1.0 Hjemmelsgrunnlag
- Forbruker- og administrasjonsdepartementets (FAD) administrative bestemmelser om elektronisk kommunikasjonstjenester, jfr. Statens personalhåndbok (SPH) 10.2
- Skattelovens/-reglenes bestemmelser for beskatning av privat bruk av elektroniske kommunikasjonstjenester og for mobil PC-bruk betalt av arbeidsgiver.
- KD’s brev av 04.05.2006 og KUF’s brev av 02.05.2005 om delegasjon til institusjonene om å fastsette hvem som skal ha slik godtgjøring, samt fastsette øvre beløpsgrense for dekning av elektroniske kommunikasjonstjenester.
2.0 Reglementets omfang
Dette reglementet omfatter godtgjøring og beskatning av bruk av privat fasttelefon, privat mobiltelefon, høgskolens mobiltelefoner (elektroniske kommunikasjonstjenester) og høgskolens bærbare PC’er. E-kommunikasjonsutstyr som kan benyttes som telefon defineres som telefon i dette reglementet.
3.0 Telefongodtgjøring
3.1 Generelle bestemmelser
De som innvilges telefongodtgjøring for bruk av privat telefon i tjenesten, får slik kompensasjon i form av en fast årlig godtgjøring for bruk av fast- eller mobiltelefon (kategori 1 personell). Enkelte ansatte har behov for å benytte mobiltelefon eid av høgskolen med høgskolens abonnement, jfr. punkt 3.2, siste avsnitt (kategori 2 personell).
3.2 Hvem kan motta telefongodtgjøring eller disponere mobiltelefon eid av høgskolen
I følge de administrative bestemmelsene (SPH 10.2.2) kan slik godtgjøring bare tilstås i de tilfeller det anses nødvendig for tjenesten. For å kunne tilstås telefongodtgjøring må følgende 3 kriterier være oppfylt:
- Arbeidstakeren må ha behov for å bruke telefonen i tjenesten utenfor fast arbeidssted (kontor)
- Bruken må være nødvendig for høgskolen
- Arbeidstakeren må være fast ansatt og i tjeneste, dvs. ikke i permisjon eller annet langtidsfravær
- Godtgjøringen skal være kostnadsdekning og ikke et lønnstillegg
Under henvisning til dette innvilges følgende stillinger telefongodtgjøring fra høgskolen i samsvar med dette reglementet:
Kategori 1
Rektor, prorektorer, dekaner, prodekaner, direktør for støttetjenester, avdelingsdirektør fremmedspråksenteret, avdelingsdirektør for HiØ videre, direktør for organisasjons- og tjenesteutvikling, økonomidirektør, forskningsdirektør, IKT-direktør, studiedirektør, avdelingsleder for campustjenester, avdelingsleder for akademi for scenekunst, kunstnerisk leder scenografi (akademiet), kunstnerisk leder skuespill (akademiet), instituttledere, undervisningsledere, programlederne ved LUSP, informasjonssjef, biblioteksjef, seksjonsledere, arkivleder, renholdsleder, leder av studentparlamentet, It-driftsansatte som må være tilgjengelig utenom ordinær arbeidstid.
Godtgjørelse til andre personer kan innvilges på grunnlag av skriftlig søknad med dokumentert behov som må bekreftes av vedkommendes leder. Søknadene godkjennes av dekanene for fagpersonalet og av avdelingsdirektørene for det øvrige personalet. Slike godkjenninger skal leveres lønningskontoret som har et ansvar for følge opp med utbetaling.
Kategori 2
Enkelte personer, i tillegg til de som tilstås godtgjøring, kan disponere mobiltelefon, eid av høgskolen, og med høgskolens abonnement i den faste arbeidstiden. Denne type telefoner skal som hovedregel ikke disponeres utenom den faste arbeidstiden. Høgskolen vil imidlertid kunne dekke inntil kr 1000 pr. år for bruk i ekstraordinær arbeidstid. Alle slike abonnement skal informeres til IT-drift, økonomi som har et ansvar for anskaffelse og oppfølging av slike abonnement. Bruk av slike telefoner er ikke trekk- og avgiftspliktig (jfr. reglene om sjablongbeskatning), men dersom slik bruk overskrider kr 1000 pr år uten om ordinær arbeidstid, vil vedkommende bli trukket i lønn for overskytende beløp.
3.3 Godtgjøring for bruk og anskaffelse av telefon
For å gjøre dette systemet enkelt å administrere benyttes godtgjøring etter skattereglenes enkle variant (trekkpliktig variant), dvs. at godtgjøring legges inn i lønnssystemet som et fast månedlig beløp uten krav til dokumentasjon for faktiske kostnader fra den som mottar slik godtgjøring (kategori 1 personell). Hele godtgjøringen blir trekk- og avgiftspliktig.
3.3.1 Godtgjøringssatser (kategori 1 personell)
Bruk
Den som får innvilget en slik godtgjøring mottar kr. 5000 per år (417 kr/ mnd). Ved forretningsreiser i utlandet kan man etter regning søke om å få dekket mer kostnader om det totale forbruket overstiger kr 5000 pr. år. Slike merkostnader må dokumenteres med spesifisert faktura fra leverandør/operatør. Alle kategori 1 personer må ha private abonnement, dvs. ikke abonnement tegnet på høgskolen. Den godtgjøringsberettigede velger selv operatør og abonnementstype.
Anskaffelse
IT-drift vil fremforhandle en pris på 2 standard business mobiltelefoner. Dette blir i utgangspunktet den standard mobiltelefon personer i kategori 1 kan få fra høgskolen. Telefonens kjøpesum er skattepliktig. Oversikt over personer i kategori 1 som mottar telefon fra høgskolen gis til lønningskontoret for oppfølging. Alternativt kan den enkelte selv anskaffe den mobiltelefonen han/hun ønsker. Mobiltelefonen antas å vare i 2 år. Som kompensasjon til de som anskaffer mobiltelefon selv, kan det utbetales inntil kr 5000 hvert 2. år, under forutsetning av at slik anskaffelse har funnet sted. Dokumentasjon i form av faktura fra leverandør må framlegges. Beløpet er trekk- og avgiftspliktig.
4.0 Disponering av bærbar PC
Staten har ikke lenger noen overordna/sentrale administrative regler for disponering av bærbar PC, dvs. at reglene kan fastsettes lokalt. Det er imidlertid egne skatteregler for denne type utstyr, og følgende forutsetninger må være oppfylt for at denne type utstyr kan finansieres av arbeidsgiver uten at det medfører skatteplikt for arbeidstakeren:
- Disponeringen må være begrunnet i tjenestelig bruk, dvs. at den skal benyttes på reiser, møter mv., men ikke stå fast hjemme hos den ansatte, og skal ikke kunne benyttes av andre enn den ansatte.
- Det skal ikke installeres private applikasjoner på maskinen.
- Den som får disposisjonsrett til bærbar PC må være yrkesaktiv, dvs. at utstyret skal innleveres ved permisjoner og annet langtidsfravær.
Disse forutsetningene skal legges til grunn for at ansatte ved høgskolen skal kunne disponere bærbar PC finansiert av høgskolen.
Bærbar PC med dockingstasjon på kontor som alternativ til fast maskin på kontor omfattes ikke av dette reglementet.
Disposisjonsrett til bærbar PC, som tillegg til fast kontormaskin, innvilges av leder for IT-drift på grunnlag av skriftlig begrunnet søknad, som må være skriftlig bekreftet og anbefalt av søkerens leder.
I de tilfellene kostnadene til anskaffelse dekkes av driftsenheten til den ansatte, kan disposisjonsrett til bærbar PC innvilges av driftsenhetens leder. IT-drift vil imidlertid ikke kunne yte teknisk support på mer en PC pr. ansatt.
Fastsatt av høgskolestyret den 20. september 2010 (sak 64/10), og gjelder fra 1. januar 2011. Oppdatert per 1.6.2011 og 1.5.2018 og 01.08.2021 etter anmodning fra økonomidirektør.