Dekanene ved fakultetene eier seremoniene. Lederstøttene ved Seksjon for kommunikasjon koordinerer arbeidet og bidrar i planlegging og praktisk gjennomføring av seremoniene.
Øvrige involverte er andre ansatte i Seksjon for kommunikasjon, Seksjon for studentoppfølging, institutt/programledelse og studentleder.
Seremoniene
- Det gjennomføres 1-2 seremonier per fakultetet
- Seremoniene bør være mest mulig like ved alle fakultet/institutt
- Seremoniene arrangeres per i dag utenfor høgskolens lokaler
- Program: varighet ca. 1,5 time
- Dekan leder seremoniene
- Taler
- Musikalsk underholdning
- Markering av studentene med rose og gratulasjonskort
- Budsjettet til avgangsseremoniene baserer seg på tidligere års gjennomføring. Om det ønskes endringer som påvirker budsjettet, må fakultetene varsle dette tidlig, slik at det blir vurdert i neste års budsjettprosess.
Dekanenes rolle
Dekanene er eier av arrangementene og bestemmer følgende:
- Dato for arrangementene (fastsettes på høsten)
- Program
Lederstøttes rolle
Lederstøttene koordinerer arbeidet og gjør følgende:
- Gjennomfører ROS-analyse
- Bestiller lokale, bevertning og blomster
- Bestiller gratulasjonskort
- Invitasjon og kontakt med involverte (artist, rektor, ordførere, studentaler)
- Lager invitasjoner som studieveiledere sender til studentene
- Oppretter arrangement på nettsidene (HiØ-forsiden og fakultetenes forside) (på engelsk ved behov)
- Lager plakater og henger opp i høgskolens lokaler
- Lager program/kjøreplan
- Sender invitasjon til ansatte
- Inviterer fakultetsledelsen og rektor via kalenderarrangement
Seksjon for kommunikasjons rolle
Synliggjør seremoniene i valgte kanaler (eks. sosiale medier tilpasset målgruppen). Seksjonen bidrar med fotografering under selve arrangementet og vurderer hvordan dette best kan formidles til omverden i etterkant.
Seksjon for studentoppfølgings rolle
Studieveileder for de aktuelle studieprogrammene bidrar med å spre invitasjon til avgangsstudenter og sender en påminnelse via SMS én uke før påmeldingsfristen går ut.
Studenter fra følgende studieprogram inviteres:
- HVO: Avgangsstudentene ved BA-programmene
- LUSP: Avgangsstudentene ved BA-programmene, PPU- og MA-programmene
- IIØ Fredrikstad: Avgangsstudentene ved BA-programmene og MA GET
- IIØ Halden: Avgangsstudentene ved BA-programmene og MAACS
- Gjelder alle: Alle studenter i avgangskullet, samt studenter som har brukt mer enn normert tid.
Følgende studieprogram har egne seremonier og omfattes ikke av disse retningslinjene:
- Akademi for scenekunst
- MA-programmene ved HVO
- Nettbaserte gradsstudier ved LUSP
Program som ikke er en del av de vanlige seremoniene må gjennomføres av fagmiljøet ved seksjonen/fakultetet/akademiet selv innenfor sine egne budsjett.
Instituttledelsen/programledelsens rolle
- Stiller med 1-3 ansatte under markeringen som deler ut roser og gratulasjonskort til studentene
- Godkjenner studenttaler
Studentleders rolle
Komme med forslag til studenttalere til seremoniene. Kriterier for studenttaler (én eller to talere):
- Avgangsstudent fra ett av studieprogrammene det er avslutning for
- Studenten(e) skal føle seg komfortabel med oppgaven
Kostnader
Kostnader knyttet til avgangsseremoniene belastes Seksjon for kommunikasjon (95KOM).