En hjemmekontorpolicy for Høgskolen i Østfold utformes fordi det er behov for å konkretisere forutsetninger, rammer, og noen praktiske forhold rundt det å arbeide hjemmefra i en viss utstrekning. Policyen skal ivareta både administrativt ansatte og fagansatte. En sentral forutsetning er at det fortsatt er Høgskolen ved campus Halden eller Fredrikstad som er hovedarbeidsplass, og at bruk av hjemmekontor skal være frivillig.
Der hjemmearbeid skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene, kan det i stedet for skriftlig avtale gis skriftlig informasjon til arbeidstakerne om det som følger av første ledd. Arbeidsgiver skaldrøfte informasjonen med de tillitsvalgte den gis.
Hjemmekontorpolicyen skal være en del av høgskolens tilrettelegging for ansatte innenfor et helse- og livsfaseperspektiv. Behovet for fleksibilitet må balanseres med behovet for tilstedeværelse i arbeidsmiljøet og tilgjengelighet for kollegaer og samarbeidspartnere.
Policyen omhandler hjemmekontor som avtales på fast basis. Det kan avtales kortvarig og tilfeldig bruk av hjemmekontor direkte med leder. Dette omfattes ikke av policyens bestemmelser. Kortvarig og sporadisk arbeid vil ikke bli regulert av «forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem». Ansatte i bistillinger (20 % stilling) omfattes ikke av avtalen.
Hjemmearbeid er noe arbeidsgiver har mulighet å gi. Det er ikke en generell eller permanent rettighet den ansatte har.
Innledning
Høgskolen i Østfold er arbeidsplass for ca 600 ansatte som fordeler seg på et stort spenn av fag og stillinger. Enkelte stillinger er sterkt tilknyttet høgskolens campuser og mye av arbeidet kjennetegnes for mange av at det utføres fysisk, i forelesninger, på laboratorier, i forskningssammenheng, i praksis og utplassering. Andre stillinger har i varierende grad arbeid som er mer uavhengig av hvor selve arbeidet foregår. Samtidig bygger gode arbeidsmiljøer og opplevelsen av en felles kultur på at vi faktisk er tilstede, sammen og samtidig. Hovedregelen for ansatte ved Høgskolen i Østfold er og vil fortsatt være at arbeidsplassen er på campus med arbeidssted Halden, Fredrikstad eller Oslo.
Høgskolen ønsker å være en attraktiv og fleksibel arbeidsplass innenfor rammene av vår virksomhet, og legge til rette for ansatte innenfor et helse- og livsfaseperspektiv. Å få mulighet til å arbeide hjemmefra er ett virkemiddel for slik tilrettelegging. Med større muligheter for digital samhandling kan mulighet til å arbeide hjemmefra også være et virkemiddel for rekruttering av ansatte som bor lenger unna, eller har helseutfordringer. Slik sett kan arbeid hjemmefra styrke kompetansetiltrekning og attraktivitet for HIØ.
Arbeid hjemmefra skal ikke ha et omfang som går ut over arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Å arbeide hjemmefra kan gjøre det krevende å samhandle, og gjøre det vanskeligere å ivareta arbeidsmiljøet, ikke minst for nyansatte. Både arbeidsgiver og den ansatte har et gjensidig ansvar for å samarbeide uavhengig av hvor arbeidet foregår. Det må også vurderes om de øvrige kollegaene har behov for at den enkelte medarbeideren er til stede på kontoret. Det helhetlige arbeidsmiljøet må ivaretas når det etableres ordninger med hjemmekontor.
Utgangspunktet for alle arbeidsforhold er at arbeidsgiver legger til rette for at arbeidstaker kan utføre sitt arbeid i lokaler arbeidsgiver stiller til disposisjon, og at arbeidstaker er til stede på arbeidsplassen og utfører sitt arbeid i den nærmere definerte og avtalte arbeidstiden.
Det kan avtales at arbeidstaker utfører sine arbeidsplikter fra annet sted, eksempelvis på egen bopel. Dette kalles gjerne «hjemmearbeid» og er noe arbeidsgiver har mulighet å gi. Det er ikke en generell eller permanent rettighet den ansatte har. En hjemmekontorordning forutsetter at behovene i avdelingen ivaretas og at arbeidsoppgavene kan utføres på en god måte og tilgjengeligheten for kollegaer, studenter og samarbeidspartnere er ivaretatt.
Forutsetninger for å arbeide hjemmefra
Etter avtale med leder kan det gis anledning til å arbeide hjemmefra hele eller deler av dager forutsatt at arbeidets art gjør dette hensiktsmessig. Det er en forutsetning at den ansatte har arbeidsoppgaver som egner seg for hjemmearbeid og ikke fordrer en fysisk tilstedeværelse på campus.
Hjemmearbeid kan også avtales i nærmere spesifiserte situasjoner:
- Det er behov for tilrettelegging i et helse- eller livsfaseperspektiv
- Den ansatte bor langt unna arbeidsstedet og er dagpendler
Arbeidsmiljøloven gjelder også ved arbeid hjemmefra. Arbeidsgiver skal tilrettelegge for et forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøloven kapittel 2, kapittel 3 med unntak av § 3-1, og kapittel 4 gjelder ikke for hjemmearbeid.
Avtale om hjemmearbeid
Med hjemmearbeid menes altså at den ansatte utfører sitt arbeid som følger av arbeidsavtalen med Høgskolen i Østfold (HiØ), fra egen bopel eller andre lokaler som er trygge og hensiktsmessige for slikt arbeid.
Adgangen til å avtale hjemmearbeid er regulert av Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Her heter det i § 2: I tillegg til den skriftlige arbeidsavtalen etter arbeidsmiljøloven § 14-5 og § 14-6 skal det inngås skriftlig avtale om hjemmearbeidet som minst omfatter:
- omfanget av hjemmearbeidet
- arbeidstid for hjemmearbeidet
- eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
- dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
- eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slikoppsigelse mv
- eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
- eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter
Det må foreligge en avtale mellom leder og den ansatte om hjemmekontor. Søknadsskjema finnes her:
Avtalens rammer
- Avtalen er begrenset i tid (anbefalt varighet på første avtale 6 mnd). Dersom avtalen ikke fungerer etter hensikten, skal den endres eller avsluttes
- Det gis mulighet for hjemmearbeid i inntil 40 % av en stilling, uavhengig av stillingens størrelse
- Hjemmearbeid avtales direkte mellom medarbeider og nærmeste leder med personalansvar. Bruk og omfang av arbeid hjemmefra skal diskuteres og avstemmes jevnlig i faglig- og administrative ledermøter og med tillitsvalgte og verneombud
- I enkelte situasjoner der arbeidets art tillater det, kan man avtale mer bruk av hjemmekontor
- Ved inngåelse av slik avtale bekrefter medarbeider at arbeidsmiljøet ved hjemmekontoret ansees som i utgangspunktet forsvarlig
Det er leders ansvar å vurdere hvilke stillinger det er rom for å innvilge hjemmekontoravtale for, og i hvor stor utstrekning hjemmekontorarbeid er forenlig med god drift og utvikling i avdelingen. Bruk av hjemmekontor ved enhetene bør på generell basis også være gjenstand for jevnlig drøfting mellom ledere og lokale tillitsvalgte.
Retten til å si opp avtalen om arbeid hjemmefra og oppsigelsesfrist
Avtale om hjemmearbeid kan sies opp både av arbeidsgiver og arbeidstaker. Oppsigelsestiden for avtale om hjemmearbeid er 14 dager. Oppsigelse gjelder fra dagen etter at oppsigelse er gitt. Oppsigelsen skal være skriftlig.
Arbeidstid for hjemmearbeidet
Ved arbeid hjemmefra skal det registreres «hjemmearbeid» i SAP/DFØ app. Dette gjelder ansatte i teknisk/ administrative stillinger.
Følgende gjelder for de dagene den ansatte jobber hjemmefra:
- For hjemmekontor gjelder de samme begrensninger av arbeidstidens lengde som for hovedarbeidsplassen
- I tilretteleggingstilfeller kan det avtales andre arbeidstidsordninger med hjemmel i aml. §10-2(3)
- Den ansatte skal være tilgjengelig i kjernetiden (slik denne er definert i Særavtale om fleksibelarbeidstid i staten). Ved bruk av hjemmekontor i større omfang bør arbeidstaker være tilgjengeliggjennom hele arbeidsdagen
- Det skal fremgå av avtalen at arbeidsgiver har rett til å kalle arbeidstaker inn til nødvendige fysiske møter og der det oppstår uforutsette situasjoner - selv om slike møter faller på dager hvor det opprinnelig er avtalt hjemmearbeid
- Arbeidsgiver kan fastsette møter innenfor hele normalarbeidstiden
Utlån av og godtgjøring for utstyr ved arbeid hjemmefra
Utstyr til hjemmekontoret
Arbeidsgiver ønsker i utgangspunktet at utstyr til hjemmekontor lånes fra medarbeiders arbeidsplass på HIØ. Arbeidsgiver ønsker alltid at arbeidstaker skal sjekke om utstyr er tilgjengelig for lån fra arbeidsplassen, dette avklares med leder. Lånt utstyr leveres tilbake når avtalen om hjemmekontorutløper.
Godtgjøring:
Arbeidsgiver dekker faktiske utgifter inntil kr 2000,- til nødvendig utstyr til hjemmekontoret som ikke kan lånes fra arbeidsgiver. Dette omfatter ansatte som inngår avtale om hjemmearbeid og betales som et engangsbeløp. Ved behov for fornyelse av utstyr etter forventet levetid har passert, må leder vurdere om det er grunnlag for at arbeidsgiver dekker faktiske utgifter inntil kr 2000,- på nytt. Dette vil f.eks. gjelde i de tilfellene der ansatte har hjemmekontor over flere år. Bredbånd dekkes ikke.
Arbeidsgiver og medarbeider må finne gode løsninger i dialog med hverandre.
Support:
Support skal som vanlig gå gjennom IT-vakt. Hjemmebesøk vil ikke tilbys. Forventet levetid på utstyr er minimum 3-4 år og utstyr vil normalt ikke skiftes ut tidligere.
Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
Dersom arbeidstaker har tatt med kontorstol og/eller annet utstyr fra arbeidsplassen til hjemmearbeidsplassen, skal dette leveres tilbake når det ikke lengre er aktuelt med hjemmearbeidsplass. Det samme gjelder pc, dokkingstasjon, skjermer o.l.
Arbeidsgiver har ansvaret for vedlikehold i normal standard på det utstyr som arbeidstaker benytter og som arbeidsgiver eier. Dette gjelder også utstyr som arbeidsgiver har kjøpt og anses som nødvendig for at arbeidstaker skal unngå sykefravær.
Arbeidstakeren har ansvaret for å behandle utstyret forsvarlig og for å levere det tilbake ved fjernarbeidets opphør, ved permisjoner eller avslutning av arbeidsforhold ut over den avtalte fjernarbeidsperiode.
Alle forandringer i konfigurasjon av utstyret skal utføres i samråd med arbeidsgiver.
Saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter
Ansatte ved HiØ er bundet av taushetsplikt.
Det betyr at når arbeidstaker arbeider hjemme må taushetsbelagte dokumenter oppbevares slik at ingen i husstanden eller andre som kan befinne seg i hjemmet, kan få tilgang til dokumentene. Dette gjelder også dokumenter som oppbevares på for eksempel pc og/eller telefon.
Dersom taushetsbelagte papirdokumenter skal makuleres, må de tas med til kontoret for makulering med mindre arbeidstaker har egnet utstyr hjemme.
Arbeidstaker må ta hensyn til at det kan fremkomme taushetsbelagte opplysninger i telefonsamtaler. Arbeidstaker må derfor forsikre seg om at verken noen i husstanden eller andre som kan befinne seg i hjemmet overhører telefonsamtaler der taushetsbelagte opplysninger fremkommer.
Arbeidstaker må ikke gi andre tilgang til HiØ sitt utstyr som for eksempel pc og smarttelefon. Dette gjelder også egen husstand.
Ansvar og forsikringer
Staten er selvassurandør og arbeidsgiver skal ikke tegne særskilte forsikringer for arbeidstaker som har avtale om hjemmearbeid. Ved eventuelle skadetilfeller som oppstår i forbindelse med hjemmearbeid, anvendes de generelle reglene om erstatning og forsikring som ellers gjelder for ansatte i staten, se statens personalhåndbok kapittel 4 og punkt 10.20. Arbeidstakeren er dekket gjennom Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser §§ 23 og 24, lov om yrkesskadeforsikring med forskrifter og folketrygdloven. Arbeidsgiver er også ansvarlig etter skadeserstatningsloven § 2-1. Det er en forutsetning for å inngå avtale om hjemmekontor at arbeidstakeren har tegnet en vanlig innbo-/hjemforsikring.
Psykososialt arbeidsmiljø
Et godt arbeidsmiljø er blant annet kjennetegnet ved at man har lav terskel for å dele sine utfordringer med sine kollegaer og opplever god kollegastøtte, samtidig som et godt læringsmiljø er et viktigkjennetegn for en god organisasjonskultur. Gode arbeidsmiljøer og opplevelsen av en felles kultur bygger på at vi er tilstede, sammen og samtidig. Å arbeide hjemmefra kan medføre utfordringer for fellesskapet, samtidig som det kan gi noen fordeler for det enkelte individ.
Fordeler:
- Hjemmearbeid bidra til ro og konsentrasjon om arbeidet
- Hjemmearbeid innebærer også at den ansette sparer reisetiden mellom hjem og arbeidsplassen
- Dette kan for mange utgjøre mye verdifull tid, særlig for de som pendler fra omegnskommunene. Slik sett kan hjemmearbeid også ha en positiv miljøeffekt
- Ansatte som har omsorgsforpliktelser, vil ofte oppleve det som hensiktsmessig å ha fysisknærhet til hjemmet gjennom arbeidsdagen
- Hjemmearbeid kan også legge til rette for individuelle behov for hvile i løpet av arbeidsdagen.
Særlig vil dette gjelde for de med kroniske sykdommer og for disse vil hjemmearbeid kunne være et effektivt tilretteleggingstiltak, men hjemmearbeid kan også være et godt virkemiddel for de med kortvarige sykdomstilstander
Utfordringer:
- Hjemmearbeid kan skape et uklart skille mellom arbeid og fritid
- Hjemmearbeid kan også medføre at det bli vanskeligere å ta kontakt med kollegaer om faglige og andre utfordringer man har
- Manglende fysisk nærhet kan også være en utfordring i en læringsprosess. Særlig kan dette bli aktualisert i forhold til nye medarbeidere
- Hjemmearbeid kan føre til mindre samhandling av uformell art
- For ledere kan ansatte som arbeider hjemmefra være utfordrende å følge opp både det psykososiale arbeidsmiljøet, men også det fysiske arbeidsmiljøet
- De ergonomiske utfordringene kan være belastende ved arbeid hjemmefra Hjemmearbeid kan også føre til generelt mindre bevegelse, noe som over tid kan ha innvirkning på den generelle helsen
Helse, miljø og sikkerhet
Arbeidsmiljøloven gjelder også ved arbeid hjemmefra. Arbeidsgiver skal tilrettelegge for et forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøloven kapittel 2, kapittel 3 med unntak av § 3-1 (internkontroll forskriften), og kapittel 4 gjelder ikke for hjemmearbeid, (jmf høringsnotat fra regjeringen om justering i forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem av 22. april 2021).
HiØ har ansvaret for at den ansatte som har hjemmearbeid har et trygt arbeidsmiljø som ikke gir opphav til skader. Det innebærer bl.a. at HiØ har ansvaret for at utstyr og maskiner som leveres til den ansatte, ikke er til skade for den ansatte. Den ansatte skal på sin side følge gitte instrukser og iaktta den forsiktighet som behøves for å forebygge helseskader og ulykker. Avtalens parter må forholde seg til de lover og forskrifter på HMS-området som til enhver tid gjelder. Det vises her til «Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem», (FOR-2002-07-05-715), som bl.a. regulerer arbeidsgivers ansvar for at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige, forholdet til internkontroll, verneombud og arbeidsmiljøutvalg. (Forskriften gjelder ikke kortvarig eller tilfeldig arbeid hjemmefra.)
For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige. Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger og at det psykososiale arbeidsmiljøet blir ivaretatt. Arbeidstaker må på sin side ved inngåelse av avtale om hjemmekontor, bekrefte at arbeidsmiljøet i utgangspunktet er forsvarlig.
……………………..
Når policyen er vedtatt skal det senest to år etter vedtak vurderes om det er behov for å revidere denne.
Godkjent av rektor, september 2021.