette.
Det er forskeren selv (prosjektleder) som vurderer og tar stilling til datasettets egnethet for tilgjengeliggjøring.
Forskningsdata skal tilgjengeliggjøres i egnede og pålitelige dataarkiver, slik at HiØ er sikret fortsatt tilgang til bruk av dataene. HiØ anbefaler bruk av institusjonens DataverseNO-samling (u.å.) eller Sikt (Sikt, u.å.).
Forskningsdata skal gjøres tilgjengelig på et så tidlig tidspunkt som mulig. For data som ligger til grunn for en vitenskapelig publikasjon, betyr dette ikke senere enn publiseringstidspunktet. For andre data som kan være av interesse for annen forskning, vil tidspunktet normalt være ved prosjektslutt. Dersom umiddelbar tilgjengeliggjøring av datasett ikke er mulig ved prosjektslutt, skal det vurderes om filene kan deponeres i et dataarkiv med en sperrefrist og tilgjengeliggjøres på et senere tidspunkt. Slike sperrefrister bør normalt ikke vare lengre enn fem år.
2.4.6 Lisensiering av forskningsdata
I forbindelse med tilgjengeliggjøring skal forskningsdata utstyres med lisenser for tilgang, gjenbruk og videredistribusjon. Lisensene bør være internasjonalt anerkjente og legge så få begrensninger som mulig på tilgang, gjenbruk og videredistribusjon av dataene. Som hovedregel skal forskningsdata utstyres med lisensen CC0. Denne lisensen gjør dataene til offentlig domene, og sikrer således alle forskere rett til å gjenbruke dem. Bruk av denne lisensen innebærer ikke at man er fritatt det forskningsetiske prinsippet om å kreditere og henvise til dataens opphavsperson(er).
2.5 Evalueringer
HiØ betrakter forskningsdatasett som selvstendige forskningsbidrag, som skal inngå i vurderinger ved ansettelse og opprykk, og ved evalueringer av forskning. Ved slike vurderinger skal det legges vekt på vitenskapelige arbeiders faglige innhold med hensyn til kvalitet og relevans. De samme prinsippene kan legges til grunn ved tildeling av forskningstid eller midler ved HiØ.
2.6 Institusjonens ansvar
2.6.1 Veiledning og støtte
Biblioteket tilbyr opplæring og støtte til forskere slik at de kan dokumentere, arkivere og publisere sine data etter beste praksis og til lavest mulig kostnad. Det tilbys også veiledning om metadata, metadatastandarder og datahåndteringsplaner.
2.6.3 Datalagringstjenester
HiØ tilbyr sikre basistjenester for behandling, lagring og arkivering av forskningsdata enten ved egen institusjon, eller i andre egnede og kvalitetssikrede infrastrukturer for lagring og arkivering av data. Forskningsadministrasjonen gir forskere opplæring i bruk av slike tjenester.
For åpne forskningsdata tilbyr HiØ en arkiverings- og publiseringsløsning (DataverseNO, u.å.). Biblioteket er ansvarlig for opplæring og støtte ved bruk av denne.